Memaksimalkan pembayaran atas kebutuhan barang atau jasa ke supplier merupakan aspek krusial dalam menjalankan bisnis. Ketika proses pembayaran lancar, hubungan bisnismu pun semakin solid dan operasional perusahaan bisa berfungsi tanpa hambatan.

Namun, kendala dalam pembayaran dapat menyebabkan banyak masalah, mulai dari keterlambatan pengiriman barang hingga kerugian finansial. Oleh karena itu, pentingnya memaksimalkan proses pembayaran ke supplier agar terhindar dari kemacetan.

Sebelum mengetahui cara memaksimalkan proses pembayaran ke supplier, kamu harus memahami dahulu permasalahan umum yang kerap terjadi terkait pembayaran ke supplier. Yuk, simak di bawah ini.  

Permasalahan Umum Terkait Pembayaran ke Supplier

Permasalahan umum terkait pembayaran ke supplier dapat menyebabkan gangguan dalam operasional bisnis. Beberapa permasalahan yang seringkali dihadapi business owner antara lain:

1. Pembayaran terlambat

Keterlambatan pembayaran menjadi tantangan umum dalam proses pembayaran ke supplier. Seringkali, keterlambatan pembayaran ini disebabkan oleh manajemen cash flow yang buruk, sistem pembayaran yang tidak terorganisir, atau keterlambatan persetujuan invoice

Manajemen cash flow yang buruk membuat perusahaan sulit untuk mengalokasikan dananya untuk pembayaran tepat waktu kepada supplier. Sistem pembayaran yang tidak terorganisir sering menyebabkan proses pembayaran terlambat, terutama dalam penanganan invoice yang memerlukan persetujuan dari beberapa pihak sebelum pembayaran. 

Baca Juga: Tempo Pendek Dari Supplier? Ini Cara Gampang Mengatasinya!

2. Sistem pembayaran yang tidak efisien

Proses invoicing yang masih manual atau berbasis kertas, tentunya memakan waktu dalam proses pembuatan template invoice, manajemen invoice, hingga penagihan. Selain itu, opsi pembayaran yang terbatas juga membuat sistem pembayaran tidak efisien.

Sebagai contoh, perusahaan logistik, J&T Cargo sebelumnya harus mengurus 5000-an invoice dari berbagai mitra bisnis perbulannya secara manual. Alhasil, prosesnya pun memakan waktu lama, mulai dari pembuatan invoice, pembayaran, sampai pengecekan transaksi. 

Kini, mereka telah mendigitalisasikan proses invoicing dengan membuat invoice elektronik di Paper.id. Selain itu, opsi pembayaran yang disediakan pun beragam yang memudahkan buyer, mulai dari kartu kredit, VA, QRIS, m-Banking, hingga melalui marketplace.

3. Kesalahan dan ketidaksesuaian invoice

Adanya kesalahan dalam rincian invoice, seperti jumlah, harga, atau ketentuan pembayaran, dapat menyebabkan keterlambatan pembayaran juga. Masalah umum lainnya adalah invoice yang diterima salah atau double yang pada akhirnya mengganggu proses pembayaran.

4. Kurangnya transparansi dan komunikasi

Kurangnya komunikasi antara kamu dan supplier mengenai kebutuhan, ketentuan pembayaran, hingga tanggal jatuh tempo dapat menghambat proses pembayaran ke supplier. Misalnya, tanpa informasi yang jelas tentang status pembayaran kamu, supplier tidak memiliki kepastian kapan mereka akan dibayar. Sehingga, bisa saja berdampak pada hubunganmu dengan supplier

Baca Juga: Daftar Supplier Tangan Pertama Langsung dari Pabrik Termurah di Tahun 2024

Cara Memaksimalkan Proses Pembayaran ke Supplier

Setelah mengetahui permasalahan umum yang kerap terjadi, ada cara untuk memaksimalkan proses pembayaran ke supplier agar operasional bisnismu semakin lancar. Berikut caranya:

1. Membuat ketentuan pembayaran yang jelas

Memaksimalkan proses pembayaran kepada supplier dapat kamu lakukan dengan membuat ketentuan pembayaran yang jelas. Bicarakan dengan supplier kamu tentang tanggal jatuh tempo, denda keterlambatan, rincian invoice, hingga metode pembayaran yang paling sesuai untuk bisnis mereka.

Kemudian, buat kontrak yang terperinci karena kontrak sangat penting untuk melindungi kedua bisnis. Kedua belah pihak harus meninjau dan menyepakati hasil, waktu, serta pembayaran yang telah ditentukan.

2. Negosiasikan syarat pembayaran

Tentukan juga jangka waktu pembayaran, misalnya 30 hari, dan apakah kamu bisa mendapatkan diskon jika membayar lebih awal pada invoice berikutnya. Kemudian, tetapkan metode pembayaran yang disetujui supplier, seperti cek, kartu kredit, virtual account, transfer bank, atau opsi pembayaran lainnya, untuk mempermudah proses pembayaran.

Contohnya, menggunakan Paper.id buyer bisa memilih berbagai opsi pembayaran yang mudah untuk membayar supplier, di antaranya kartu kredit, marketplace (Shopee, Blibli, Tokopedia), virtual account (BRI, BNI, Permata Bank, Mandiri), e-wallet (OVO), dan QRIS. 

3. Memantau dan mengaudit pembayaran

Gunakan sistem terpusat untuk memantau status semua pembayaranmu ke supplier, mulai dari penerimaan invoice hingga mengirim pembayaran. Ini membantu kamu dalam mengidentifikasi hambatan atau keterlambatan dalam proses pembayaran.

Di Paper.id, proses pengecekan pembayaran ini bisa dilakukan dengan jauh lebih mudah karena sudah ada rekonsiliasi otomatis yang langsung membantumu dalam proses transaksi. Jadi, tidak perlu cek secara manual lagi apakah pembayaran dari buyer sudah masuk atau belum. Secara praktis, kamu hanya tinggal melihat status pembayarannya saja via Paper.id.

Kemudian, jadwalkan pemeriksaan rutin untuk memastikan tidak adanya keterlambatan atau kelebihan pembayaran yang dikirim. Jika ada masalah, segera tangani dan bicarakan dengan supplier.

Baca Juga: 6 Tips Jitu Memilih Supplier Bisnis Restoran Agar Bahan Makanan Tetap Segar!

4. Membangun hubungan baik dengan supplier

Untuk meningkatkan proses pembayaran kepada supplier, penting untuk memiliki hubungan yang baik dengan mereka. Caranya, jaga komunikasi dengan supplier tentang kebutuhan, ketentuan, hingga masalah keterlambatan pembayaran. 

Dengan cara ini, kamu membangun kepercayaan dan hubungan yang baik dengan supplier. Hubungan yang baik dapat membantu memperlancar proses pembayaran, mengurangi potensi konflik, dan memastikan kerjasama yang lebih efektif dan efisien di masa depan. 

5. Otomatisasi pembayaran

Otomatisasi pembayaran adalah teknologi yang dapat dimanfaatkan oleh bisnis untuk menyederhanakan proses pembayaran kepada supplier mereka. Teknologi ini dapat mencakup semua pembayaran, termasuk transfer bank, cek, virtual account, hingga kartu kredit.

Kini, proses pembayaran tagihan atau invoice ke supplier bisa kamu otomatisasi dengan menggunakan Paper.id sebagai platform yang menyediakan solusi untuk membuat dan mengirim invoice secara digital, serta memudahkan pembayaran antar bisnis. 

Tunggu apalagi, download Paper.id yuk!