Kelemahan Excel Invoice Yang Bisa Menghambat Perkembangan Bisnis Anda

Dalam suatu usaha atau bisnis, invoice sangat diperlukan dalam menunjang kegiatan perusahaan. Invoice adalah suatu dokumen yang dibuat dan dikeluarkan oleh penjual yang digunakan untuk menagih pembeli. 

Salah satu metode yang banyak digunakan dalam pembuatan invoice yaitu dengan menggunakan Microsoft Excel. Walaupun excel invoice tidak bisa melakukan pembaharuan data secara otomatis, excel menyediakan berbagai layanan yang cukup penting untuk menyelesaikan sebuah pencatatan seperti invoice perusahaan. 

Jika Anda mengunduh contoh faktur atau invoice ke dalam Microsoft Excel, Anda akan dimudahkan dalam pembuatan invoice sehingga lebih cepat dan lebih efektif. Selain itu, jika Anda membuat Invoice dalam bentuk data excel Anda juga dapat membuat faktur atau invoice dengan logo dari desain yang Anda inginkan, termasuk didalamnya informasi yang ingin Anda masukkan dan simpan. Serta, Anda dapat merubahnya kembali untuk faktur atau invoice berikutnya.

Baca juga: Kenapa harus online invoice? Cek alasan-alasannya disini!

Poin-poin yang harus ada pada excel invoice adalah:

  • Identitas perusahaan penagih
  • Nomor invoice
  • Nama dan identitas perusahaan yang ditujukan penagihannya
  • Tanggal pembuatan
  • Nomor Purchase Order (PO)
  • Uraian dari tagihan invoice
  • Total biaya, rekening pembayaran
  • Tanda tangan staff terkait

Adapun hambatan yang menghalangi Anda dalam membuat excel invoice adalah

Nilai Legalitas Dokumen 

Perangkat lunak untuk faktur yang profesional sudah mengikuti peraturan negara dan sistem selalu diperbaharui untuk mendukung adanya perubahan dalam pembuatan faktur dan regulasi accounting. Jadi Anda tidak perlu khawatir jika harus berhadapan dengan penegak hukum atau bagian perpajakan.

Hal ini berbeda dengan excel invoice, dimana, nilai legalitas dokumennya dipertanyakan. Untuk itu, para pelaku usaha disarankan untuk menggunakan faktur resmi atau software faktur dengan nilai legalitas dokumen yang terjamin. 

Pencatatan nomor faktur atau invoice 

Jika Anda menggunakan contoh dari Microsoft Word atau Excel, Anda harus sangat berhati-hati pada saat Anda mulai memasukkan nomor faktur dan memilih nomor yang berkelanjutan. Ketika Anda menggunakan nomor faktur yang sama sebanyak dua kali,  maka faktur tersebut menjadi tidak berlaku. Dan ketika Anda melewatkan satu angka, maka Anda akan dapat mengacaukan catatan faktur Anda.

Dalam suatu invoice atau faktur, pada umumnya sistem akan memastikan bahwa angka yang tertera pada invoice pasti akan  berurutan bahkan jika Anda menghapus faktur atau merubahnya menjadi nota kredit.

Pada contoh penggunaan excel invoice, ketika Anda baru saja memulai suatu bisnis dan merasa sungkan saat mengirimkan faktur  dengan urutan #0001, Anda bisa memilih untuk memulai dari urutan #0234 atau Anda dapat memulai dari kombinasi angka lainnya. Sehingga ketika Anda melanjutkan pekerjaan dengan faktur perangkat lunak, nomor faktur atau invoice bukan lagi menjadi sebuah masalah untuk Anda, karena nomor tersebut akan mengikuti nomor setelahnya.

Baca juga: Go-green dengan digital invoice, bumi makin hijau dan bisnis makin berkilau

Menyimpan nota kredit yang telah dikirimkan, diterima, dan sudah jatuh tempo

Ketika bisnis Anda mulai berkembang, Anda akan semakin membutuhkan fokus lebih pada dokumen faktur seperti nota kredit, quotation dan pengingat. Di era global seperti saat ini software invoice mengikuti perkembangan bisnis Anda. Biasanya accounting staff akan  menarik data dari sistem dan membiarkan Anda sebagai pelaku usaha memeriksa dari satu tipe dokumen ke dokumen lainnya dengan proses yang lebih simpel dan efisien. 

Hal ini tidak berlaku pada invoice excel. Anda tidak dapat menyertakan dokumen tambahan yang biasanya dibutuhkan untuk pembayaran seperti quotation. Untuk itu, proses pembayaran beresiko akan melambat, karena syarat-syarat yang tidak lengkap. 

 

(Visited 78 times, 1 visits today)