Mengenal Lebih Dalam Apa Itu Invoice? Contoh Hingga Jenis Invoice

Apa itu Invoice – Dalam sebuah bisnis pasti akan menyimpan sebuah dokumen yang berisi transaksi setiap harinya, dan itu merupakan hal yang penting untuk dilakukan, salah satunya ialah dokumen invoice.

Membuat serta menyimpan dokumen invoice setiap harinya bukan lah perkara yang mudah. Apalagi kalau setiap harinya bisnis kalian selalu ada transaksi yang masuk dan juga keluar. 

Mengapa demikian? Dikutip dari situs Kofax.com, dalam setiap pembuatan invoice diperlukan waktu sekitar satu jam untuk bisa menyelesaikan lima buah invoice.

Lalu bagaimana dengan ratusan atau ribuan transaksi yang membutuhkan invoice dalam jumlah yang sangat banyak. Tentunya, hal itu sangat memusingkan dan membutuhkan sumber daya yang besar. 

Tanpa adanya dokumen invoice tersebut, dapat dipastikan sebuah bisnis akan kesulitan dalam mencatat transaksi serta mengatur keuangan bisnis. 

Karena itu perlu cara terbaik dalam mencatat transaksi yang terjadi dengan menggunakan invoice. Lalu Kenapa sih dokumen invoice itu penting?

Baca Juga: 7 Manfaat & Keuntungan Menggunakan Invoice Online Untuk Bisnis Kalian

Apa Itu Invoice?

Dikutip dari situs Investopedia, Invoice adalah sebuah dokumen komersil yang mendukung transaksi dan didalamnya tercantum tanggal serta waktu transaksi antara pembeli dan penjual. Di Indonesia, istilah Invoice sendiri bisa disebut juga dengan faktur atau tagihan bisnis.

Sedangkan menurut KBBI, invoice atau bisa disebut faktur merupakan dokumen daftar barang yang di dalamnya terdapat nama, jumlah, hingga harga yang harus pembeli bayar.

Singkatnya ini merupakan sebuah dokumen yang dikeluarkan oleh penjual kepada pembeli. Secara umum, faktur atau dokumen invoice ini akan dikeluarkan ketika pembeli telah menyelesaikan order atau pesanan sudah sampai di tangan.

Informasi yang tercatat didalam invoice sangatlah lengkap. Contohnya ketika didalam sebuah transaksi terdapat perjanjian pembelian dilakukan secara kredit, maka akan tertera persyaratan serta metode pembayaran yang digunakan didalam invoice tersebut.

Umumnya Invoice sendiri dibuat dalam tiga rangkap atau bisa dijadikan sebagai invoice digital.

Baca Juga: 7 Contoh Invoice Pembayaran & Penjualan Untuk Bisnis

Kegunaan Invoice Secara Umum Bagi Bisnis

Secara umum, Invoice sendiri memiliki fungsi sebagai alat atau bukti penagihan. Selain itu juga dokumen ini bsia dijadikan sebagai bukti bahwa sebuah badan usaha atau bisnis telah memenuhi kewajiban wajib pajak. 

Oleh karena itu, banyak perusahaan atau bisnis yang mencetak invoice dalam beberapa rangkap, dan umumnya tiga rangkap. Karena dokumen tersebut akan digunakan sebagai arsip, dikirim kepada pembeli, hingga sebagai bukti pajak. 

Invoice selain sebagai bukti transaksi, dalam pencatatan akuntansi, invoice juga sangat diperlukan karena bisa merekam semua transaksi yang dilakukan di perusahaan. Ini juga bisa dijadikan sebagai alat bukti pembukuan transaksi. 

Berikut berbagai fungsi dari dokumen invoice diantaranya sebagai berikut:

• Fungsi dari invoice adalah sebagai dokumen untuk menyimpan rincian transaksi. Serta menagih konsumen agar mereka bisa melakukan pembayaran.
• Dapat dijadikan sebagai sumber informasi yang sah tentang produk atau jasa yang dibeli konsumen ketika terjadi kesalahan dalam proses pembayaran atau pengiriman.
• Memuat informasi terkait kalkulasi seputar transaksi, mulai dari pembelian hingga metode pembayaran yang digunakan.
• Selain itu juga, invoice juga bisa dijadikan untuk mempermudah pembukuan keuangan bisnis.
• Sebagai acuan apabila ingin menjual kembali barang yang telah dibeli.
• Bukti tertulis keluar masuknya barang.
• Sebagai informasi mengenai produk yang dipesan pelanggan.

Jenis-Jenis Invoice Yang Sering Digunakan untuk Bisnis

Invoice terbagi kedalam 3 jenis yaitu:

• Invoice biasa
  Invoice biasa atau faktur merupakan salah satu jenis invoice yang sering dipakai. Secara umum, penjual akan menyerahkan invoice setelah transaksi terjadi atau kesepakatan terjalin. Invoice biasanya berisi jumlah, harga item, serta total harga.
• Invoice proforma
  Invoice proforma biasanya terjadi untuk transaksi yang menggunakan sistem pembayaran dengan down payment atau uang muka. Faktur proforma akan diberikan secara bertahap hingga seluruh barang diterima.
• Invoice konsuler
  Untuk perdagangan internasional, orang-orang bisa menggunakan invoice konsuler. Sebelum diberikan ke pembeli, invoice akan melalui proses legalisasi dan baru akan dikirimkan setelah disahkan. Biasanya, invoice konsuler digunakan untuk ekspor/impor.

Baca Juga : 5 Langkah Cara Membuat Invoice Dengan Mudah & Cepat

Pemahaman Mendasar Seputar Invoice & Pentingnya Untuk Bisnis

Hemat penulis, Ada hal yang harus diperhatikan oleh para pembisnis dalam pembuatan faktur atau invoice. Biasanya, faktur itu harus jelas dinyatakan sebagai sebuah dokumen bukti transaksi. 

Didalamnya juga terdapat nomor faktur atau invoice yang berguna untuk pengidentifikasian dalam pemberkasan dan lain sebagainya. Selain itu juga, perlu adanya informasi yang tercantum didalam faktur ini, mulai dari nomor telepon, hingga alamat, hal ini bertujuan untuk informasi kontak yang bisa dihubungi jika sewaktu-waktu terjadi kesalahan dalam pembuatan invoice.

Metode pembayaran harus jelas dinyatakan didalam dokumen, baik itu ketentuan pembayaran, tempo pembayaran, hingga informasi terkait diskon dan biaya yang lainnya. 

Dulu, secara historis, pembuatan faktur dan penyimpanannya masih manual, sehingga banyak salinan yang dibuat, baik dari sisi penjual maupun pembeli. Hal ini tentunya yang menyebabkan kurang efisiensi nya dalam pembuatan serta penyimpanan yang membutuhkan banyak cost. 

Namun saat ini pembuatan faktur sendiri sudah bisa dilakukan secara mudah dengan bantuan komputer. Saat ini pun pengiriman invoice sendiri sudah tidak konvensional jika dibandingkan dengan dulu. Pengirimannya pun bisa menggunakan email atau SMS. Ya meskipun masih ada saja yang menggunakan cara konvensional dalam pembuatan serta pengiriman.

Biasanya kalau pengiriman secara konvensional seperti menggunakan kurir atau Ojek Online, nantinya memakan waktu di perjalanan serta biaya yang tidak sedikit.  

Dari penjelasan yang telah disebutkan diatas, invoice sendiri merupakan dokumen yang dibutuhkan bisnis untuk bisa memastikan bahwa klien dapat menyelesaikan pembayarannya.

Invoice berperan sebagai perjanjian atara bisnis dengan klien yang memberikan layanan atau menjual produk tertentu.

Dari invoice juga kalian bisa mengetahui berapa lama waktu yang dibutuhkan klien untuk menyelesaikan pembayaran tagihan tersebut.

Tentunya ini akan membantu bisnis dan juga karyawan dalam mengelola arus keuangan cash flow dengan lebih baik lagi. 

Manfaat Pembuatan Invoice Untuk Bisnis

Terdapat beberapa manfaat yang bisa dirasakan ketika membuat invoice untuk keperluan bisnis, sebagai berikut:

Menagih Pembayaran Terhadap Barang Atau Jasa Yang Dibeli

Invoice dijadikan sebagai sebuah dokumen yang sah untuk digunakan sebagai bukti penagihan pembayaran kepada pembeli.

Rincian data atau informasi transaksi yang ada pada invoice harus sesuai dan didalamnya, sehingga transaksi bisa dilakukan secara transparan.

Memberikan Visibilitas Bagi Bisnis Terkait Pengeluaran

Invoice merupakan sebuah dokumen yang penting, biasanya dibutuhkan sebuah bisnis saat mereka bertransaksi. Apalagi kalau pembelian dilakukan dengan nominal besar.

Dengan invoice, maka pengeluaran, rincian pembelian, hingga detail serta pengeluaran bisa diketahui secara transapran.

Mengelola Pembayaran Transaksi

Selain itu juga, dokumen invoice juga bisa dijadikan untuk melacak pembayaran secara tertulis. Hal ini bisa diketahui untuk siapa pembayaran tersebut, kemudian berapa uang yang dikeluarkan dan lain sebagainya.

Komponen Invoice Secara Umum

Berikut contoh invoice beserta komponennya yang bisa Anda cek langsung dan pahami.

Secara Umum, invoice memiliki beberapa komponen yang ada didalamnya. Sebagai berikut :

1. Nomor Urut Invoice
2. PO (Purchase Order) / Nomor Order
3. DO / SJ
4. Sub Total Transaksi
5. Detail Barang Yang Dibeli
6. Diskon Transaksi (Kalau Ada)
7. Biaya Pengiriman (Kalau Ada) Transaksi
8. Biaya PPN atau Pajak Transaksi
9. Total biaya Transaksi Invoice

Baca Juga: Invoice Financing, Cara Kerja Hingga Keuntungannya Untuk Bisnis

Buat Invoice Mudah dan Cepat Dengan Menggunakan Software Aplikasi Invoice Online dari Paper.id

Jika kalian bingung dalam pembuatan invoice. Kalian bisa menggunakan software aplikasi invoice online dari Paper.id.

Paper.id merupakan software aplikasi invoice online yang memberikan kemudahan dalam membuat serta mengirim invoice tagihan pembelian atau membuat invoice online secara langsung dan otomatis.

Dengan menggunakan Aplikasi Invoice online dari Paper.id kalian bisa mendapatkan laporan keuangan dari invoice yang dibuat secara real time.

Serta Paper.id bisa mengatur fitur pengigat otomatis, dimana kalian tidak perlu lagi pusing dalam menagih pelanggan secara manual.

Yuk, pakai Paper.id sekarang juga dengan mengklik tombol dibawah ini. Gratis lho!