Banyak bisnis merasa sudah memiliki anggaran yang jelas, tetapi saat melakukan evaluasi ternyata pengeluaran jauh lebih besar dari perkiraan. Fenomena ini terjadi ketika tim “buta” atau tidak mengetahui bagaimana anggaran tersebut digunakan. Maka dari itu, penting untuk memahami apa itu budget blindness dalam bisnis.
Terutama bagi pelaku UMKM, perusahaan skala menengah, startup, maupun tim keuangan yang ingin menjaga kesehatan cash flow dengan mengidentifikasi tanda-tanda kebocoran anggaran sejak dini. Dengan begitu, akurasi pengambilan keputusan keuangan pun tetap terjaga.
Apa itu Budget Blindness dalam Bisnis?
Budget blindness adalah kondisi ketika bisnis memiliki visibilitas pengeluaran yang rendah sehingga sulit memantau ke mana anggaran perusahaan dialokasikan. Padahal, perusahaan sudah memiliki perencanaan anggaran, tetapi kehilangan kendali atas realisasinya di lapangan.
Hal ini berbeda dengan pemborosan anggaran yang dilakukan secara sengaja. Pada budget blindness, masalah utamanya adalah transparansi penggunaan anggaran yang minim. Alhasil, kondisi finansial perusahaan di permukaan terlihat baik-baik saja.
Padahal, di baliknya terus terakumulasi berbagai pengeluaran kecil yang tidak terdokumentasi dan transaksi yang sulit dipantau sehingga memicu kebocoran anggaran. Akibat “kebutaan” ini, tim keuangan baru menyadari overspending setelah menerima laporan keuangan di akhir periode saat momentum efisiensi telah lewat.
Faktor Penyebab Terjadinya Budget Blindness dan Contohnya
Supaya bisnis Anda terhindar dari risiko kebutaan anggaran, kenali faktor penyebabnya sejak awal sebagai bahan evaluasi kondisi finansial saat ini.
1. Silo Data Keuangan
Silo data keuangan terjadi ketika informasi pengeluaran tersimpan di berbagai sistem yang terpisah sehingga tim operasional perusahaan tidak dapat mengaksesnya secara real-time. Mengutip Grow, memelihara silo data jauh lebih mahal daripada mengelola sistem manajemen terpadu karena menambah biaya tenaga kerja.
Misalnya, tim marketing menggunakan spreadsheet untuk mencatat pengeluaran, sedangkan tim finance memiliki sistem pencatatan sendiri. Jika sewaktu-waktu perusahaan membutuhkan laporan keuangan, potensi ketidaksinkronan data antardivisi sangat mungkin terjadi karena sejumlah pengeluaran belum diperbarui.
2. Tidak Ada Approval Flow yang Terstruktur
Perusahaan yang tidak menetapkan approval flow atau alur persetujuan pengeluaran secara jelas berisiko membuat pengeluaran berjalan terlalu longgar. Contoh kasusnya, tim mengajukan pembelian barang, lalu langsung mendapat persetujuan dari manajer karena merasa aman memiliki sisa dana.
Padahal, anggaran tim tersebut sudah hampir habis terpakai sepenuhnya. Masalah ini kerap muncul karena tidak adanya sistem approval berlapis yang meninjau pengajuan pembelian berdasarkan tingkat urgensi dan batas kebijakan anggaran.
3. Penyalahgunaan Corporate Card
Corporate card atau kartu perusahaan adalah fasilitas yang diberikan untuk membiayai kebutuhan bisnis. Namun, sebagian karyawan menyalahgunakan fasilitas ini untuk melakukan pembelian yang tidak sah.
Melansir Bujeti, bentuk penyalahgunaan kartu perusahaan ini terjadi saat karyawan melakukan pembelian pribadi tanpa izin serta memalsukan laporan untuk mengklaim pengeluaran melebihi total sebenarnya. Tanpa adanya limit transaksi dan pemantauan real-time, finansial perusahaan ke depannya akan terancam.
Dampak Budget Blindness terhadap Bisnis
Setelah mengetahui apa itu budget blindness dan penyebabnya, waspadai dampak yang dapat ditimbulkan di bawah ini.
1. Sulit Melacak Cash Flow
Salah satu dampak utama dari budget blindness adalah perusahaan kesulitan memantau cash flow secara akurat. Tim keuangan tidak memiliki gambaran yang jelas mengenai anggaran yang sudah digunakan maupun yang masih tersisa karena sistem pencatatan masih tersebar di berbagai sistem.
Kondisi ini berisiko terhadap likuiditas bisnis akibat bom waktu pengeluaran yang tidak terdeteksi. Pemasukan yang telah perusahaan dapatkan bisa tiba-tiba habis untuk membayar tagihan mendesak.
2. Pengambilan Keputusan Menjadi Kurang Strategis
Keputusan bisnis yang strategis harus didukung oleh data keuangan yang akurat dan terkini. Sayangnya, budget blindness menyebabkan manajemen mengambil keputusan berdasarkan informasi yang tidak lengkap atau bahkan kedaluwarsa.
Sebagai contoh, perusahaan membuka cabang baru karena menganggap kondisi keuangan masih aman. Padahal, ada beberapa pengeluaran yang belum terdokumentasi dengan baik. Jika hal ini terus berlanjut, perusahaan berisiko mengalami kerugian finansial.
Kelola Budget Perusahaan dengan Sistem Pencatatan yang Transparan
Dalam rangka mengantisipasi apa itu budget blindness, Anda membutuhkan sistem pencatatan yang transparan untuk meningkatkan visibilitas pengeluaran. Visibilitas yang baik mempermudah perusahaan untuk memantau alokasi dana dan mengambil keputusan penting sebelum terjadi kebocoran anggaran.
Untuk mendukung kebutuhan administrasi dan operasional perusahaan, corporate card Paper Horizon dari Paper Indonesia bisa menjadi solusi untuk kelola pembayaran dan pengeluaran operasional perusahaan dalam satu platform yang lebih praktis, aman, dan efisien.
Dengan Paper Horizon, perusahaan bisa:
- Onboarding dan top up instan, sehingga kartu siap digunakan lebih cepat.
- Mendapatkan cashback di berbagai merchant pilihan untuk mengoptimalkan pengeluaran bisnis.
- Mengatur limit dan memantau transaksi secara real-time dari satu dashboard.
- Menjaga keamanan transaksi dengan kontrol pengeluaran yang lebih baik.
- Melakukan pembayaran menggunakan kartu virtual, kartu fisik, dan QRIS dalam satu platform.
- Mengelola seluruh pengeluaran operasional perusahaan secara lebih terpusat dan efisien.
Yuk, optimalkan pengelolaan pengeluaran bisnis dengan corporate card Paper Horizon agar transaksi perusahaan lebih mudah, aman, dan terkendali.
