Cara Membuat Surat Penagihan Pembayaran Agar Invoice Anda Cepat Dibayar

Seperti yang diketahui jual beli merupakan suatu aktivitas dalam berbisnis. Kegiatan jual beli merupakan salah satu hal yang penting karena mempengaruhi perkembangan perusahaan. Akan tetapi, di dalam proses atau aktivitas jual beli yang biasa dilakukan, sering kali pada prosesnya terjadi secara kredit melainkan tidak langsung dibayar lunas, sehingga dapat memunculkan hutang piutang. Persoalan hutang piutang bisa menjadi hal yang lumrah terjadi jika semua nya berjalan lancar, tetapi sebaliknya dapat merepotkan jika tidak berjalan dengan lancar terutama bagi pihak yang memberikan utang.

Pada penjualan secara kredit, pihak pembeli yang disebut sebagai debitur, sementara pihak penjual yang disebut pihak kreditur  biasanya telah memiliki kesepakatan mengenai waktu pembayaran, tetapi tak jarang pula terjadi masalah mengenai pembayaran yang telah disepakati dengan berbagai alasan sehingga debitur tidak melakukan kewajibannya untuk membayarkan hutang ketika tanggal jatuh tempo pembayarannya sudah tiba.

Baca juga: Contoh surat tagihan pembayaran dan penjelasannya

Jika hal tersebut terjadi, Anda sebagai kreditur dapat mengutus petugas bagian penagihan untuk datang langsung ke tempat debitur tersebut serta pihak kreditor dapat juga mengirimkan surat penagihan pembayaran.

Surat penagihan pembayaran atau yang saat ini kita ketahui sebagai surat tagihan merupakan dokumen tertulis yang dibuat oleh penjual atau pemilik usaha kepada para pelanggannya. Surat tagihan dapat Anda kirimkan ketika pembayaran sudah melewati tanggal jatuh tempo. Tetapi,  tidak jarang pemilik usaha akan mengirimkan surat tagihannya sebelum tanggal jatuh tempo (maksimal 7 hari sebelum tanggal jatuh tempo). 

Upaya pengiriman surat tagihan pembayaran dilakukan dengan tujuan dan harapan agar pembayaran dapat diterima sesuai dengan kesepakatan waktu yang telah dibuat. Dalam melakukan suatu penagihan Anda diharapkan memperhatikan beberapa aspek, seperti:

Obyektifitas surat penagihan pembayaran

Informasi mengenai piutang yang disampaikan kepada pihak debitur ini haruslah berasal dari sumber atau dari data dan dokumen yang dapat dipertanggungjawabkan kebenarannya.

Etika & Kesopanan

Dalam menyusun surat penagihan pembayaran isi surat harus memiliki etika dan kesopanan agar tetap terjalin hubungan yang baik kepada pihak debitur.

Dalam surat penanagihan terdapat 5 surat yang dapat dikirimkan kepada pelanggan apabila mereka telat melakukan pelunasan pembayaran. Surat-surat tersebut diberikan dengan waktu yang berbeda, seperti:

  • Initial Reminder : Jenis surat ini dapat Anda kirim seminggu sebelum jatuh tempo
  • Second Reminder : Jenis surat ini dapat Anda kirim pada saat hari jatuh tempo
  • Third Reminder : Jenis surat ini dapat Anda kirim seminggu setelah jatuh tempo
  • Fourth Reminder : Jenis surat ini dapat Anda kirim dua minggu setelah jatuh tempo
  • Final Reminder : Jenis surat ini dapat Anda kirim sebulan setelah jatuh tempo

Berikut ini merupakan hal penting yang terkandung dalam surat tagihan, yaitu:

  • Isi surat harus menginformasikan tagihan dan meminta pihak debitur untuk dapat melakukan pembayaran sesuai dengan kesepakatan awal transaksi.
  • Memberikan bukti bahwa pihak debitur belum melakukan kewajiban pembayaran.
  • Memberikan detail pesanan, pengiriman dan faktur atas pembelian debitur.
  • Mengingatkan tanggal jatuh tempo
  • Menuliskan jumlah atau total hutang yang harus dibayarkan. 
  • Menuliskan harapan agar kreditur dapat segera membayar sesuai dengan batas waktu yang telah ditentukan.

Baca juga: Contoh surat tagihan yang ampuh untuk mendapatkan pembayaran 2 kali lebih cepat

Surat tagihan yang Anda kirimkan memiliki tingkatan yang berbeda. Semakin lama kreditur melakukan pelunasan, maka semakin sering surat tagihan tersebut diberikan oleh pihak penjual kepada pelanggan dengan harapan bahwa pelanggan tersebut melakukan pembayaran atas tagihan tersebut.

Namun, hal tersebut tidak menjamin kreditur akan membayarnya tepat waktu. Terkadang, masih ada yang membandel karena berbagai macam alasan. Untuk menjamin invoice Anda dibayar tepat waktu, gunakan solusi penagihan PaperTrade dari Paper.id. Kami dapat membantu Anda dengan sistem pemantauan tagihan dari laptop Anda serta jasa penagihan yang dapat memastikan invoice Anda dibayar sebelum jatuh tempo. Dengan begitu, arus kas tetap lancar dan Anda tidak perlu pusing-pusing menagih pelanggan yang membandel. Hubungi nomor atau email dibawah ini untuk mengetahui bagaimana PaperTrade dapat membantu Anda!

Daniel@paper.id

0877-8645-1446

daniel@paper.id

 

 

(Visited 421 times, 4 visits today)