Dewasa ini, contoh surat tagihan pembayaran ada bermacam-macam. Bentuknya disesuaikan dengan kebutuhan masing-masing. Karena mudah dibuat, setiap orang bisa membuatnya sendiri sesuai dengan keinginan mereka.

Sayangnya, masih banyak orang yang kebingungan dalam membuat surat tagihan. Padahal, surat tagihan mudah dibuat. Hal yang terpenting adalah, surat tagihan yang dibuat tersebut mengandung hal-hal yang dibutuhkan sebagai informasi untuk membayar.

Dengan begitu, penting bagi setiap orang untuk mengetahui cara membuat surat tagihan agar memudahkan mereka dalam bekerja. Berikut ini, penjelasan mengenai contoh surat tagihan pembayaran dan cara membuatnya.

Baca juga: Cara mudah untuk memahami akuntansi dasar

Contoh surat tagihan pembayaran dan cara membuatnya

Kamu bisa melihat salah satu contoh surat tagihan pembayaran diatas. Pada surat tersebut, ada elemen-elemen yang sering terkandung seperti:

  • Kepastian akan tunggakan yang belum dibayarkan
  • Jumlah invoice tunggakan yang dibebankan
  • Penjelasan bahwa jatuh tempo sudah lewat
  • Tambahan waktu jatuh tempo (1-2 minggu) dengan harapan agar tagihan segera dilunasi
Contoh Surat Tagihan

Contoh Surat Tagihan

Dalam membuat surat tagihan, kamu bisa melihat mulai bagian dari yang paling atas. Pada kop surat, kamu bisa melampirkan nama perusahaan dan alamat perusahaan kamu serta logo perusahaan. Setelah itu, beralih ke bagian alamat yang dituju. Pada bagian tersebut, isilah nama perusahaan yang dituju, alamat serta tanggal pembuatan surat.

Setelah itu, kamu bisa berpindah ke bagian isi dari surat tersebut. Di paragraf awal, kamu bisa menjelaskan mengenai besaran tunggakan yang belum dibayar. Pada bagian tersebut, sertakan bukti tambahan agar jelas, seperti nomor faktur yang kamu jadikan penjelasan tambahan.

Pada paragraph selanjutnya, kamu bisa menuliskan mengenai berapa lama tunggakan tersebut sudah dibayar. Setelah itu, berilah keterangan mengenai tambahan waktu jatuh tempo yang diberikan agar pihak yang tertagih bisa mendapatkan informasi mengenai hal itu dan segera melunasi tunggakan yang ia miliki.

Setelah itu, pada bagian terakhir sampaikan salam penutup serta bagian tanda tangan dan nama jelas dari pihak yang mengirim surat ini.

Baca juga: Laporan perubahan modal, pengertian, dan contohnya

Apa saja yang harus ada dalam invoice tagihan

Setelah mengetahui contoh-contoh dalam membuat invoice tagihan, Anda juga perlu mengetahui elemen apa saja yang perlu ada dalam invoice tagihan. Surat tagihan biasanya memiliki bentuk yang berbeda-beda, tapi biasanya ada elemen yang harus selalu ada dalam surat tagihan tersebut, seperti:

  • Nomor urut
    Pastikan agar nomor urut yang ada di invoice cukup jelas. Biasanya, nomor urut ini berkaitan dengan urutan invoice yang dikirimkan seperti invoice pertama, kedua dan seterusnya. Untuk itu, pastikan agar nomor invoice tertulis jelas (biasanya tertulis di pojok surat). Dengan begitu, baik Anda atau pelanggan akan tahu dari invoice yang ditagihkan.
  • Nomor order dan delivery order
    Nomor invoice biasanya disesuaikan dengan nomor order. Nomor order dicatat disana, agar saat pengiriman barang atau invoice, Anda bisa tahu invoice mana yang sedang diurus. Biasanya ini sangat sulit dicari secara manual, tapi dengan Paper.id semuanya bisa lebih mudah. Semua informasi yang ada tertera dengan jelas karena invoice terbuat secara otomatis.
  • Detail barang & total harga
    Cantumkan informasi mengenai detail barang yang dijual sejelas mungkin mulai dari jumlah barang yang dibeli, harga hingga total harga yang juga harus dibayar oleh customer. Dalam hal ini, tentunya pastikan agar Anda mengisinya dengan jelas.

Kiat mudah untuk melakukan penagihan invoice dengan sukses

Setelah membuat surat tagihan pembayaran, saatnya mengirimkan surat tersebut kepada pihak yang tertagih. Biasanya, hal ini cukup berat karena, pihak yang tertagih bisa saja tidak langsung melunasi tagihan yang mereka miliki.

Untuk mengatasi hal ini, ada beberapa kiat khusus yang akan kami bagikan kepada kamu agar tagihan yang dimiliki bisa segera dilunasi dan kamu bisa merasa lega tanpa perlu pusing memikirkan hal itu.

  • Kirimkan tagihan secara berkala
    Biasanya, hal ini sering dilakukan kepada pihak yang tertagih. Pertama, kamu bisa mengirimkan surat tagihan yang pertama dan berisi informasi mengenai tagihan yang belum mereka bayar dan waktu jatuh tempo untuk melunasinya. Jika masih belum melunasi, kamu bisa mengirimkan surat tagihan yang kedua disertai dengan peringatan yang lebih keras. Jika masih belum bayar juga, kamu bisa melakukan tindakan lebih lanjut dengan memberikan ancaman seperti melaporkannya kepada pihak yang berwajib.
  • Follow up secara berkala
    Selain surat tagihan, perusahaan perlu melakukan follow up secara berkala kepada pihak tertagih. Hal ini bisa dilakukan dengan mengirimkan pesan via email atau SMS terkait tagihan yang belum dibayarkan. Jika tagihan belum juga dibayarkan setelah melakukan follow up secara berkala, tingkat follow up bisa ditingkatkan dengan menghubungi pihak yang tertagih via telpon.

Lewat informasi yang ada diatas, kamu tentunya sudah tahu mengenai cara membuat surat tagihan. Karena itu, penting untuk setiap orang untuk mengetahui mengenai cara untuk membuatnya serta cara untuk menagihnya.

Untuk memudahkan kamu dalam menagih invoice, kamu bisa menggunakan Paper.id. Dengan Paper.id, menagih customer jadi jauh lebih mudah dengan fitur kami yaitu PaperPay In. Anda bisa mengirim invoice digital lewat WhatsApp/SMS/Email dan bisa langsung sampai hanya dalam 1 detik seperti chatting. Bukan itu saja, Anda tidak perlu repot-repot mengingatkan customer akan jatuh tempo, karena ada email otomatis dari Paper.id yang akan mengingatkannya. Yang terakhir, customer Anda bisa bayar dengan metode apa saja, seperti kartu kredit, OVO, marketplace, transfer bank, dan lainnya. Klik tombol di bawah untuk menggunakannya secara GRATIS.

google_play_customer_io

(Visited 151.166 times, 115 visits today)