TRUVI Sederhanakan Transaksi Internasional dengan Paper Horizon

Menjalankan bisnis luxury travel dengan mayoritas perjalanan ke destinasi internasional membuat TRUVI harus berhadapan dengan berbagai kebutuhan transaksi lintas negara. Mulai dari pembayaran hotel, transportasi, cruise, hingga berbagai kebutuhan perjalanan lainnya.

Di balik layanan tersebut, ada proses finance yang perlu dikelola dengan cermat. Terlebih, sebagian transaksi dalam bisnis travel bersifat time-sensitive atau bahkan last minute.

Sebelum menggunakan Paper Horizon, proses transaksi internasional TRUVI secara keseluruhan bisa membutuhkan waktu sekitar 5–7 hari, termasuk correspondence dengan vendor hingga transaksi berhasil.

Kini, proses tersebut hingga dana diterima oleh vendor luar negeri rata-rata dapat diselesaikan dalam 1–2 hari. Bahkan, jika vendor dapat memberikan payment link dengan cepat, transaksi bisa selesai dalam waktu kurang dari 24 jam.

Lantas, seperti apa perjalanan TRUVI dalam menyederhanakan proses transaksi internasionalnya?

Mengenal TRUVI, Luxury Travel dan Lifestyle Concierge di Indonesia

TRUVI merupakan luxury lifestyle travel concierge pertama di Indonesia yang di-endorse oleh Forbes Travel Guide, sekaligus Virtuoso Member Agency pertama di Indonesia.

TRUVI melayani berbagai kebutuhan perjalanan klien, mulai dari individual booking seperti hotel, transportasi, activities, cruise, kereta, yacht, airport VIP meet & greet, hingga akses ke berbagai international events.

Untuk perjalanan yang lebih kompleks, TRUVI juga menawarkan tailor-made travel yang disesuaikan dengan kebutuhan masing-masing klien.

“Mayoritas perjalanan dan transaksi kami terkait dengan destinasi internasional,” ungkap Natalia Budiarti, Co-Founder TRUVI.

Selain menjalankan perannya sebagai Co-Founder, Natalia juga bertanggung jawab secara menyeluruh terhadap fungsi finance perusahaan. Tanggung jawab tersebut mencakup pengelolaan cash flow, pembayaran vendor, pengeluaran operasional, hingga memastikan proses transaksi perusahaan berjalan secara efisien.

Dengan mayoritas layanan melibatkan partner di luar negeri, salah satu aktivitas yang cukup sering dikelola adalah pembayaran kepada vendor internasional. Selain itu, terdapat pembayaran vendor domestik dan travel expenses ketika tim melakukan business trip ke luar negeri.

Ketika International Bank Transfer Membutuhkan Proses Lebih Panjang

Sebelum menggunakan Paper Horizon, sebagian besar pembayaran vendor TRUVI dilakukan melalui bank transfer dari rekening perusahaan.

Tantangannya semakin terasa ketika perusahaan perlu melakukan international bank transfer melalui bank lokal. Dalam prosesnya, tim perlu datang langsung ke cabang bank dan mengisi formulir transfer sebelum transaksi dapat diproses.

Di sisi lain, tim juga perlu meminta dan memverifikasi berbagai informasi dari vendor, seperti bank account number, beneficiary details, nama bank, hingga legal company name. Dalam beberapa kondisi, nama perusahaan yang digunakan vendor berbeda dengan nama legal yang terdaftar pada rekening bank sehingga proses verifikasi dapat membutuhkan beberapa kali komunikasi.

Setelah transfer berhasil diproses, dana pun tidak selalu langsung diterima oleh vendor. Tim TRUVI masih perlu menunggu dan melakukan follow-up setiap beberapa hari untuk memastikan status penerimaan dana.

Proses yang cukup panjang ini menjadi tantangan tersendiri karena kebutuhan transaksi di industri travel tidak selalu dapat diprediksi jauh-jauh hari.

“Di bisnis travel, cukup banyak transaksi yang sifatnya time-sensitive atau bahkan last minute,” jelas Natalia.

Dalam kondisi seperti ini, TRUVI terkadang harus menggunakan kartu kredit dengan limit besar karena nilai transaksi perusahaan juga bisa cukup signifikan.

Selain proses pembayaran, currency exchange rate dan international transfer fee turut menjadi perhatian. Untuk pembayaran dalam mata uang asing, tim juga perlu melakukan konversi nilai transaksi, misalnya dari USD ke IDR, agar dapat memperhitungkan nominal pembayaran dalam rupiah. 

Menurut Natalia, untuk transaksi dengan nominal besar dan frekuensi yang cukup tinggi, perbedaan exchange rate maupun biaya transfer dapat memberikan dampak yang cukup signifikan bagi perusahaan.

Travel Expenses Juga Masih Melibatkan Kartu dan Dana Pribadi

Tantangan lainnya muncul ketika tim TRUVI melakukan business trip ke luar negeri.

Sebelumnya, kebutuhan travel expenses masih sering dibayarkan menggunakan kartu kredit pribadi atau dana pribadi terlebih dahulu.

Setelah transaksi dilakukan, pengeluaran tersebut perlu dicatat kembali, dikonsolidasikan, kemudian diproses melalui sistem reimbursement dari rekening perusahaan.

Bagi tim finance, proses tersebut membuat administrasi dan pencatatan menjadi cukup panjang karena masih ada berbagai pekerjaan manual yang harus dilakukan.

Kondisi inilah yang kemudian mendorong TRUVI mencari alternatif untuk kebutuhan transaksi perusahaan.

Mencari Solusi yang Lebih Terintegrasi untuk Kebutuhan Transaksi

Natalia sebenarnya sudah cukup lama mengenal Paper melalui beberapa teman dan perusahaan lain di industri yang sama.

Ketika TRUVI sedang mencari alternatif dari vendor yang sebelumnya digunakan, perusahaan membutuhkan solusi yang lebih terintegrasi dan dapat menjadi semacam one-stop solution untuk kebutuhan transaksi perusahaan.

Dari situ, TRUVI kemudian menghubungi Paper dan mulai mengeksplorasi Paper Horizon.

Setelah melihat fitur dan kapabilitas yang tersedia, Natalia menilai Paper Horizon sudah lebih relevan dengan kebutuhan operasional TRUVI saat ini.

Salah satu fitur yang kemudian banyak digunakan adalah Paper Horizon, baik dalam bentuk virtual maupun physical card.

Virtual Card untuk Pembayaran Vendor Internasional

Dalam operasionalnya, TRUVI dapat menangani transaksi dengan nilai mencapai puluhan ribu USD atau EUR.

Karena itu, perusahaan membutuhkan metode pembayaran yang tidak hanya aman, tetapi juga dapat dilakukan dengan cepat.

Paper Horizon virtual card kemudian banyak digunakan TRUVI untuk pembayaran vendor internasional.

Dengan virtual card, sejumlah transaksi yang sebelumnya membutuhkan international bank transfer kini dapat dilakukan dengan lebih cepat ketika vendor menyediakan payment link.

Proses yang sebelumnya membutuhkan pengumpulan berbagai informasi rekening vendor pun menjadi lebih sederhana. TRUVI cukup meminta payment link dari vendor, kemudian transaksi dapat diselesaikan menggunakan Paper Horizon.

Perubahan tersebut turut mengurangi waktu dan effort yang sebelumnya dibutuhkan tim untuk correspondence dan administrasi transaksi.

Dari Sekitar 5–7 Hari Menjadi Rata-Rata 1–2 Hari

Bagi TRUVI, salah satu perubahan yang paling terasa setelah menggunakan Paper Horizon adalah waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan transaksi internasional.

Sebelumnya, proses international transfer melalui bank lokal, mulai dari correspondence dengan vendor hingga transaksi berhasil, dapat memakan waktu sekitar 5–7 hari

Sekarang, rata-rata proses tersebut dapat diselesaikan dalam 1–2 hari.

Bahkan, apabila vendor dapat memberikan payment link dengan cepat, transaksi dapat selesai dalam waktu kurang dari 24 jam.

Penghematan waktu ini membantu TRUVI mengurangi waktu yang sebelumnya digunakan untuk follow-up dan administrasi transaksi.

Bagi Natalia, waktu tersebut kini dapat dialokasikan untuk pekerjaan lain yang memberikan value lebih besar bagi bisnis.

Physical Card Membantu Pengelolaan Travel Expenses

Selain virtual card, TRUVI juga menggunakan Paper Horizon physical card untuk kebutuhan travel expenses ketika tim melakukan business trip ke luar negeri.

Dengan physical card Paper Horizon yang didukung jaringan Visa, TRUVI dapat melakukan pembayaran di berbagai negara dengan lebih fleksibel tanpa terlalu khawatir terhadap fluktuasi exchange rate hingga settlement.

Dari sisi administrasi, pencatatan transaksi dan penyimpanan receipt juga dapat dilakukan secara online dengan cepat.

Hal ini membantu TRUVI mengelola kebutuhan pengeluaran selama perjalanan tanpa harus selalu mengandalkan kartu kredit atau dana pribadi terlebih dahulu seperti sebelumnya.

Exchange Rate dan Biaya Transaksi yang Turut Menjadi Pertimbangan

Selain waktu dan administrasi, biaya menjadi salah satu aspek yang dirasakan TRUVI setelah menggunakan Paper Horizon.

Menurut Natalia, biaya transaksi untuk penggunaan virtual card relatif rendah dan exchange rate yang diperoleh TRUVI juga kompetitif. Sebagai catatan, kurs yang digunakan mengikuti exchange rate dari bank penerbit kartu Paper Horizon.

Hal ini menjadi relevan mengingat volume dan nominal transaksi internasional TRUVI cukup besar.

Dalam kondisi tersebut, perbedaan kecil pada exchange rate maupun transaction fee dapat memberikan dampak yang cukup signifikan terhadap perusahaan.

Efisiensi tersebut membantu TRUVI menghemat biaya transaksi sekaligus memberikan ruang bagi perusahaan untuk mendapatkan margin yang lebih baik dari transaksi yang dilakukan untuk klien.

70–80% Transaksi TRUVI Kini Dilakukan Melalui Paper Horizon

Seiring dengan semakin banyaknya kebutuhan pembayaran yang dapat dialihkan ke Paper Horizon, penggunaannya dalam operasional TRUVI pun terus meningkat.

Saat ini, Natalia memperkirakan sekitar 70–80% transaksi perusahaan sudah dilakukan melalui Paper Horizon.

Porsinya pun terus meningkat seiring semakin banyak kebutuhan pembayaran yang dapat TRUVI pindahkan ke platform tersebut.

Bagi Natalia, manfaat Paper Horizon tidak hanya terletak pada proses pembayaran.

“Bagi kami, Paper Horizon bukan hanya membantu dari sisi pembayaran, tetapi juga dari sisi efisiensi waktu, biaya, dan administrasi finance secara keseluruhan,” ungkapnya.

Natalia juga melihat potensi dari semakin terintegrasinya berbagai kebutuhan finance perusahaan dalam satu ecosystem.

Ke depannya, salah satu pengembangan yang ia harapkan adalah payroll system yang dapat membantu perusahaan melakukan salary disbursement sekaligus mengintegrasikan pelaporan dan pembayaran pajak penghasilan karyawan serta pembayaran BPJS.

Menurutnya, solusi seperti ini dapat memberikan dampak yang cukup besar bagi small dan medium enterprise karena semakin banyak proses finance dan administrasi yang dapat dikelola melalui satu ecosystem.

Menyederhanakan Pengelolaan Transaksi Bisnis Bersama Paper Horizon

Bagi Finance Manager maupun business owner dengan banyak transaksi internasional, Natalia merekomendasikan untuk mengeksplorasi Paper Horizon.

Menurutnya, semakin banyak kebutuhan transaksi dan pengelolaan keuangan yang dapat dikonsolidasikan dalam satu platform, semakin sederhana pula proses operasional perusahaan ke depannya.

Pengalaman TRUVI menunjukkan bagaimana perubahan dalam proses pembayaran dapat membantu tim finance mengurangi waktu yang sebelumnya digunakan untuk follow-up dan administrasi transaksi.

Dengan Corporate Card Paper Horizon, TRUVI kini dapat menggunakan virtual card untuk berbagai pembayaran vendor internasional serta physical card untuk kebutuhan travel expenses.

Hasilnya, proses transaksi internasional yang sebelumnya secara keseluruhan bisa membutuhkan sekitar 5–7 hari kini rata-rata dapat diselesaikan dalam 1–2 hari, sementara sekitar 70–80% transaksi perusahaan telah dilakukan melalui Paper Horizon.

Sederhanakan Transaksi Internasional dan Pengeluaran Bisnis Travel

Bisnis travel seperti TRUVI perlu melakukan berbagai pembayaran lintas negara, mulai dari hotel, transportasi, hingga partner dan kebutuhan perjalanan lainnya. Sebagai solusi bisnis untuk industri tour dan travel, Paper Indonesia membantu bisnis mengelola transaksi internasional sekaligus pengeluaran perusahaan dengan lebih terkontrol melalui Paper Horizon.

Dengan Paper Horizon, Anda bisa:

• Bayar vendor internasional dengan corporate card.
• Gunakan kartu fisik dan virtual berlogo Visa untuk transaksi bisnis.
• Atur limit pengeluaran per tim atau kartu.
• Pantau transaksi secara real-time dalam satu dashboard.
• Upload bukti transaksi dan lakukan approval untuk mempermudah pengecekan.
• Rekonsiliasi pengeluaran dengan lebih cepat.
• Pisahkan pengeluaran bisnis dari kartu pribadi.

Dengan pengelolaan transaksi internasional dan pengeluaran yang lebih terpusat, bisnis travel dapat mengurangi proses manual sekaligus memiliki kontrol yang lebih baik terhadap cash flow perusahaan.

Sederhanakan transaksi internasional dan kelola pengeluaran bisnis travel Anda bersama Paper.