Dalam transaksi jual beli, ada yang menggunakan quotation atau surat penawaran dan ada juga yang menggunakan invoice atau faktur penjualan sehingga, orang-orang seringkali bingung akan perbedaan quotation dan invoice.

Keduanya digunakan dalam proses transaksi jual beli. Namun, baik quotation dan invoice memiliki fungsi yang berbeda. Untuk itu, setiap pelaku bisnis perlu mengetahui fungsinya dengan benar agar menghindari kesalahan yang tidak diinginkan.

Baca juga: Bisnis online B2B dan cara mengembangkannya

Perbedaan quotation dan invoice berdasarkan fungsinya

Contoh Invoice Sederhana dan Penjelasannya

Pertama, mari kita lihat fungsi dari invoice dan quotation. Dalam bisnis B2B, keduanya sama-sama digunakan. Perbedaannya terlihat dari fungsinya. Quotation adalah surat penawaran yang diberikan kepada pelanggan setelah kamu membuat permintaan.

Surat penawaran sering digunakan dalam transaksi B2B dan akan digunakan setelah pelanggan kamu menghubungimu untuk pembelian barang atau penggunaan jasa. Setelah itu, kamu bisa memberikan surat penawaran yang berisi harga dair barang atau jasa yang kamu miliki.

Quotation berisi kode dan deskripsi barang atau jasa yang ditawarkan. Informasi ditulis dalam satuan dan jumlah. Selain itu ada promo dan diskon juga dimasukkan dan ada harga penawaran yang diberikan dalam transaksi tersebut.

Selain informasi mengenai barang atau jasa yang ditawarkan, quotation juga berisi soal identitas perusahaan dan hal lainnya seperti tata cara pembayaran dan informasi mengenai pembayaran berupa nomor rekening.

Berbeda dengan quotation yang diberikan diawal transaksi, invoice diberikan pada bagian akhir transaksi. Invoice akan diberikan ketika barang telah diterima atau layanan jasa telah selesai. Invoice merupakan bukti akan terjadinya transaksi antara pembeli dan penjual mengenai barang atau jasa yang diberikan.

Pada umumnya, invoice akan berisi informasi yang hampir sama dengan quotation (barang atau jasa yang diminta, harga satuan, total harga, identitas penerima dan penjual).

Meski berbeda, baik quotation dan invoice memiliki satu kesamaan yakni, tanda tangan, meterai dan logo perusahaan. Hal ini merupakan elemen tambahan yang ditambahkan kedalam quotation atau invoice untuk mengesahkan surat tersebut sekaligus menegaskan jika transaksi berjalan dengan serius.

Baca juga: 5 kesalahan besar sales marketing dalam perusahaan B2B

Peran quotation dan invoice dalam transaksi purchasing

Surat penawaran dan faktur penjualan sama-sama berperan penting dalam transaksi purchasing atau pembelian. Perbedaan quotation dan invoice hanya terlihat dari fungsi dan penggunaannya dalam sebuah transaksi.

Diawal, perusahaan akan mengajukan permintaan mengenai suatu barang. Setelah itu, mereka akan mencari supplier atau pemasok yang tepat untuk mereka. Dalam proses ini, mereka akan mencari pemasok dengan harga serta penawaran yang pas.

Setelah menemukan pemasok yang pas, mereka akan mengajukan permintaan mengenai sebuah barang. Disinilah, pihak pemasok akan memberikan quotation yang berisi jenis dan jumlah barang, harga satuan dari setiap barang dan jumlah harga dari barang yang diberikan.

Pada proses ini, harga masih bisa berubah tergantung penawaran yang diminta oleh perusahaan yang memintanya. Setelah harga disetujui maka, proses pemesanan akan terjadi. Pihak pemasok akan memasok barang yang diminta.

Setelah barang diterima, pihak penerima akan melakukan pengecekan pada barang tersebut. Biasanya, mereka akan mengecek kondisi barang dan kuantitas barang. Jika sesuai dengan permintaan maka, pihak penerima akan membuatkan invoice kepada pemasok.

Perusahaan yang menerimanya akan membayar barang sesuai dengan tagihan yang telah dibuat. Setelah itu, pihak pemasok akan memberikan dokumen pembelian seperti kwitansi yang berisi mengenai pembayaran barang yang telah usai.

Alur diatas merupakan alur purchasing yang umum terjadi. Namun, masalah yang sering ditemui adalah proses pemberian dokumen yang ribet dan seringkali hilang karena kelalaian dan penyimpanan dokumen yang salah.

Untuk mengatasi ini, kamu bisa menggunakan software Paper.id! Paper.id merupakan software invoice yang mudah untuk digunakan terutama untuk mereka yang tidak mengerti akuntansi. Selain invoice, ada fitur lainnya yang bisa memudahkan transaksi purchasing kamu seperti quotation.

Dengan begitu, transaksi kamu akan jauh lebih mudah dan praktis karena, kamu bisa langsung membuat semuanya lewat PC/handphone kamu! Selain itu, ada fitur reminder atau pengingat yang akan membantu kamu untuk mengetahui pembayaran yang belum selesai. Karena itu, ucapkan selamat tinggal akan transaksi yang belum selesai karena, proses transaksi akan berjalan dengan mudah.

Pembelian barang jadi tidak ribet dan semuanya akan lebih praktis berkat Paper.id! Sudah 35.000 UKM merasakan kemudahan dalam bertransaksi dengan Paper.id! Apakah kamu yang berikutnya? Klik link dibawah untuk menggunakan PAPER.ID SECARA GRATIS!

(Visited 18.860 times, 1 visits today)