3 Tips Untuk Mengelola AP Payment Secara Teratur

Dalam proses pengadaan barang, payment merupakan bagian penting yang perlu dikelola dengan baik. Hal ini menjadi tanggung jawab dari departemen finance untuk mengurus hal tersebut. Dalam sehari, mereka bisa mengurus lebih dari satu atau dua purchase invoice untuk pembayaran. Mereka akan menyerahkan purchase invoice untuk dibayar. Proses ini juga kerap dikenal sebagai tukar faktur.

Invoice yang tidak segera dibayar dapat menyebabkan arus kas perusahaan terganggu. Selain itu, kesempatan untuk mendapatkan diskon juga hilang serta membuat hubungan Anda dengan vendor menjadi terganggu.

Lantas, bagaimana cara terbaik untuk mengelolanya? Berikut 3 tips terbaik yang dapat membantu Anda dalam mengelola account payable. Dengan pengelolaan yang teratur, account payable dapat dibayar tepat waktu dan membuat beban perusahaan berkurang.

Baca juga: Tukar faktur, apa itu dan bagaimana cara memaksimalkannya

Adopsi teknologi dalam pengelolaan Account payable payment

Dalam pengelolaan payment untuk account payable, ada banyak masalah yang kerap dihadapi staf finance seperti, kesalahan data dalam invoice, approval yang lama, dan rekonsiliasi pembayaran. Proses ini memakan waktu yang lama dan bisa mengakibatkan pembayaran terlambat.

Untuk memuluskan proses ini, Anda bisa menggunakan Paper.id, sebuah software pengelolaan account payable. Begitu menerima purchase invoice dari supplier, Anda bisa langsung mengeceknya lewat HP. Komunikasi juga terjalin dengan baik dan cepat, sehingga, proses pembayaran bisa dilakukan segera. Gunakan Paper.id sekarang, dan cari tahu lebih lanjut bagaimana Paper.id memudahkan usaha Anda dalam pengelolaan usaha Anda disini.

Baca juga: 3 KPI pengelolaan account payable yang baik

Pembagian tanggung jawab secara jelas untuk mengatasi fraud

Pengadaan barang atau jasa kerap menjadi lahan basah bagi sejumlah pihak untuk mengeruk keuntungan secara illegal. Biasanya, mereka akan melakukan pengadaan dengan vendor fiktif. Hal ini juga bisa mengakibatkan kerugian yang besar jika tidak diatasi segera.

Untuk mengatasinya, perusahaan perlu memberlakukan transparansi serta pembagian tanggung jawab untuk approval secara jelas. Kepala departemen perlu ditunjuk sebagai pihak yang memiliki wewenang akan hal tersebut.

Proses tersebut perlu dimulai dari pemilihan vendor hingga pembayaran usai.  Pemilihan vendor bisa dipilih dari vendor yang lama. Vendor langganan tentunya sudah dikenal dan memiliki hubungan yang cukup baik. Selain memperbesar peluang untuk mendapatkan diskon dan fasilitas lainnya, hal ini juga mengurangi resiko fraud.

Negosiasi dengan vendor mengenai syarat dan ketentuan pembayaran

Biasanya, proses pembayaran memakan waktu 30 hari, 60 hari, dan sebagainya. Semakin cepat dibayar, maka beban perusahaan bisa terselesaikan. Tentunya, hal ini berdasarkan syarat dan ketentuan yang telah dibicarakan di awal antara perusahaan dan pihak vendor.

Karena itu, perusahaan perlu mendiskusikan syarat dan ketentuan dalam pembayaran. Dengan begitu, kedua belah pihak akan memahami ketentuan pembayaran dengan jelas dan perusahaan dapat melaksanakan kewajibannya dengan baik sekaligus supplier bisa mendapatkan pembayaran tepat waktu.

(Visited 947 times, 2 visits today)