Mengelola bisnis F&B dengan ratusan toko tentu bukan perkara mudah. Selain memastikan operasional setiap toko berjalan lancar, tim Finance juga perlu mengontrol uang masuk, pembayaran supplier, hingga pengeluaran dari berbagai divisi.
Hal ini juga dirasakan oleh PT Inspirasi Bisnis Nusantara, perusahaan yang menaungi HAUS! Indonesia dan Mecca Fried Chicken.
Dengan sekitar 200 toko di Pulau Jawa, 2.000 armada sepeda keliling HAUS!, dan 2 toko Mecca Fried Chicken, volume transaksi yang perlu dikelola pun semakin beragam.
Lantas, bagaimana tim HAUS! mengelola pembayaran supplier dan pengeluaran dari berbagai divisi agar tetap lebih terkontrol?
Mengenal HAUS! Indonesia
PT Inspirasi Bisnis Nusantara merupakan perusahaan yang menaungi HAUS! Indonesia dan Mecca Fried Chicken.
HAUS! sendiri kini telah memiliki sekitar 200 toko yang tersebar di Pulau Jawa. Selain toko, bisnis ini juga didukung sekitar 2.000 armada sepeda keliling HAUS! dan dua toko Mecca Fried Chicken.
Dengan skala bisnis yang terus berkembang, pengelolaan keuangan menjadi salah satu hal yang perlu mendapat perhatian lebih.
Bagi Yonatan Augustin, Chief Finance Officer PT Inspirasi Bisnis Nusantara, salah satu tantangan terbesar dalam mengelola bisnis F&B dengan banyak toko adalah kontrol pengeluaran dan pemasukan.
Banyak Channel Transaksi, Rekonsiliasi Jadi Tantangan
Dalam bisnis F&B, pemasukan tidak hanya berasal dari pelanggan yang datang langsung ke toko.
HAUS! juga menerima transaksi melalui berbagai online aggregator seperti Gojek, Grab, Shopee, hingga TikTok. Masing-masing channel memiliki pencatatan transaksi yang berbeda sehingga semuanya perlu direkonsiliasi setiap hari dengan POS.
Belum lagi pengeluaran kecil yang muncul di setiap toko.
“Uang masuk itu kita harus rekonsiliasi setiap hari. Dan channel-nya banyak,” jelas Yonatan.
Kondisi ini membuat tim Finance perlu memastikan setiap transaksi masuk dan keluar tercatat dengan baik. Apalagi untuk bisnis dengan banyak outlet, semakin banyak transaksi yang perlu dicek, semakin besar pula waktu yang dibutuhkan untuk melakukan kontrol.
PaperPay Out Bantu HAUS! Atur Pembayaran Supplier
Yonatan pertama kali mengenal Paper dari media sosial dan rekomendasi teman. Saat itu, fitur yang menarik perhatiannya adalah PaperPay Out.
Melalui PaperPay Out, HAUS! dapat melakukan pembayaran invoice kepada supplier menggunakan beberapa metode pembayaran, termasuk kartu kredit.
Bagi bisnis F&B, opsi ini membantu HAUS! mengatur cash flow dengan lebih fleksibel.
Umumnya, supplier memberikan tempo pembayaran sekitar 14–30 hari. Dengan menggunakan PaperPay Out dan kartu kredit, HAUS! bisa mendapatkan tambahan waktu sekitar 30–45 hari dari jatuh tempo kartu kredit.
“Ini cukup membantu untuk kita, terutama di bidang F&B, karena kita bisa planning cash flow kita dengan lebih baik.”
Dengan tambahan fleksibilitas tersebut, HAUS! tetap bisa memenuhi komitmen pembayaran kepada supplier sekaligus memiliki ruang lebih untuk mengatur cash flow bisnis.
Lebih Mudah Kontrol Pengeluaran Setiap Divisi dengan Paper Horizon
Tidak hanya pembayaran supplier, pengeluaran dari berbagai divisi juga perlu dikontrol.
Untuk kebutuhan tersebut, HAUS! memanfaatkan Paper Horizon.
Dengan Paper Horizon, tim dapat mengatur budget untuk setiap kebutuhan pengeluaran yang telah melalui proses approval internal.
Misalnya, tim IT diberikan budget tertentu untuk satu bulan. Jika ada pengeluaran yang melebihi budget tersebut, akan diperlukan approval tambahan. Sistem yang sama juga diterapkan untuk divisi marketing, procurement, finance, dan divisi lainnya.
Hasilnya, setiap divisi memiliki batas pengeluaran yang lebih jelas dan tim Finance dapat memiliki kontrol lebih baik terhadap penggunaan budget.
Dokumentasi Pengeluaran Jadi Lebih Rapi
Sebelumnya, proses settlement untuk advance payment atau uang muka juga menjadi salah satu tantangan.
Settlement terkadang membutuhkan waktu cukup lama dan dokumen pendukung yang diberikan kepada Finance belum lengkap.
Dengan Corporate Card Paper Horizon, setiap tim dapat melampirkan bukti transaksi melalui aplikasi Paper, dengan fitur approval yang membantu tim finance melakukan pengecekan dan rekonsiliasi pengeluaran dengan lebih mudah.
Jadi, selain mengontrol budget, dokumentasi pengeluaran juga bisa lebih rapi dan mudah dilacak.
Digitalisasi Jadi Langkah Berikutnya untuk HAUS!
Bagi Yonatan, digitalisasi bukan lagi sesuatu yang bisa ditunda.
“Menurut saya digitalisasi itu sesuatu yang tidak bisa dihindarkan. Itu sangat penting.”
HAUS! pun terus melakukan digitalisasi untuk mengurangi proses manual yang masih dilakukan oleh tim Finance.
Bahkan, tim HAUS! saat ini juga sedang berdiskusi dengan Paper mengenai digitalisasi proses invoicing dan penagihan dari supplier agar proses yang sebelumnya dilakukan secara manual dapat semakin diminimalkan.
Bagi bisnis yang terus berkembang, digitalisasi dapat membantu proses keuangan menjadi lebih terstruktur sekaligus membuat pekerjaan tim lebih praktis.
Dari Pembayaran Supplier hingga Kontrol Pengeluaran, Semua Lebih Teratur
Bagi bisnis F&B dengan banyak outlet, mengelola transaksi bukan hanya soal memastikan pembayaran dilakukan tepat waktu.
Ada cash flow yang perlu direncanakan, pembayaran supplier yang harus dipenuhi, budget setiap divisi yang perlu dikontrol, hingga bukti transaksi yang harus terdokumentasi dengan baik.
Paper membantu HAUS! mengelola beberapa kebutuhan tersebut melalui PaperPay Out dan Paper Horizon.
Menurut Yonatan, ada dua hal yang paling terasa dari penggunaan Paper: memperpanjang term payment dan membuat dokumentasi menjadi lebih rapi karena semuanya tersedia di aplikasi.
Ketika diminta menggambarkan Paper dalam tiga kata, Yonatan menjawab:
“Paper: flexible, efisien, terpercaya.”
Kelola Cash Flow dan Pengeluaran Bisnis F&B Lebih Teratur
Bisnis F&B memiliki arus transaksi yang tinggi, mulai dari pembelian bahan baku, pembayaran supplier, biaya operasional outlet, hingga pengeluaran untuk marketing dan subscription. Sebagai solusi bisnis untuk industri F&B, Paper membantu Anda mengelola pembayaran dan pengeluaran dalam satu platform agar cash flow lebih mudah dipantau.
Dengan Paper, Anda bisa:
- Bayar supplier dan kebutuhan operasional bisnis dengan lebih praktis dalam satu platform.
- Gunakan kartu kredit untuk pembayaran bisnis dan dapatkan tambahan tempo pembayaran untuk menjaga cash flow.
- Kelola pengeluaran dengan Paper Horizon melalui corporate card untuk kebutuhan setiap tim atau outlet.
- Atur limit pengeluaran agar penggunaan budget lebih terkontrol.
- Pantau transaksi secara real-time tanpa menunggu rekap manual dari masing-masing tim.
- Lengkapi transaksi dengan bukti pengeluaran dan approval untuk memudahkan pengecekan oleh tim finance.
- Lakukan rekonsiliasi transaksi lebih efisien sehingga pencatatan pengeluaran lebih rapi.
Dengan pengelolaan transaksi yang lebih terpusat, bisnis F&B dapat menjaga cash flow tetap sehat sekaligus memberikan kontrol yang lebih baik terhadap pengeluaran perusahaan.
Kelola cash flow dan pengeluaran bisnis F&B Anda lebih teratur bersama Paper.
