Jika dilihat sepintas saja, mengirimkan invoice email tampak seperti hal yang sepele. Namun, apakah kamu yakin bisa mengirimkan invoice email menggunakan transactional email secara tepat ke semua customer dan mendapatkan pelunasan yang mudah? Jika jawabanmu adalah tidak atau kamu ragu untuk menjawabnya, percayalah bahwa artikel ini dibuat khusus untukmu!

Invoice email adalah salah satu jenis transactional email yang dikirimkan oleh pelaku bisnis dan diterima oleh konsumen yang belum melakukan proses pembayaran terhadap produk atau jasa yang telah mereka pesan sebelumnya. Invoice email biasanya berisi data keterangan mengenai konsumen, detail produk jasa atau barang, harga, tanggal pemesanan, dan tanggal jatuh tempo. Pihak toko atau perusahaan umumnya menyertakan nomor rekening agar konsumen bisa melakukan pembayaran secara lebih mudah.

Adapun dalam hal ini, email dipilih sebagai channel penagihan invoice menimbang sifatnya yang sangat personal. Melalui email, kamu bisa menargetkan audiens yang tepat untuk setiap invoice secara langsung. Lebih unggulnya lagi, kamu bisa melakukan otomatisasi yang menjadikan email dapat dikirim pada jangka waktu yang telah ditentukan setelah customer melakukan pemesanan.

Nah, masalahnya, ketika kamu mulai berurusan dengan jutaan database customer (termasuk identitas dan aktivitas), kamu akan tersesat dan tidak dapat lagi memeriksa setiap kesalahan yang mungkin terjadi. Lalu, bagaimana tipsnya agar invoice email yang kamu kirimkan selalu relevan dan bisa dipertanggungjawabkan? Hanya ada 3 hal: Sistem, Data, Service.

1. Data

Ketika membicarakan pengiriman invoice yang volume dan frekuensinya bisa sangat tinggi, kamu harus membayangkan jutaan data melayang di kepalamu. Bagaimanapun, data-data itulah yang menjadi acuanmu dalam pekerjaan ini. Data identitas customer (seperti nama akun dan alamat email), data aktivitas customer (seperti konfirmasi pemesanan, pembatalan, dan penggantian), data invoice itu sendiri (meliputi jenis produk, jumlah, hingga total tagihan setelah ditambah pajak atau dikurangi diskon).

Selain harus memiliki semua data tersebut, kamu juga harus bisa memastikan akurasi setiap data yang ada. Untuk itu, poin berikutnya muncul, yaitu sistem pengolahan data.

Baca juga: Cara Menggunakan Email Marketing untuk B2B

2. Sistem

Kami tidak akan meragukanmu jika kamu mengatakan dapat mengelola 100 data secara manual melalui Excel. Namun, bagaimana dengan jutaan hingga miliaran data yang terus berubah setiap harinya? Kamu sebaiknya tidak berpikir untuk tetap bertahan dengan cara-cara manual.

Pada tahap ini, yang kamu butuhkan adalah sistem yang terintegrasi dengan baik. Kamu perlu sebuah platform penyimpanan dan pengelolaan data yang dapat menyortir data-data secara tepat dan akurat. Pasalnya, kamu tidak selalu butuh menggunakan semua data. Pada pengiriman invoice email saja misalnya, kamu tidak akan memerlukan data produk yang ditinggalkan customer di keranjang belanjanya.

Kamu juga harus memastikan bahwa pengolah data yang kamu gunakan dapat diintegrasikan langsung ke sistem transactional email. Untuk itu, kamu harus bisa merdeka dari sistem terlebih dahulu sebelum akhirnya memilih layanan yang hendak kamu gunakan untuk mengotomatiskan pengiriman invoice email-mu.

3. Service

Berada di urutan ketiga, bukan berarti layanan yang kamu pilih menjadi kurang penting. Nyatanya, ada banyak kasus di mana sebuah bisnis kehilangan customer-nya karena pengiriman invoice email yang gagal, seperti terlambat dikirim, detail informasi yang tidak akurat, sampai yang sangat parah ketika invoice tidak pernah masuk ke inbox customer. Kesalahan-kesalahan yang mengarah pada kerugian bisnis itu dapat kamu hindari jika kamu mau lebih berhati-hati dalam memilih layanan pengiriman email. Seperti yang telah kami sebutkan sebelumnya, artikel ini memang dibuat khusus untukmu. Maka dari itu, kami juga akan menyertakan tips memilih layanan transactional email yang tepat untuk pengiriman invoice-mu.

  • Reputation. Pilih layanan transactional email API dengan jaminan reputasi IP dan domain yang baik. Kamu bisa mengupayakannya dengan memilih layanan yang memberikanmu dedicated server dan tim pendukung untuk monitoring IP dan domain secara reguler.
  • Capacity. Kapasitas pengiriman yang dapat ditampung oleh sebuah layanan akan menjadi faktor paling krusial yang harus kamu pertimbangkan ketika memilih transactional email service. Kamu tentu tidak mau salah satu customer-mu tidak menerima invoice email mereka karena kapasitas pengiriman yang sudah penuh.
  • Security. Ingat selalu bahwa pengiriman invoice email selalu melibatkan data-data sensitif milik customer. Mau tidak mau kamu harus dan hanya boleh menggunakan layanan pengiriman email yang terjamin keamanannya. Ini biasanya dibuktikan dengan sertifikasi ISO, NDA, dan yang tak kalah penting sebaiknya pilih yang memiliki local infrastructure.
  • Accuracy. Bukan salah customer jika mereka tidak jadi melanjutkan transaksi karena kamu terlambat mengirimkan invoice email. Oleh karena itu, akurasi sistem automasi menjadi penting untuk kamu perhatikan. Pastikan bahwa layanan email kamu bisa mengirimkan semua email secara tepat waktu ke inbox pengguna.
  • Features. Pada kasus yang kami sebutkan sebelumnya, di mana customer meninggalkan bisnis karena invoice tidak masuk, kamu bisa mengantisipasinya dengan bukti riwayat pengiriman yang tertera di activity log. Dengan backup ini, kamu bisa membuka peluang, bahwa mungkin masalahnya ada di kotak masuk customer. Untuk itu, pastikan layanan yang kamu pilih punya fitur yang lengkap.

So, dengan 3 hal ini ditangani dengan baik, seharusnya kamu tidak perlu mengalami masalah-masalah yang tidak perlu lagi dalam pengiriman invoice email kamu. Sedikit tambahan tips lagi, jika setelah semua ini customer masih tidak memberikan respons dan melunasi tagihannya, kamu bisa mengirimkan follow-up email.

Di bawah ini kami juga menyertakan contoh template invoice email yang dapat kamu pakai dalam pengiriman emailmu.

Subject: Invoice #1234

Body:

Kepada Yth.

[Nama Customer]

[Alamat Customer]

Terima kasih telah melakukan transaksi dengan [Nama Bisnis].

Invoice ini adalah bukti pembelian produk atau jasa Anda dari [Nama Bisnis].

**Informasi Pembayaran**

*Nomor invoice: 1234

*Tanggal: 20 Juli 2023

*Nama Customer: [Nama Customer]

*Detail produk atau jasa (nama, jumlah, harga):

*Total: [Total]

*Tanggal jatuh tempo: 27 Juli 2023

**Cara Pembayaran**

[Metode pembayaran]

[Nomor rekening]

[Nama rekening]

Terima kasih atas perhatian Anda.

Hormat kami,

[Nama Bisnis]

Baca juga: Desain Template Invoice: Pentingkah untuk Bisnis?

Seperti jenis transactional email lainnya, invoice email tidak perlu template yang terlalu ramai. Kamu cukup membuat plain email dengan isi sepadat mungkin yang hanya mencakup data-data dan informasi yang perlu diketahui customer kamu.

Sekian artikel ini, kami harap bisnismu menjadi lebih lancar setelah mempelajari tata cara pengiriman invoice email secara tepat beserta contohnya. Sampai jumpa di artikel berikutnya!

*Artikel ini hasil kerja sama antara MTARGET dan Paper.id

Muhamad Dika Wahyudi
Latest posts by Muhamad Dika Wahyudi (see all)