Hutang Dagang (accounts payable) adalah hal yang tidak asing lagi untuk dunia usaha. Setiap pelaku usaha harus mengerti dan memahami AP untuk kelangsungan kegiatan usaha mereka. Secara umum AP adalah kewajiban perusahaan kepada pihak lain yang harus dipenuhi dalam jangka waktu yang singkat. Accounts payable ini timbul akibat pembelian secara kredit.

AP atau hutang dagang dapat disebut sebagai liabilitas dalam sebuah perusahaan. Untuk itu pengelolaan AP sangat diperlukan karena membawa dampak terhadap cash flow secara keseluruhan. Fungsi Accounts payable (AP) juga dapat dikatakan sebagai fungsi strategis karena dapat mendukung perusahaan dalam mencapai profit yang tinggi dan berperan dalam keberlangsungan aktivitas kegiatan usaha.

Baca juga: Account Payable: Pengertian, Tugas, dan Tanggung Jawab

Jenis-jenis accounts payable yang perlu Anda ketahui 

Adapun jenis – jenis accounts Payable dapat dikelompokan berdasarkan periode atau jangka waktu hutang itu sendiri seperti, hutang jangka pendek, jangka panjang, dan jangka menengah. Pada umumnya hutang jangka pendek meliputi utang dagang, taksiran utang pajak. Sedangkan hutang jangka panjang meliputi hutang yang waktunya lebih dari sepuluh tahun.

Dan sebaliknya, hutang jangka menengah adalah hutang yang waktunya kurang dari sepuluh tahun. Accounts Payable (AP) memiliki dua metode dalam pencatatan hutangnya yaitu account payable procedure dan voucher payable procedure.

Seperti yang Anda perlu ketahui tentang account payable procedure, catatan utang adalah berupa kartu utang yang diselenggarakan untuk tiap kreditur, yang menggambarkan catatan mengenai nomor faktur dari pemasok, jumlah yang terutang, jumlah pembayaran, dan saldo utang. Tidak ada kartu utang dalam account payable procedure, namun digunakan arsip voucher (bukti kas keluar) yang disimpan dalam arsip menurut abjad atau menurut tanggal jatuh temponya yang berfungsi sebagai catatan utang.

Baca juga: Rahasia kesuksesan produktivitas Marc Jacobs dengan AP Automation

Peran penting accounts payable officer dalam perusahaan

Untuk dapat menjalankan Accounts Payable (AP) suatu perusahaan atau pelaku usaha harus memiliki divisi atau Departemen AP. Adapun salah satu tugas dari Departemen AP adalah membayar tagihan dan faktur yang sah dan akurat. Departemen AP juga memiliki tanggung jawab dalam proses pembayaran seperti, semua tagihan haruslah tepat waktu dan akurat. Dalam melakukan pekerjaannya seorang Account Payable Staff atau Account Payable Officer memiliki tugas sebagai berikut:

  1. Memastikan agar arus kas perusahaan tetap seimbang, hal ini dapat dilakukan dengan berkoordinasi secara menyeluruh dengan bagian dari supply chain atau rantai supply
  2. Memastikan dokumen dan arsip yang berkaitan dengan pembelian perusahaan akan dianalisa dan di cek dengan baik.
  3. Melakukan pembayaran terhadap barang yang telah diterima atau belum perusahaan. Pembayaran tersebut dilakukan sesuai dengan kesepakatan yang telah disepakati sebelumnya.
    • Pembayaran CAD (Cash After Delivery)
      Perusahaan membayar (Account Payable) jika barang sudah diterima oleh perusahaan.
    • Pembayaran CBD (Cash Before Delivery)
      Perusahaan membayar (Account Payable) sebelum barang diterima oleh perusahaan.
    • Pembayaran 2 Tahap, Down Payment (DP) dan pelunasan
      Perusahaan membayar (Account Payable) memberikan Down Payment sebagai tanda jadi pada saat barang yang dibeli belum dilunasi pembayarannya tetapi barang yang dipesan sudah dapat diterima oleh perusahaan.
  4. Kewajiban untuk membuat laporan pengadaan yang diberikan kepada manajer atau supervisor. 
paperblog
Latest posts by paperblog (see all)