Proses dan Jenis-Jenis Rekonsiliasi Pembayaran Untuk Bisnis Anda

Rekonsiliasi pembayaran adalah proses membandingkan laporan bank dengan catatan keuangan perusahaan Anda untuk memastikan jumlahnya cocok atau sesuai antara satu sama lain. Untuk perusahaan kecil di mana klien dan arus kas mereka berasal dari sumber dan bank yang lebih sedikit, rekonsiliasi mungkin cukup mudah. Namun, dalam skala perusahaan besar arus kas masuk dan keluar menjadi lebih beragam, proses ini bisa saja meningkatkan kemungkinan terjadinya kesalahan. Oleh karena itu, banyak metode otomatis yang disarankan untuk meringankan proses tersebut.

Untuk memahami proses rekonsiliasi pembayaran langkah demi langkah, sejarah singkat serta pentingnya memeriksa seluruh pembayaran, tantangan, dan seberapa dalam pendekatan berbasis pembelajaran dapat membantu mengotomatiskan dan mempercepat bagian dari proses secara efisien, berikut ini merupakan hal-hal penting untuk diketahui seperti:

Jenis-jenis rekonsiliasi pembayaran

Kebutuhan rekonsiliasi dapat bervariasi dari individu (kebutuhan pribadi) hingga perusahaan besar. Mari kita lihat dua jenis utama rekonsiliasi baik pribadi maupun bisnis.

Baca juga: Bagaimana credit card mempermudah proses pembayaran bisnis Anda

Rekonsiliasi personal

Rekonsiliasi pribadi adalah proses membandingkan laporan rekening pribadi dengan penerimaan. Dengan demikian, ini memungkinkan untuk menyelidiki dan menemukan setiap kali selisih atau masalah terjadi.

Selain itu, metode tersebut juga akan memastikan bahwa transaksi keuangan individu tidak mengandung kesalahan. Meskipun rekonsiliasi pribadi adalah tugas yang cukup sederhana yang dilakukan setiap hari akan tetapi prosesnya memang dapat dipercepat dengan metode otomatis.

Seperti halnya dengan teknologi terbaru yang telah mengembangkan aplikasi seluler yang memungkinkan pengguna untuk memindai tanda terima dan secara otomatis melakukan ekstraksi data dan perekaman pada produk dan harga yang sesuai. Dengan hal tersebut seseorang dapat dengan mudah melakukan rekonsiliasi tingkat atas dalam sekejap mata.

Rekonsiliasi untuk bisnis

Rekonsiliasi bisnis di sisi lain, adalah tugas yang jauh lebih besar dan lebih kompleks. Perusahaan harus berkonsultasi di setiap sektor terhadap semua catatan pembelian untuk mencegah arus kas yang tidak diinginkan.

Skala transfer semacam itu jauh lebih besar dan mungkin melalui banyak akun sehingga prosesnya lebih berisiko dan sulit diatur. Oleh karena itu, proses rekonsiliasi jauh lebih sulit untuk ditangani dan memerlukan beberapa langkah sebelum akhirnya hasilnya keluar. Rekonsiliasi ini biasanya dilakukan baik bulanan atau triwulanan dan sering dibantu oleh pihak ketiga lainnya seperti kantor akuntan.

Selain memastikan bahwa pendapatan dan biaya saat ini dicatat dalam perusahaan, rekonsiliasi bisnis juga sangat penting untuk pajak. Pajak perusahaan didasarkan pada beberapa faktor penting seperti aset dan penjualan yang hanya akan akurat jika rekonsiliasi dilakukan dengan benar untuk memastikan kebenaran pajak yang dikenakan.

Perlunya rekonsiliasi pembayaran

Rekonsiliasi pembayaran sangat penting bagi perusahaan mana pun, baik besar atau kecil, karena ini merupakan peluang untuk melakukan analisis apa pun guna mengumpulkan wawasan dan mendeteksi aktivitas penipuan apa pun. Proses seperti itu harus diulang beberapa kali dan dalam setahun biasanya setiap bulan.

Terkadang, proses rekonsiliasi kerap memakan waktu lama, karena tim finance perlu mencocokkan data dan transaksi satu-persatu. Hal ini kerap merepotkan, apalagi jika mengelola banyak dokumen dalam satu proses pembayaran. Praktis, perusahaan Anda bisa menerima pembayaran lebih cepat.  Untuk mempercepat penerimaan pembayaran, Anda bisa menggunakan Paper.id, karena rekonsiliasi pembayaran berjalan otomatis, Anda tidak perlu repot-repot mencocokkan dokumen dan status pembayaran bisa dilihat secara real-time. Gunakan Paper.id sekarang dan permudah transaksi bisnis Anda, daftarkan diri Anda disini GRATIS.

Perencanaan Bisnis dan Keuangan

Setelah proses rekonsiliasi yang tepat, catatan ini juga dapat digunakan untuk perencanaan keuangan lebih lanjut. Pembelian atau biaya yang terlalu besar dapat dikurangi dan pada transaksi yang memerlukan biaya yang jauh lebih tinggi dapat diselidiki untuk mengurangi biaya yang tidak perlu.

Proses Rekonsiliasi Pembayaran

Dalam proses rekonsiliasi pembayaran dapat dibagi menjadi seperti ekstraksi data dokumen, pencocokan, rekonsiliasi dan finalisasi.

  • Ekstraksi Data Dokumen
    Ini adalah tahap pertama dalam melakukan rekonsiliasi pembayaran yang merupakan proses pengambilan laporan bank dan data dokumen. Disinilah pemeriksaan secara garis besar total di seluruh laporan bank dilakukan. Setiap perbedaan yang nyata dapat dicatat di sini untuk penyelidikan lebih lanjut di tahap selanjutnya.
  • Pencocokan
    Tahap kedua dari rekonsiliasi adalah proses pencocokan, yang pada dasarnya adalah proses membandingkan pernyataan pada tingkat transaksi. Untuk transaksi yang jelas cocok, mereka akan dihapus dari database rekonsiliasi. Sedangkan untuk setiap ketidaksesuaian kemudian akan dikirim ke tahap rekonsiliasi.
  • Rekonsiliasi dan Finalisasi
    Ini adalah tahap utama penyelidikan item rekonsiliasi. Setiap kesalahan akan dilaporkan ke perusahaan atau individu untuk diperbaiki dan diikuti dengan ulasan dan persetujuan. Setelah semua pekerjaan diperiksa dan kesalahan diperbaiki, hal selanjutnya yang dapat dilakukan yaitu memperbarui daftar periksa dan entri yang sesuai.

Baca juga: 5 alasan kenapa kartu kredit mempermudah proses pembayaran bisnis Anda

Dokumen yang Terlibat

Untuk perusahaan besar, banyak dokumen yang terlibat untuk melakukan rekonsiliasi. Laporan bank, kwitansi, faktur, serta semua dokumen penagihan diperlukan untuk pemeriksaan silang terperinci untuk pembukuan.

Rekonsiliasi Internal dan Eksternal

Ketika terjadi kesalahan, penting juga bagi perusahaan untuk mengetahui apakah kesalahan itu berasal dari internal atau dari pihak bank. Oleh karena itu memilih dan menggabungkan beberapa program dan pendekatan otomatis penting untuk memastikan proses berjalan dengan lancar.

 

(Visited 93 times, 1 visits today)