Dalam bisnis berbasis proyek, menunggu pembayaran hingga pekerjaan selesai seringkali menjadi tantangan besar bagi arus kas. Di sinilah konsep progress invoice menjadi solusi, karena memungkinkan bisnis menerima pembayaran secara bertahap sesuai perkembangan pekerjaan.
Namun, bagaimana cara kerja invoice ini dan kapan sebaiknya digunakan? Artikel ini akan membahasnya secara lengkap untuk membantu Anda mengelola penagihan dengan lebih efektif.
Apa itu Progress Invoice?
Progress invoicing, yang juga dikenal progressive billing, adalah metode penagihan bertahap di mana bisnis menagih pelanggan secara berkala selama proyek berlangsung. Alih-alih menagih seluruh biaya di akhir, total biaya dibagi menjadi beberapa invoice berdasarkan persentase kumulatif pekerjaan yang diselesaikan.
Penerapan dalam Bisnis Berbasis Proyek
Dalam praktiknya, jenis invoice ini digunakan di berbagai industri seperti konstruksi, pengembangan software, jasa desain, hingga konsultasi. Metode ini digunakan tidak hanya karena memungkinkan penagihan dilakukan secara bertahap sesuai perkembangan pekerjaan.
Invoice ini juga bisa membantu menjaga arus kas tetap stabil, terutama pada proyek jangka panjang yang membutuhkan biaya operasional berkelanjutan. Berikut ini beberapa fungsinya.
- Menjaga stabilitas arus kas (cash flow) dengan memastikan bisnis menerima pembayaran secara bertahap tanpa harus menunggu proyek selesai.
- Mendukung kelangsungan proyek karena adanya pemasukan di setiap tahap untuk membiayai pekerjaan berikutnya.
- Meningkatkan kontrol dan akurasi biaya melalui evaluasi rutin terhadap progres dan anggaran.
- Meningkatkan transparansi dan kepercayaan klien karena setiap penagihan disertai perkembangan pekerjaan.
- Mempermudah pengelolaan anggaran dan pelaporan karena pemasukan dan pengeluaran dapat dipantau per tahap proyek.
- Mengurangi risiko kerugian finansial jika proyek terhenti sebelum selesai.
Contoh Skema Progress Invoice
Agar lebih memahami metode invoice ini, berikut adalah beberapa contoh skema perhitungan yang umum digunakan pada bisnis berbasis proyek.
1. Proyek Konstruksi
PT Konstruksi Jaya mendapatkan proyek pembangunan gudang dengan total nilai Rp5.000.000.000,00. Dalam kontrak, disepakati bahwa penagihan dilakukan setiap akhir bulan berdasarkan progres pekerjaan yang telah diselesaikan.
Untuk mempermudah perhitungan, proyek dibagi ke beberapa tahap pekerjaan, yaitu persiapan (10%), fondasi (20%), struktur (30%), atap dan dinding (25%), serta finishing (15%).
Pada akhir bulan pertama, dilakukan pengecekan di lapangan. Hasilnya, pekerjaan persiapan sudah selesai 100% dan pekerjaan fondasi sudah 50%. Artinya, total progres proyek adalah:
- 10% dari pekerjaan persiapan.
- 10% dari pekerjaan fondasi (50% dari 20%).
Dari progres tersebut, nilai pekerjaan yang sudah selesai adalah 20% dari Rp5.000.000.000, yaitu Rp1.000.000.000. Jadi, jumlah tagihan pada bulan pertama adalah Rp1.000.000.000. Proses ini akan terus berlanjut setiap bulan hingga proyek selesai 100%.
2. Proyek Website
Sebuah agensi digital, PT Digital Kreatif, mendapatkan proyek pembuatan website perusahaan dengan total nilai Rp30.000.000,00. Dalam kontrak, disepakati bahwa penagihan dilakukan setiap bulan berdasarkan progres pekerjaan yang telah diselesaikan.
Proyek ini dibagi ke dalam beberapa tahap, yaitu perencanaan (20%), desain UI/UX (30%), development (30%), dan finalisasi (20%). Pada akhir bulan pertama, tahap perencanaan selesai 100% (20%), sehingga nilai yang ditagihkan adalah Rp6.000.000,00.
Pada akhir bulan kedua, progres bertambah dengan desain UI/UX yang baru mencapai 70% dari total 30%. Artinya, tambahan progres sebesar 21% (70% × 30%), sehingga total progres menjadi 41%.
Nilai kumulatif pekerjaan adalah 41% dari Rp30.000.000, yaitu Rp12.300.000. Karena sebelumnya sudah ditagihkan Rp6.000.000, maka tagihan bulan kedua adalah Rp6.300.000. Proses terus berlanjut hingga proyek selesai.
Perbedaan Progress Invoice, Invoice Biasa, dan Milestone Billing
Progress invoicing memiliki perbedaan dengan invoice biasa dan milestone billing, terutama dalam cara dan waktu penagihan. Berikut ini uraiannya.
| Aspek | Progress Invoice | Invoice Biasa | Milestone Billing |
| Dasar Penagihan | Persentase kumulatif pekerjaan yang diselesaikan (misalnya progres 20%, 40%, 60%, dan 100%) | Total pekerjaan setelah selesai sepenuhnya | Pencapaian tahapan tertentu (misalnya saat desain disetujui atau prototipe selesai) |
| Waktu Penagihan | Dilakukan secara berkala (misalnya per bulan) | Di akhir proyek dalam satu kali penagihan | Setiap tahapan (milestone) selesai |
| Cara Perhitungan | Berdasarkan persentase progres dari waktu ke waktu | Berdasarkan total nilai proyek | Berdasarkan nilai yang sudah ditentukan di setiap tahap |
| Hubungan dengan Progres | Mengikuti perkembangan pekerjaan secara detail | Tidak terkait progres (hanya melihat hasil akhir) | Berdasarkan hasil tiap tahap, bukan progres keseluruhan |
| Frekuensi Pembayaran | Bertahap dan berkelanjutan | Sekali bayar | Bertahap sesuai jumlah tahapan |
| Contoh Penggunaan | Proyek konstruksi, pengembangan sistem jangka panjang | Pembelian barang atau jasa sekali selesai | Proyek konstruksi, software, atau proyek dengan fase kerja yang jelas |
| Kelebihan Utama | Membantu menjaga cash flow tetap stabil | Sederhana dan mudah digunakan | Pembayaran lebih terkontrol karena terkait hasil tiap tahapan |
| Kekurangan | Membutuhkan monitoring progres yang detail | Risiko keterlambatan pembayaran lebih tinggi | Perlu kesepakatan tahap yang jelas di awal |
Sudah Siap Kelola Cash Flow Proyek Bersama Paper
Progress invoice merupakan strategi efektif untuk menjaga cash flow proyek tetap aman karena memungkinkan penagihan dilakukan secara bertahap sesuai progres pekerjaan. Dengan sistem ini, bisnis dapat menjaga stabilitas keuangan, meningkatkan transparansi, dan mengurangi risiko finansial selama proyek berjalan.
Untuk mempermudah penerapannya, Paper hadir sebagai aplikasi pembayaran bisnis konstruksi yang terintegrasi dengan 30+ opsi pembayaran digital dan rekonsiliasi otomatis, membantu mempercepat proses penagihan invoice, minimalisir kesalahan manual, serta meningkatkan arus kas bisnis. Jangan biarkan proses penagihan manual menghambat pertumbuhan bisnismu.
Proyek tetap jalan tanpa drama pembayaran terlambat. Optimalkan cash flow proyek konstruksi dengan invoice digital, pembayaran invoice proyek dan tempo tambahan dalam satu platform.
Daftar sekarang dan mulai digitalisasi bisnis sekarang!
