Setelah menyelesaikan pekerjaan, tentunya hal yang paling ditunggu oleh semua pelaku bisnis adalah mendapatkan pembayaran. Namun untuk menerimanya, kamu perlu membuat dan mengirimkan dokumen penagihan terlebih dahulu. Proses penagihan ini dapat dilakukan melalui berbagai cara, salah satunya adalah email. Cara menagih invoice via email ini bisa dibilang susah-susah gampang, sebab jika dilakukan dengan tidak tepat dapat mengakibatkan penundaan pembayaran. 

Lalu, bagaimanakah cara menagih  invoice via email dengan benar? Simak jawaban dan pembahasan lengkapnya di dalam artikel ini.

Baca juga: Desain Template Invoice: Pentingkah untuk Bisnis?

Gunakan Email Template untuk Invoice

Salah satu cara menagih invoice via email yang bisa kamu lakukan adalah dengan memanfaatkan template email yang telah disiapkan untuk mengirimkan tagihan pembayaran. 

Dengan menggunakan templat ini, kamu dapat menghemat waktu dan tidak perlu menulis pesan setiap kali ingin mengirimkan tagihan kepada klien. 

Hal ini sangat menguntungkan terutama bagi perusahaan yang memiliki beragam produk atau jasa, karena templat ini membantu dalam mengetahui informasi yang perlu dimasukkan dalam  invoice dan cara memformatnya.

Templat ini juga sangat bermanfaat saat kamu perlu mengirim dokumen tagihan ke banyak konsumen. Dengan template, pesan dalam email pun jadi lebih konsisten.

Coba Buat Invoice Gratis Tanpa Daftar

Hanya 5 Menit & Mudah

Cara Simple Membuat Template Email untuk Invoice 

Hal yang perlu diperhatikan saat membuat template email invoice adalah memastikan kontennya relevan dan disesuaikan dengan bisnis atau pekerjaanmu. Berikut adalah langkah-langkah mudah untuk membuat templat ini.

1. Tulis deskripsi singkat pekerjaan

Saat menulis invoice, tulis deskripsi singkat pekerjaan yang sudah selesai berdasarkan informasi dari klien. Cantumkan juga harga yang harus dibayarkan, sehingga klien tahu jumlah pastinya. Kalau ada biaya tambahan yang belum termasuk dalam total, seperti biaya pengiriman, sebaiknya juga dicantumkan agar tidak mengejutkan klien.

2. Buat email invoice terlihat profesional dan sederhana

Agar pesan email invoice mendapatkan perhatian, perlu membuat isi email terlihat profesional. Gunakan bahasa sederhana dan tepat, hindari penggunaan singkatan berlebihan, slogan, dan jargon yang hanya dimengerti oleh orang dalam perusahaan.

Tulis pesan singkat berisi ucapan terima kasih dan sampaikan bahwa kamu telah melampirkan dokumen tagihan pembayaran untuk pekerjaan yang telah diselesaikan. Jika ingin pembayaran dikirimkan tepat waktu, gunakan email singkat dan jelas.

3. Masukkan informasi penting di bagian subjek email

Kamu dapat menuliskan informasi penting dalam subjek email. Pesan harus jelas, sehingga klien tahu bahwa ini adalah tagihan pembayaran saat melihat subjek email. Jika tidak, bisa menyebabkan keterlambatan pembayaran karena klien mungkin tidak menyadari bahwa kamu telah mengirimkan tagihan.

Kamu bisa juga memasukkan nomor  invoice dan tanggal jatuh tempo di baris subjek saat menulis email, contohnya:

Invoice [nomor] untuk [produk atau jasa] Jatuh Tempo [tanggal]

Dengan cara ini kamu bisa memastikan bahwa klien tahu alasan  mengapa kamu menghubungi mereka dan bahwa sekarang adalah waktunya untuk membayar jasa yang mereka gunakan.

Contoh Template Email Invoice 

Setelah memahami hal apa saja yang bisa kamu lakukan untuk membuat template email dokumen penagihan pembayaran dan informasi apa saja yang perlu dilampirkan. Berikut ini contoh template yang bisa kamu jadikan referensi.

Contoh template email invoice dalam bahasa Inggris

Subject:  invoice [nomor] untuk [produk atau jasa] Jatuh Tempo [tanggal]

Dear Mr/Mrs (nama klien)

I hope you are doing well.

Please find attached the invoice  [nomor] for [nama proyek yang diselesaikan] with a total price of [harga]. The invoice is due by [tanggal jatuh tempo].

If you have any questions or need clarification, please do not hesitate to contact us.

Best regards.

[nama kamu]

Contoh template email invoice dalam bahasa Indonesia

Subject: Penagihan pembayaran invoice [nomor] untuk [produk atau jasa] Jatuh Tempo [tanggal]

Kepada Bapak/Ibu [nama klien]

Semoga kabar bapak/ibu baik-baik saja.

Bersamaan dengan  email ini saya lampirkan  invoice [nomor] untuk [nama proyek] dengan total [harga] dan jatuh tempo pada [tanggal].

Jika ada pertanyaan lebih lanjut atau keraguan, silahkan hubungi kontak kami.

Terima kasih,

Salam hormat,

[nama kamu]

Sebagai catatan, di atas merupakan contoh email yang singkat dan jelas. Kamu tidak perlu menambahkan detail yang tidak dibutuhkan, kecuali jika kamu memiliki hubungan yang akrab dengan klien dan merasa itu pantas untuk disertakan. Tentu saja, ini tergantung pada penilaian pribadi kamu sendiri.

Baca juga: 3 Cara Membuat Nomor Invoice agar Cepat Dibayar

Itulah, pembahasan lengkap mengenai cara membuat invoice yang mudah via email, dan contoh template yang bisa kamu jadikan pedoman dalam pembuatannya.

Untuk kamu yang tidak ingin repot dalam membuat template invoice, kamu bisa gunakan platform Paper.id.

Paper adalah situs web invoicing  online yang membantu bisnis mengirimkan dokumen penagihan pembayaran. Di dalam Paper  tersedia template invoice yang bisa langsung kamu gunakan.  lebih bagusnya lagi, Paper ini gratis,lho!.

Menarik kan? Ayo tunggu apa lagi segera gunakan Paper.id sekarang juga!

Daftar Sekarang
Nadiyah Rahmalia
Latest posts by Nadiyah Rahmalia (see all)