Proses procurement terdiri dari banyak tahapan yang dilakukan oleh banyak orang. Tak jarang, masalah bisa terjadi kapan saja dan dalam proses apa saja meski, pihak perusahaan telah mengatur strategi sebaik mungkin agar berjalan lancar.

Sebelum berpindah ke bagian isi artikel, sudahkah Anda membaca Ultimate Guide procurement yang lainnya? Ultimate Guide Procurement merupakan topik terbaru dari Paper.id yang mengulas seputar hal-hal dalam bisnis dan terbagi menjadi beberapa artikel. Jika belum, Anda bisa langsung mengunjunginya lewat tabel konten dibawah ini.

1. Part 1 :  Apa Itu Procurement
2. Part 2 : Langkah-langkah Procurement
3. Part 3 : Masalah-Masalah dalam Procurement dan Cara Mengatasinya – Anda Disini
4. Part 4 : KPI Procurement 
5. Part 5 : E Procurement, metode pengadaan di masa depan
6. Finale : Tips-Tips Agar Procurement Berjalan Lancar 

Dari perencanaan procurement hingga pembayaran, ada berbagai macam masalah yang terjadi dari masalah kecil hingga besar. Diantara semuanya, berikut masalah-masalah yang terjadi dan terangkum dalam beberapa pertanyaan berikut.

Masalah pada supplier/vendor

Masalah pertama yang kerap terjadi adalah masalah yang berkaitan dengan vendor. Ada beberapa contoh masalah yang mungkin Anda ketahui seperti:

  • Mencari vendor atau supplier terbaik
    Perusahaan sering kesulitan dalam mencari vendor yang tepat dari segi harga dan kualitas barang. Untuk mengatasi ini, proses negosiasi bisa diberlakukan untuk mengenali lebih dalam soal vendor sebelum tanda tangan kontrak. 
  • Performa vendor yang mengecewakan
    Biasanya, vendor tidak dapat memberikan pelayanan yang memuaskan terutama akan kualitas barang yang ada dan mengakibatkan kekecewaan kepada vendor.

Data yang tidak akurat

Apakah data yang dipunya sudah akurat? Tanpa data yang akurat, Anda seperti masuk ke dalam hutan tanpa kompas. Anda jalan kesana kemari tanpa mengandalkan alat yang pasti dan akhirnya tersesat.  Sama halnya dengan kompas, data yang akurat menjadi senjata yang ampuh untuk menciptakan sebuah procurement yang optimal. Ada banyak efek yang timbul jika Anda berjalan tanpa data, salah satunya adalah anggaran dana yang membengkak. Karena itu, lakukan riset yang mendalam mengenai supplier, barang yang dibutuhkan, resiko yang bisa terjadi, dan waktu.

Baca juga: [Part 1] Ultimate Guide Procurement: Apa itu Procurement?

Waktu yang lama

Terkadang, barang atau jasa yang dibutuhkan tidak sampai sehingga, mempengaruhi proses produksi dan penjualan produk di perusahaan. Biasanya, hal ini dipengaruhi oleh banyak hal seperti:

  • Pengajuan proposal dan tawaran yang lama
  • Telat melakukan proses evaluasi
  • Negosiasi kontrak yang terlalu lama
  • Pengaturan invoice dan pembayaran tagihan

Untuk mengatasi hal ini, ada 2 hal yang perlu dilakukan. Pertama, perusahaan bisa memanfaatkan situs tender online untuk mendapatkan vendor sesuai dengan kriteria serta PO yang dibutuhkan. Jika ingin menggunakan jasa vendor yang lama, mereka bisa mengontaknya langsung untuk mempermudah negosiasi harga.

Selain itu, otomasi juga harus diberlakukan untuk mendukung sistem kerja yang lebih terorganisir, mudah dan transparan. Dalam hal ini, Paket Jet dari Paper.id bisa menjadi penunjang Anda dalam pengadaan. Paket Jet memiliki dokumen surat jalan, purchase invoice dan purchase order yang terintegrasi dengan laporan inventory serta invoice. Semuanya menjadi lebih praktis dan hemat waktu. Gunakan Paket Jet dari Paper.id dan kunjungi halaman berikut untuk mengetahuinya lebih lanjut!

Kecurangan yang sering terjadi dalam procurement

Sebelumnya, ada satu masalah yang disinggung di risiko mitigasi yakni kecurangan. Menurut hipotesa ahli kriminologi asal Amerika Serikat, Donal R. Cressey, ada fraud triangle yang berkaitan dengan kecurangan dalam pengadaan barang/jasa serta 3 faktor yang menyebabkannya yakni:

  • Peluang
    Ada peluang yang membuat seseorang ingin melakukan kecurangan seperti, masalah audit keuangan, kurangnya pengawasan, pemisahan tanggung jawab, dan prosedur dan peraturan yang kurang kuat.
  • Rasionalisasi
    Seseorang akan berpikir rasional dan cenderung untuk menguntungkan dirinya sendiri. Contoh yang erat dan dekat dengan kehidupan adalah, seseorang melakukan kecurangan untuk mendapatkan uang bersama banyak orang. Jika tertangkap, mereka akan beralasan kalau gajinya rendah sehingga, terjadi pembenaran akan kecurangan yang dilakukan
  • Tekanan
    Seseorang akan ditekan oleh atasan untuk melakukan kecurangan untuk keuntungannya sendiri. Karena itu, pihak yang tertekan akan melakukannya karena, ia bisa mendapatkan efek buruk jika tidak melakukannya seperti dipecat.

Apa yang harus dilakukan untuk mengatasi masalah ini? Hal ini berkaitan dengan 2 hal, perusahaan dan karyawan. Perusahaan harus membuat peraturan dan prosedur pengadaan yang teratur dan realistis. Selain itu, team building menjadi solusi yang tepat untuk membangun kebersamaan dan bisa mengurangi risiko kecurangan yang terjadi dalam pengadaan. 

Baca juga: [Part 2] Ultimate Guide Procurement: Langkah-Langkah Procurement

Tender juga bisa menjadi salah satu solusi yang tepat untuk mengurangi tingkat kecurangan dalam procurement. Sekarang, ada banyak website yang menyediakan wadah untuk bidding agar mendapatkan tender. Dengan begitu, masyarakat dapat melihat proyek serta data yang ada secara transparan sehingga, resiko terjadinya fraud atau kecurangan akan berkurang.

google_play_customer_io

(Visited 1.188 times, 1 visits today)