Hampir semua bisnis mengeluarkan invoices yang bisa dilakukan secara manual atau menggunakan platform khusus. Salah satu cara mengirimkan tagihan tersebut adalah melalui WhatsApp. Cara menagih invoice via WA ini sendiri diklaim lebih mudah untuk di-notice oleh klien, daripada melalui media lainnya.

Tapi, bagaimana cara menagih invoice lewat Wa dengan baik? Jangan khawatir, Paper telah merangkum cara terbaik untuk menagih dokumen pembayaran via Wa yang bisa kamu praktekkan langsung.

Baca juga: 5 Manfaat Kirim Invoice Secara Digital bagi Bisnis

Mengapa Menggunakan WhatsApp?

Saat ini, WhatsApp adalah salah satu aplikasi percakapan paling populer di dunia. Melansir data dari dataindonesia.id, pengguna WhatsApp di seluruh dunia mencapai 2,44 miliar orang pada tahun 2023, dan di Indonesia ada sekitar 112 juta pengguna.

Seiring dengan semakin maraknya penggunaan WhatsApp, maka tak heran banyak  bisnis yang kini mulai menggunakannya  untuk promosi atau mengirimkan informasi penting kepada klien mereka, termasuk tagihan invoice.

Terlebih, berdasarkan data dari telemediaonline, dibandingkan dengan aplikasi pesan dan jejaring sosial lainnya, 80% pesan yang dikirim melalui WhatsApp dilihat dalam waktu lima menit.

WhatsApp juga memiliki tingkat keterbukaan pesan (open rate) sebesar 98%, artinya dari 100 pesan yang dikirim, 98 di antaranya pasti dibaca oleh pemilik akun.

Dari data-data tersebut, dapat disimpulkan bahwa WhatsApp cocok digunakan oleh bisnis yang ingin  memastikan pesannya terbaca oleh calon klien atau klien yang sudah ada.

Cara Mudah Menagih Invoice Lewat WhatsApp 

Menagih invoice dan mendapat bayaran tepat waktu adalah keinginan semua pelaku bisnis. Tergantung pada jenis bisnismu, kamu mungkin perlu mengirim beberapa dokumen tagihan pembayaran dalam sebulan, bahkan bisa mencapai ratusan dalam sehari. Namun, sebelum menagih invoice, ada beberapa hal penting yang perlu diperhatikan.

Waktu yang tepat untuk menagih invoice

Mengingat invoice adalah komitmen yang melibatkan dua belah pihak untuk pembayaran sejumlah uang, terdapat waktu-waktu terbaik untuk mengirimnya guna mempercepat proses pembayaran.

Berikut ini beberapa best practice yang bisa kamu lakukan ketika mengirimkan invoice kepada klien;

  • Jika bisnismu memiliki arus kas terbatas, coba kirimkan invoice setiap minggu, bukan menunggu akhir bulan.
  • Jika bisnismu menangani pesanan penjualan (sales order), tetapkan tanggal penyelesaian pesanan dan tanggal invoice di dalam pesanan itu sendiri. Lalu, pastikan untuk mengirimkan faktur sesuai dengan tanggal yang telah ditetapkan.
  • Buat pengingat mingguan di kalender untuk memeriksa invoice mana saja  yang harus dikirim.

Contoh cara menagih invoice via WhatsApp

Setelah mengetahui informasi apa saja yang harus ada di dalam dokumen invoices, dan waktu yang tepat untuk mengirimnya, berikut ini adalah contoh invoice penagihan yang dikirimkan melalui aplikasi WhatsApp yang bisa kamu jadikan sebagai referensi.

Contoh pesan tagihan invoice dalam bahasa Indonesia

Halo Bapak/Ibu [nama klien]

Semoga Bapak/Ibu dalam keadaan sehat dan baik.

Bersamaan dengan pesan ini, kami dari [nama perusahaan kamu] telah mengirimkan  tagihan kepada [nama perusahaan klien], dengan rincian sebagai berikut;

Pengirim invoice:

Nomor invoice:

Tanggal:

Jumlah terutang:

Item: 

Jatuh tempo:

Kami sertakan juga dokumen penagihan untuk lebih detailnya. Jika ada pertanyaan atau keraguan bisa langsung hubungi kontak kami atau membalas pesan ini. 

Terima kasih.

Contoh pesan tagihan invoice dalam bahasa Inggris

Hello Mr./Mrs. [nama klien],

We hope that this message finds you healthy and happy.

We would like to inform you that we have sent an invoice to [nama perusahaan klien] on behalf of [nama perusahaan kamu]. The invoice contains the following details;

Invoice Sender:

Invoice Number:

Date:

Amount Due:

Item:

Due Date:

We have also attached the billing document for your reference. In case you have any questions or concerns, please do not hesitate to contact us directly or simply reply to this message. We will be more than happy to assist you in any way we can.

Thank you.

Baca juga: Cara Kirim Invoice Online Agar Tagihan Dibayar Lebih Cepat

Itulah,  pembahasan lengkap mengenai cara  menagih tagihan melalui WhatsApp. Mulai dari alasan kenapa WhatsApp cocok untuk mengirimkan invoice, informasi yang harus ada didalamnya, dan waktu yang tepat untuk mengirimnya.

Membuat dan mengirimkan invoice lewat WhatsApp ini juga bisa dilakukan melalui Paper.id lho!

Paper adalah platform invoicing online yang membantu bisnis membuat dan mengirimkan tagihan pembayaran kepada klien dengan mudah, sederhana, dan cepat. 

Kamu tak perlu khawatir lagi soal membuat invoice yang terlihat profesional karena Paper sudah menyediakan template yang siap pakai. 

Invoice ini bisa langsung kamu kirimkan melalui WhatsApp klien, sehingga peluang untuk segera diperhatikan oleh mereka  semakin besar, yang pada akhirnya mempercepat proses pembayaran.

Terlebih, Paper.id gratis, lho! Ayo tunggu apa lagi segera gunakan Paper.id sekarang juga!

Daftar GRATIS
Nadiyah Rahmalia
Latest posts by Nadiyah Rahmalia (see all)