Saat membuat invoice, nomor invoice menjadi salah satu elemen yang tidak boleh dilupakan. Kenapa? Karena nomor ini berfungsi sebagai penanda untuk membedakan invoice-invoice yang dikirim. Terus apa sih nomor invoice? 

Sebenarnya, nomor invoice adalah salah satu bagian penting dalam invoice yang berfungsi untuk menandai invoice Anda. Biasanya, nomor tersebut terdiri dari beberapa digit yang disertai dengan tahun atau tanggal. Kombinasi nomor tersebut bisa berbeda-beda tergantung kebutuhan.

Nomor invoice juga bertujuan untuk memastikan bahwa pendapatan disimpan dengan benar untuk tujuan pajak dan akuntansi. Dengan adanya nomor faktur, Anda dapat mempermudah pelacakan pembayaran dan dapat digunakan untuk referensi penjual dan pembeli.

Selain itu, nomor ini digunakan untuk mengurutkan tagihan dari yang satu dengan yang lainnya. Setiap invoice yang diterbitkan harus diberi nomor, nomor invoice harus selalu dicantumkan dengan jelas tanpa nomor faktur, invoice tersebut dapat dianggap sebagai dokumen yang tidak resmi.Nomor invoice secara umum biasanya diletakkan di seberang kanan informasi kontak klien. Untuk membuat nomor invoice terdapat beberapa poin yang harus diperhatikan seperti :

  • Angka yang jelas
  • Tanggal invoice dibuat
  • Tenggang waktu pembayaran
  • Metode pembayaran yang bisa dilakukan oleh pelanggan
  • Berikan peringatan pembayaran kepada pelanggan agar tidak lupa
  • Pertimbangkan memberikan denda apabila pelanggan lupa membayar

Baca juga: 5 fakta faktur digital vs faktur kertas

Nah, kamu bisa langsung mencoba membuatnya lewat demo produk invoice digital di bawah ini.

Coba Kemudahan Dalam Buat Invoice Digital Sekarang!

Buat Invoice Hanya 5 Menit, Gratis Selamanya!

powered by Advanced iFrame. Get the Pro version on CodeCanyon.

Klik tombol di bawah untuk melanjutkan demo produk ini

Bagaimana cara membuat nomor invoice?

Karena nomor invoice merupakan aspek yang paling penting, Anda harus membuatnya secara berurutan, artinya jumlah setiap invoice baru wajib bertambah. Secara hukum, urutan nomor invoice tidak boleh ada pengulangan dan terlewati.

Contoh Template Invoice Paper.id

Cara umum untuk membuat nomor faktur yang lebih panjang dan lebih spesifik adalah dengan menyertakan bulan atau tahun saat faktur diterbitkan. Misalnya, dalam urutan yang mengacu pada tahun, seperti invoice pertama tahun 2020 bisa diberi nomor 200001 dan seterusnya.

Pada awal tahun baru, Anda dapat memperbarui nomor faktur pertama tahun berikutnya seperti 210001. Hal ini memungkinkan Anda melihat dengan cepat pada tahun berapa invoice diterbitkan.Pada kenyataannya, nomor invoice tidak selalu berisi angka. Anda juga dapat membuat kode unik yang menyertakan angka, huruf, dan karakter khusus seperti garis miring (/) atau tanda hubung (-).

Menambahkan huruf dan karakter ke rangkaian nomor invoice dapat membantu Anda dalam melakukan pengaturan catatan dan mengidentifikasi faktur dengan mudah. Pada rangkaian nomor invoice alfanumerik, Anda harus mengikuti aturan yang sama seperti dalam rangkaian nomor faktur biasa.

Nomor tersebut harus berurutan dan tidak boleh terlewati. Jika Anda memilih untuk menyertakan huruf dalam rangkaian nomor faktur Anda, huruf-huruf tersebut tidak boleh diubah hanya angka yang harus bertambah.Berikut ini adalah contoh dalam menuliskan nomor faktur:

  • 2020/INV/0001
  • 20-QUT-0001
  • 2020/0001
  • 2020-0001
  • 20/0001

Jika Anda ingin mengubah nomor seri pada invoice Anda seluruhnya, cara terbaik adalah menunggu sampai periode akuntansi berikutnya. Karena hal ini dapat  membantu Anda menghindari kebingungan dan mencegah nomor faktur yang hilang atau duplikat.

Baca juga: 5 solusi invoice dispute untuk penagihan tanpa masalah

Apakah nomor invoice boleh sama?

Sering muncul pertanyaan, apakah nomor invoice boleh sama semua? Jawabannya adalah tidak boleh. Kenapa? karena setiap invoice memuat data transaksi yang berbeda-beda terutama soal customer atau supplier yang Anda hadapi. 

Jika nomornya sama, Anda akan merasa kesulitan dalam mencari dokumen yang sama. Belum lagi kalau cari dokumen invoice-nya masih manual kan? Bayangkan, Anda harus mencarinya secara manual. Apalagi, nomor invoice itu berbeda-beda.

Untuk mempermudah Anda dalam mencari nomor invoice, Anda bisa menggunakan Paper.id, platform invoice & pembayaran bisnis. Dengan Paper.id, Anda bisa membuat invoice secara digital, GRATIS dan tanpa batas. 

Invoice yang ada tersimpan rapi & bisa dicek dengan mudah di Paper.id

Selain itu, Anda bisa mengirimkan invoice lewat WhatsApp/Email/SMS, semuanya gratis. Yang terpenting, invoice tersimpan dengan rapi dan bisa Anda cek kapan saja dengan mudah (seperti pada gambar). Status pembayaran invoice juga akan ter-update otomatis ketika klien sudah bayar.

Nomor invoice dan invoice yang dihapus

Sebagai aturan standar, invoice tidak boleh dihapus. Karena telah diberi nomor secara berurutan. Sedangkan pada invoice yang telah diselesaikan kemudian ingin dihapus akan menjadi celah dalam catatan keuangan Anda. Sebaiknya jika Anda ingin menghapus transaksi, lebih baik mengeluarkan nota kredit dengan jumlah yang sama. Hal ini secara efektif akan membatalkan suatu transaksi, dan memastikan bahwa urutan nomor Anda sudah lengkap tanpa ada yang terlewati.

Jika invoice terhapus, Anda akan kesulitan dalam melacak invoice yang ada. Apalagi, invoice yang ada biasanya disimpan dalam arsip atau lemari yang bisa rusak akibat rayap atau kebakaran. Untuk mengatasi masalah ini, Anda bisa membuatnya sebagai invoice digital. Untuk itu, Anda bisa membuat invoice digital dengan Paper.id, platform invoice & pembayaran di Indonesia.

Anda bisa membuat invoice GRATIS dan tanpa batas di Paper.id. Selain itu, Anda bisa transaksi dengan 30 metode pembayaran ke supplier maupun customer. Cocok untuk berbagai jenis bisnis, yuk daftar sekarang dengan klik tombol di bawah

Daftar Gratis
Daniel Nugraha
Latest posts by Daniel Nugraha (see all)