Contoh surat tagihan pembayaran ada berbagai macam, lho. Bentuknya bisa disesuaikan dengan kebutuhan kamu. Karena mudah dibuat, kamu bisa membuatnya sendiri!
Sayangnya, masih banyak yang masih kebingungan dalam membuat surat tagihan. Padahal, terpenting surat tagihan yang dibuat harus mengandung hal-hal yang dibutuhkan sebagai informasi untuk membayar.
Oleh karena itu, penting bagi kamu untuk mengetahui cara membuat surat tagihan agar memudahkan proses pembayaran. Berikut ada penjelasan mengenai contoh surat tagihan pembayaran dan cara membuatnya.
Baca juga: Cara mudah untuk memahami akuntansi dasar
Contoh Surat Tagihan Pembayaran dan Cara Membuatnya
Kamu bisa melihat salah satu contoh surat tagihan pembayaran di bawah ini. Pada surat tersebut, ada elemen-elemen yang sering terkandung, seperti:
- Kepastian akan tunggakan yang belum dibayarkan
- Jumlah invoice tunggakan yang dibebankan
- Penjelasan bahwa jatuh tempo sudah lewat
- Tambahan waktu jatuh tempo (1-2 minggu) dengan harapan agar tagihan segera dilunasi.
Mulai dari kop surat, kamu bisa melampirkan nama perusahaan dan alamat perusahaan kamu serta logo perusahaan. Setelah itu, isilah nama perusahaan yang dituju, alamat serta tanggal pembuatan surat.
Setelah itu, kamu bisa berpindah ke bagian isi dari surat tersebut. Di paragraf awal, kamu bisa menjelaskan mengenai besaran tunggakan yang belum dibayar.
Selanjutnya, berilah keterangan mengenai tambahan waktu jatuh tempo yang diberikan agar pelanggan bisa segera melunasi tunggakan yang ia miliki.
Setelah itu, pada bagian terakhir sampaikan salam penutup serta bagian tanda tangan dan nama jelas dari pihak yang mengirim surat ini.
Baca juga: Contoh Surat Penagihan Invoice Untuk Pelanggan
Apa Saja yang Harus Ada dalam Invoice Tagihan?
Surat tagihan biasanya memiliki bentuk yang berbeda-beda, tetapi biasanya ada elemen yang harus selalu ada dalam surat tagihan tersebut, seperti:
Nomor Urut
Pastikan nomor urut yang ada di invoice cukup jelas. Biasanya, nomor urut ini berkaitan dengan urutan invoice yang dikirimkan seperti invoice pertama, kedua dan seterusnya.
Nomor Order dan Delivery Order
Biasanya, nomor invoice disesuaikan dengan nomor order sebagai referensi yang berguna. Dengan mencatat nomor order, Anda dapat dengan mudah mengidentifikasi invoice yang sedang dalam proses pengiriman barang atau penanganan.
Biasanya ini sangat sulit dicari secara manual, tapi dengan Paper.id semuanya bisa lebih mudah. Semua informasi yang ada tertera dengan jelas karena invoice terbuat secara otomatis.
Detail Barang dan Total Harga
Cantumkan informasi mengenai detail barang yang dijual sejelas mungkin mulai dari jumlah barang yang dibeli, harga hingga total harga yang juga harus dibayar oleh pelanggan.
Kiat Mudah Melakukan Penagihan Invoice dengan Sukses
Setelah membuat surat tagihan pembayaran, saatnya mengirimkan surat tersebut kepada pelanggan. Biasanya, hal ini cukup berat karena pelanggan bisa saja tidak langsung melunasi tagihan yang mereka miliki.
Untuk mengatasi hal ini, ada beberapa kiat khusus agar tagihan bisa segera dilunasi dan kamu bisa merasa lega tanpa perlu pusing memikirkan hal itu.
Kirimkan Tagihan Secara Berkala
Kamu bisa mengirimkan surat tagihan yang pertama dan berisi informasi mengenai tagihan yang belum mereka bayar dan waktu jatuh tempo untuk melunasinya. Jika masih belum melunasi, kamu bisa mengirimkan surat tagihan yang kedua disertai dengan peringatan yang lebih keras.
Jika masih belum bayar juga, kamu bisa melakukan tindakan lebih lanjut dengan memberikan ancaman seperti melaporkannya kepada pihak yang berwajib.
Follow Up Secara Berkala
Kamu perlu melakukan follow up secara berkala kepada pelanggan. Kamu bisa mengirimkan pesan via email atau SMS terkait tagihan yang belum dibayarkan. Jika cara tersebut tidak membuahkan hasil, maka kamu bisa hubungi pelanggan via telepon.
Baca juga: 4 Trik Ampuh Memperoleh Pembayaran Surat Tagihan dengan Cepat
Demikian contoh surat tagihan dan penjelasannya. Dengan begitu, kamu tentunya sudah tahu cara membuat surat tagihan, kan? Untuk memudahkan kamu dalam menagih invoice, kamu bisa menggunakan Paper.id.
Dengan Paper.id, menagih pelanggan jadi jauh lebih mudah dengan fitur PaperPay In. Kamu bisa mengirim invoice digital lewat WhatsApp/SMS/Email dan bisa langsung sampai hanya dalam 1 detik seperti chatting.
Bukan itu saja, Kamu nggak perlu repot-repot mengingatkan pelanggan akan jatuh tempo, karena ada email otomatis dari Paper.id yang akan mengingatkannya. Terakhir, pelanggan kamu juga bisa bayar dengan metode apa saja, seperti kartu kredit, OVO, marketplace, transfer bank, dan lainnya.
Tunggu apalagi? Yuk daftarkan segera bisnis kamu sekarang dengan klik tombol di bawah ini. Gratis!