Di dalam dunia bisnis yang kompleks, terdapat dua dokumen penting nih yang seringkali membingungkan banyak pebisnis: proforma invoice dan invoice. Nah, yang jadi pertanyaan, memang apa perbedaannya?
Baik proforma invoice maupun invoice pada umumnya, memang saling berkaitan dengan transaksi dan pembayaran. Namun, keduanya memiliki perbedaan mendasar dalam fungsi dan penggunaannya, lho!
Proforma Invoice vs. Invoice
Proforma invoice atau biasa disebut faktur pengganti sementara adalah sebuah dokumen yang dibuat oleh penjual atau supplier sebelum barang atau jasa dikirimkan kepada customer. Kenapa dibuat sebelum barang atau jasa dikirimkan?
Pasalnya, faktur pengganti sementara dibuat sebagai tawaran atau estimasi biaya. Dokumen ini mencakup rincian produk atau layanan yang ditawarkan, termasuk harga, jumlah, kualitas, dan spesifikasi lainnya.
Proforma invoice tidak bersifat mengikat secara hukum, tetapi hanya berupa gambaran kepada customer mengenai apa yang diharapkan dari transaksi tersebut. Dokumen ini juga biasanya digunakan dalam tahap awal negosiasi sebagai langkah awal transaksi bisnis.
Sementara itu, invoice adalah dokumen penagihan yang dibuat oleh penjual atau supplier dan dikirim kepada customer setelah barang atau jasa sudah dikirim atau diberikan. Sudah menemukan titik perbedaannya, kan?
Invoice ini memuat rincian yang berkaitan dengan transaksi, seperti harga barang atau jasa, jumlah, tanggal pengiriman, dan syarat pembayaran. Dokumen ini memiliki kekuatan hukum dan berfungsi sebagai permintaan pembayaran yang resmi kepada customer.
Jadi, sesuai penjelasan di atas, perbedaan yang paling mencolok antara proforma invoice dan invoice terletak pada waktu penerbitannya. Proforma invoice diterbitkan sebelum barang atau jasa dikirimkan, sementara invoice diterbitkan setelah barang atau jasa diterima oleh customer.
Baca juga: Buat Kalian Para Pebisnis Wajib Tahu, Apa Itu Proforma Invoice!
Kenapa Kamu Perlu Memahami Perbedaan Keduanya?
Berikut ada beberapa alasan kenapa kamu perlu memahami perbedaan antara proforma invoice dan invoice dalam bisnis, antara lain:
1. Membantu dalam mengorganisir transaksi bisnis lebih efisien
Ketika kamu sudah paham perbedaan keduanya, kamu akan bisa membedakan saat yang tepat untuk mengeluarkan proforma invoice sebagai penawaran awal kepada calon customer, dan kapan harus menerbitkan invoice sebagai permintaan pembayaran yang resmi.
Pemahaman terkait faktur pengganti sementara juga membantu kamu merencanakan cash flow masa depan dengan memberikan perkiraan biaya dan pendapatan yang diharapkan dari transaksi. Sedangkan, invoice memberikan data akurat tentang jumlah yang harus diterima setelah barang atau jasa dikirim.
2. Agar terhindar dari kesalahpahaman dengan mitra bisnis
Pasti kamu tidak mau bukan hubungan kamu dengan mitra bisnis rusak hanya karena salah paham soal dokumen? Nah, pemahaman kamu mengenai kedua dokumen ini juga akan membantu kamu dalam menghindari kesalahpahaman dengan mitra bisnis, lho!
Pasalnya, dalam konteks negosiasi atau kesepakatan bisnis, kamu harus memiliki pemahaman yang sama dengan mitra bisnis mengenai dokumen-dokumen keduanya agar tidak terjadi ketidakcocokan dalam harapan dan kewajiban transaksi dalam transaksi bisnis kamu.
3. Membantu dalam mematuhi aturan hukum yang berlaku
Ini karena invoice memiliki kekuatan hukum sebagai permintaan pembayaran yang resmi, jadi penting untuk menerbitkannya dengan benar dan sesuai dengan ketentuan hukum yang berlaku.
Oleh karena itu, kamu juga bisa memastikan bahwa hak-hak hukum kamu terlindungi dan dapat menegakkan kewajiban pembayaran dari customer. Selain itu, pemahaman ini juga membuat kepercayaan customer karena kamu menunjukkan profesionalisme dan konsistensi dalam transaksi bisnis.
Baca juga: Contoh Pembuatan Proforma Invoice Sederhana Untuk Bisnismu
Demikianlah penjelasan mengenai perbedaan antara proforma invoice dan invoice di dalam bisnis. Pemahaman ini memungkinkan membantu kamu untuk melakukan perencanaan keuangan yang lebih baik, mengatur persyaratan pembayaran yang tepat, dan lain sebagainya.
Eits, tapi ada cara yang lebih praktis, nih! Solusinya, pakai saja Paper.id! Nikmati kemudahan dalam membuat invoice digital dengan berbagai tampilan yang profesional. Kamu juga bisa lebih cepat dalam penggunaannya karena bisa dibubuhkan langsung dengan e-meterai asli!
Ayo, tunggu apalagi? Daftarkan segera bisnismu sekarang juga dan nikmati semua fitur yang tersedia di Paper.id dengan cukup klik di bawah ini!
- Rekomendasi Aplikasi Kwitansi, Terbaik dan Mudah Digunakan! - April 3, 2024
- Rahasia Shafira Co. Hemat Biaya Puluhan Juta Rupiah dengan Paper.id - Maret 28, 2024
- Jualan Apa yang Cepat Laku dan Menguntungkan? Cek Daftarnya! - Maret 26, 2024