Mengenal lebih dalam tentang account payable

Dalam akuntansi, ada account receivable (akun piutang) dan account payable (akun hutang). Di artikel sebelumnya, kita telah membahas mengenai account receivable. Kali ini, kita akan melihat pengertian serta fungsi dari account payable.

Akun hutang berkaitan dengan hutang yang dimiliki oleh sebuah perusahaan. Biasanya, hal tersebut berkaitan dengan transaksi pembelian yang dilakukan. Untuk itu, perusahaan perlu melunasi hutang yang ada agar mereka tidak terkena beban. Dengan begitu, hal ini penting untuk diketahui oleh semua orang yang bisa dilihat lebih dalam melalui penjelasan dibawah ini.

Pengertian account payable yang perlu Anda ketahui

Account payable adalah kewajiban sebuah perusahaan kepada pihak lain dalam jangka waktu tertentu. Hal ini biasanya terjadi saat adanya transaksi pembelian yang dilakukan perusahaan dan dibayar secara kredit.

Baca juga: Piutang lain-lain, pengertian dan contohnya

Selain itu, account payable bisa terjadi saat sebuah perusahaan melaksanakan pembelian dengan pembayaran menggunakan down payment atau uang muka atau pembayaran sebelum barang diterima. Biasanya, hal ini kerap terjadi untuk:

  • Perusahaan di bidang perdagangan atas pembelian barang jadi.
  • Perusahaan di bidang industry atau pabrik guna pembelian bahan baku untuk produksi.

Account payable baru akan tercatat bukan saat barang itu dipesan melainkan saat barang itu sudah diterima oleh pembeli. Jika ada potongan pembelian secara tunai maka, hal tersebut harus ditulis dengan jumlah angka yang telah dipotong dengan potongan tunai.

Peran staf account payable dalam mengelolanya

Dalam sebuah perusahaan, staf account payable bertugas dalam mengurus hal ini.  Mereka bertugas untuk berkoordinasi dengan pihak-pihak terkait guna mengumpulkan informasi mengenai transaksi pembelian yang dilakukan, mencatat serta melunasinya. Berikut rincian tugas-tugas yang dilakukan oleh staf account payable.

  • Koordinasi dengan staf-staf terkait
    Proses pembelian yang dilakukan perusahaan biasanya berkaitan dengan banyak pihak dari divisi marketing, purchasing, sales, storing, dan lainnya. Staf account payable harus melakukan koordinasi dengan pihak terkait untuk mengetahui akan keberadaan barang.
  • Pengecekan terhadap aktivitas pembelian
    Setelah Purchase order disetujui, staf AP perlu mengecek kembali PO sebelum diteruskan ke purchasing. Dengan begitu, hal ini bisa meminimalisir terjadinya kesalahan yang dapat merugikan perusahaan.
  • Melakukan pencatatan dan pembayaran
    Staf AP bertanggung jawab untuk mencatat segala transaksi yang terjadi. Setelah itu, hal itu akan disimpan untuk urusan pembukuan dan pembayaran. Pembayaran dilakukan berdasarkan kesepakatan antara perusahaan serta vendor.

Pentingnya mengecek account payable secara berkala

Melalui penjelasan diatas, Anda sudah memahami mengenai definisi serta pentingnya account payable dalam sebuah transaksi. Untuk mengurangi beban, perusahaan perlu mengecek hutang yang ada serta melakukan pembayaran begitu barang diterima.

Terkadang, kesalahan pencatatan atau data yang ada sering hilang dan memperlambat proses pembayaran. Selain itu, hal ini juga dapat berpotensi memperburuk hubungan antara Anda dengan vendor.

Baca juga: 3 KPI penentu kesuksesan proses pembayaran hutang dagang

Karena itu, perusahaan perlu menerapkan sistem pengolahan yang efisien dan taktis agar prosesnya berjalan cepat dan minim error. Hal ini bisa dicapai dengan mengadopsi teknologi dalam proses kerja perusahaan Anda. Kesulitan dalam memilih software yang tepat? Gunakan Paper.id untuk membuat proses procure-to-pay perusahaan lebih ringkas, cepat dan minim kesalahan. Cari tahu bagaimana Paper.id dapat membantu memaksimalkan proses kerja Account payable perusahaan Anda disini!

(Visited 9.839 times, 25 visits today)