Siapa yang tidak senang kalau invoice-nya dibayar sesuai jatuh tempo? Uang masuk tepat waktu, cash flow jadi lancar selalu. Tapi, terkadang mimpi tidak semanis gulali. Banyak hal yang bisa menghambat pembayaran invoice, salah satunya nomor invoice.
Elemen sekecil ini kadang-kadang bisa membuat invoice dibayar lama. Kenapa? Karena, mitra bisnis (supplier/buyer) ingin agar nomor invoice dibuat dengan benar. Kalau belum benar, proses penagihan jadi tidak bisa maju. Terus, kenapa ini penting sekali dan bagaimana cara membuat nomor invoice yang tepat?
Berikut ini contoh template invoice dari Paper.id, tentu ini akan sangat membantu bisnismu dalam membuat invoice. Sebelum membaca artikel, kamu bisa mencobanya langsung lewat demo produk di bawah.
Coba Buat Invoice Gratis Tanpa Daftar
Hanya 5 Menit & Mudah
Kenapa Nomor Invoice Penting?
Sebelum masuk ke pembahasan tentang cara membuat nomor invoice, penting bagimu untuk tahu kenapa hal ini benar-benar penting dan berguna untuk proses pembayaran bisnismu.
1. Mempermudah lacak transaksi & pembayaran
Nomor invoice berfungsi untuk melacak transaksi & pembayaran. Biasanya, tim finance akan memasukkan nomor invoice di Excel maupun sistem akuntansi untuk mengeceknya. Setelah dimasukkan, akan tertera data transaksi dan status pembayaran yang ada. Secara umum, ini masih dilakukan secara manual dan terkadang memakan waktu 1-2 hari, menurut Planergy.com.
2. Garansi & pengembalian dana
Jika pengiriman barang tidak cocok atau tidak sesuai, maka nomor invoice akan menjadi rujukan untuk pengembalian. Biasanya, tim finance akan mengecek jumlah barang yang dibeli & nominal harga yang dibayar. Jika terdapat ketidakcocokkan, tim finance akan langsung mengembalikan uangnya.
Baca juga: 5 Fungsi Invoice Tagihan Pembayaran untuk Keputusan Bisnis
Jangan sampai lama lagi untuk proses membuat invoice-nya saja. Yuk, percepat proses pembuatan invoice-mu dengan Paper.id!
Cara Membuat Nomor Invoice
Setelah membaca pentingnya nomor invoice, kamu sudah paham kan betapa krusialnya hal ini? Jadi, membuat nomor invoice itu tidak bisa sembarangan. Kamu perlu mengetahui beberapa cara membuat nomor invoice dengan mudah, seperti:
1. Buat kode unik dari 3 huruf awal nama mitra
Kode unik diberikan berdasarkan singkatan dari mitra bisnis. Contoh, Amazon, berarti AMA atau Microsoft, berarti MIC. Semua huruf ditulis dalam huruf besar.
Apakah kode ini harus ditulis berdasarkan kode umum? Tidak juga, semuanya ditulis berdasarkan peraturan yang telah diatur perusahaan masing-masing. Biasanya, setiap perusahaan akan menyingkat nama mitra bisnis berdasarkan 3 huruf awal.
2. Berikan nomor urut berdasarkan jumlah transaksi
Terkadang, kamu tidak satu atau dua kali transaksi dengan mitra bisnis yang sama. Bisa tiga bahkan sepuluh kali. Berikan nomor invoice sesuai dengan transaksi keberapa yang kamu jalankan. Contoh: AMA-002.
3. Sertakan tanggal, bulan dan tahun transaksi
Terakhir, jangan lupa untuk memasukkan tanggal, bulan dan tahun transaksi. Jangan memasukkan hanya tanggal dan bulan atau bahkan bulan dan tahun saja. Informasi tanggal yang lengkap membantu kamu dan mitra bisnis bisa mengecek invoice secara lengkap dengan mudah.
Lakukan tiga langkah di atas, maka kamu bisa mendapatkan nomor invoice yang lengkap dan mudah diidentifikasi. Contoh, jika kamu melakukan transaksi dengan Amazon kedua di tanggal 17 Agustus 2023, maka nomor invoice-nya: AMA-02-17082023.
Sebagai catatan, urutan tanggal bisa mengikuti aturan luar (tanggal-bulan-tahun) maupun dalam negeri(tanggal-bulan-tahun), tergantung dengan siapa kamu bertransaksi.
Dalam bisnis, nomor invoice bukan hanya sekadar angka. Ini adalah alat yang membantumu membangun hubungan yang baik dengan pelanggan, menjaga keuangan yang teratur, dan memastikan kelancaran operasional bisnismu.
Baca juga: Desain Template Invoice: Pentingkah untuk Bisnis?
Sebenarnya, ada cara praktis lainnya yang bisa kamu lakukan saat membuat nomor invoice, yaitu dengan aplikasi invoice. Nomor invoice bisa terbuat otomatis, sehingga kamu tidak perlu repot-repot mencatat dan membuatnya. Di Paper.id, invoice terbuat otomatis tanpa manual entry.
Nomor invoice di Paper.id terbuat otomatis.
Untuk ini, kamu bisa menggunakan Paper.id, aplikasi penagihan & pembayaran bisnis terbaik. Dengan aplikasi invoice-nya yang lengkap, nomor invoice terbuat secara otomatis. Jadi, kamu tidak perlu repot-repot membuat dan memasukkan datanya. Mudah kan? Kamu bisa fokus untuk mengurus lainnya seperti membuat campaign atau rencana penjualan.
Selain itu, urusan transaksi juga jadi jauh lebih mudah. Tersedia berbagai metode, termasuk kartu kredit. Sehingga, kamu bisa bayar pakai kartu kredit ke supplier untuk mendapatkan perpanjangan tempo.
Di sisi lain, buyer juga bisa mendapatkan perpanjangan tempo dari bank penerbit kartunya, tanpa harus kamu berikan. Tertarik? Yuk, daftarkan bisnismu ke Paper.id sekarang dan gunakan fitur-fitur bermanfaatnya untuk kesuksesan bisnismu!
dari 7 tahun di industri media, bisnis & ekonomi, dengan hobi yang berbeda dari lainnya yakni riset terkait topik bisnis dan juga ekonomi serta sering kali difitur di berbagai media atas hasil tulisan seputar release dan kabar bisnis
- Bayar Invoice Makin Happy Dengan Promo BNI - April 30, 2024
- Apply & Transaksi Bisnis Dengan PAPERCARD, Untung Berlipat! - Maret 29, 2024
- Bayar Dengan Kartu Kredit BRI, Cashback-nya Bikin Happy! - Maret 29, 2024