Dalam setiap transaksi bisnis, ada dokumen penting yang menandai awal dari sebuah kesepakatan atau penawaran. Proforma invoice berperan sebagai salah satu instrumen kunci dalam fase awal transaksi ini. Dokumen ini sering menjadi titik awal yang menetapkan kondisi dan detail penting dari kesepakatan yang akan datang, sebelum terjadinya transaksi sebenarnya. Fungsi proforma invoice tidak hanya untuk menyampaikan informasi tetapi juga sebagai alat negosiasi dan perencanaan dalam transaksi bisnis.
Definisi Proforma Invoice
Proforma invoice adalah dokumen yang mirip dengan faktur, tetapi dikeluarkan sebelum transaksi sebenarnya terjadi. Dokumen ini berisi detail tentang produk atau layanan yang akan dijual, termasuk deskripsi, kuantitas, dan harga. Proforma invoice sering digunakan sebagai pernyataan niat penjual untuk menyampaikan barang atau jasa kepada pembeli dengan harga dan kondisi yang ditentukan.
Perbedaan dengan Invoice Biasa
| Aspek | Proforma Invoice | Invoice Biasa |
|---|---|---|
| Tujuan | Memberikan estimasi atau penawaran harga sebelum transaksi. | Meminta pembayaran setelah barang atau jasa diserahkan. |
| Kapan Dikeluarkan | Sebelum transaksi resmi terjadi atau sebelum pengiriman barang/jasa. | Setelah pengiriman barang atau penyelesaian jasa. |
| Status Hukum | Tidak mengikat secara hukum, tidak dapat digunakan sebagai permintaan pembayaran. | Dokumen hukum yang mengikat, berfungsi sebagai permintaan pembayaran yang sah. |
| Fungsi Utama | Menyediakan detail tentang barang/jasa yang ditawarkan, termasuk harga dan kondisi. | Mengkonfirmasi penjualan barang/jasa dan detail yang berkaitan untuk proses pembayaran. |
| Penggunaan | Sebagai alat perencanaan, negosiasi, dan konfirmasi detail sebelum kesepakatan final. | Sebagai catatan resmi transaksi yang telah terjadi dan dasar untuk pembayaran. |
| Pengaruh pada Stok | Tidak mempengaruhi stok karena barang/jasa belum diserahkan. | Umumnya mempengaruhi stok dan akuntansi setelah penyerahan barang/jasa. |
| Kesepakatan Harga | Harga yang ditawarkan bisa bersifat negosiasi dan tidak final. | Harga yang dicantumkan adalah final dan menentukan jumlah yang harus dibayar. |
Contoh Penerapannya dalam Bisnis
Sebagai contoh, ada sebuah perusahaan manufaktur ingin membeli bahan baku dari supplier luar negeri. Supplier tersebut akan mengirimkan proforma invoice kepada perusahaan tersebut, yang mencakup detail seperti jenis bahan baku, jumlah, harga per unit, total harga, dan syarat pengiriman. Proforma invoice ini membantu perusahaan manufaktur untuk memahami apa yang mereka beli dan berapa biaya yang akan dikeluarkan, sebelum membuat keputusan pembelian resmi.
Tentunya, proforma invoice memegang peranan penting, sama seperti dokumen invoice. Untuk itu, pastikan agar bisnismu mengelolanya dengan mudah ya. Yuk, wujudkan ini dengan daftar di Paper.id. Kamu bisa membuat invoice tanpa batas serta tercatat otomatis. Coba sekarang dengan klik tombol di bawah!
