Dalam era globalisasi dan revolusi digital, bisnis tidak lagi dapat mengabaikan peran teknologi dalam merampingkan operasional dan meningkatkan efisiensi. Salah satu inovasi yang tengah menjadi pusat perhatian adalah Electronic Invoice, atau yang lebih dikenal sebagai E-Invoice. Apa sebenarnya E-Invoice, dan bagaimana implementasinya dapat memberikan manfaat nyata untuk perkembangan bisnis?
Apa itu E-Invoice?
E-invoice atau E-Invoice adalah faktur yang dikirim dan diterima secara elektronik dan digunakan untuk mengotomatisasi pemrosesan faktur. Biasanya, faktur digital ini akan dikirimkan dari sebuah sistem kepada penerima lewat berbagai medium, seperti Email, WhatsApp, atau bahkan SMS.
Banyak pemilik usaha kecil beralih ke E-Invoice untuk mempercepat pembayaran pelanggan. Hal itu dikarenakan berbagai alasan. Pertama, biaya pengelolaan E-Invoice itu sangat kecil, bahkan gratis. Faktanya, pelaku usaha kecil bisa menghemat hingga 90% biaya dengan beralih ke invoice digital seperti dilansir dari Taimer.
Kedua, E-Invoice tidak mudah hilang. Faktur yang masih berupa kertas bisa dengan mudah hancur terkena air atau bahkan terinjak. Tentunya, dokumen bisnis bisa dengan mudah hilang yang membuat pelaku usaha kesulitan dalam melakukan penyimpanan atau mencatat dokumen bisnis yang ada.
Adanya online invoice telah mengubah cara bisnis dalam menagih klien. Tidak seperti faktur tradisional, pada E-Invoice pelanggan dapat membayar secara online dengan mengklik tombol bayar yang tertera.
Dalam penerapannya E-Invoice sendiri memiliki banyak sekali manfaat yang didapat bagi penjual dan pelanggan. Bisnis yang menyediakan produk dan layanan dapat secara otomatis membuat faktur elektronik dari transaksi penjualan, daripada harus membuat dan mencetaknya secara manual.
Perbedaan antara E-Invoice dan Invoice Konvensional
Perbedaan mendasar antara E-Invoice dan invoice konvensional terletak pada format dan pengiriman dokumen. Jika pada invoice konvensional, informasi transaksi disampaikan dalam bentuk kertas yang kemudian dikirimkan secara fisik atau melalui pos, E-Invoice mengadopsi pendekatan digital. Dokumen ini biasanya dihasilkan dalam format yang dapat dibaca oleh mesin dan disampaikan melalui jaringan komputer atau platform elektronik tertentu
Baca Juga: Apa Itu Invoice? Pengertian, Fungsi, Hingga Contohnya
Manfaat E-Invoice untuk Bisnis
Semuanya disimpan di cloud, jadi aman
Selanjutnya dengan perangkat lunak E-Invoice menjadikan semua informasi kamu akan disimpan secara online. kamu tidak perlu lagi mencari informasi atau dokumen kamu. Cukup masuk ke akun kamu, dan semuanya ada di sana. Dengan perangkat lunak E-Invoice, informasi kamu disimpan.
Setelah kamu memasukkannya pertama kali perangkat lunak mengingatnya dan kamu tidak perlu memasukkannya lagi. Tentu saja, jika kamu perlu mengubah beberapa detail, kamu dapat melakukannya dengan mudah hanya dengan beberapa klik.
Kamu bisa mencari dokumennya dengan cepat, karena semuanya disimpan dalam cloud. Sebagai contoh, jika kamu perlu mencari sebuah invoice di suatu waktu, kamu hanya tinggal mencarinya lewat search dan bisa menemukannya dengan cepat, dalam hitungan detik. Bayangkan, jika masih menyimpan dokumen fisik. kamu bisa menghabiskan waktu berjam-jam, membuka lemari besi untuk mencari dokumen yang diinginkan.
Hal terbaik tentang e-faktur adalah bahwa mereka memberi kamu kemampuan untuk mengaksesnya di mana saja, menggunakan perangkat pintar kamu. Dengan adanya E-Invoice kamu dapat melacak status faktur, dengan beberapa jenis perangkat lunak bahkan memungkinkan kamu mengetahui kapan pembeli kamu telah membuka faktur. kamu akan menerima pembayaran segera setelah dilakukan, dan kamu akan dapat membuat laporan keuangan kamu secara berkala.
Efisiensi Lebih Tinggi
Umumnya proses pembuatan faktur cukup melelahkan bagi sebagian besar bisnis. kamu perlu membuat faktur, memastikan keakuratannya, mencetaknya, mengirimkannya ke pembeli, menunggu hingga pembayaran dilakukan, dan kemudian, memasukkan pembayaran ke server kamu.
Dengan menggunakan E-Invoice kamu tinggal menggunakan template faktur elektronik yang siap pakai, dapat diunduh, dan dapat disesuaikan, alih-alih membuatnya dari awal. Selain itu, kamu akan terhindar dari kerumitan mencetak dan mengirimkannya ke pembeli.
Faktanya, setiap pelaku usaha membutuhkan waktu 1 jam untuk mengurus 5 invoice menurut Kofax. Padahal, 1 jam bisa kamu gunakan untuk hal lainnya yang lebih produktif, seperti follow up calon leads untuk sales atau mencari calon-calon leads yang dimasukkan ke dalam daftar, nah lebih menguntungkan yang mana?
Tentunya, kamu bisa memanfaatkan invoice online untuk membantu waktu pengelolaan jadi lebih hemat. Dengan invoice online, 1 invoice bisa dibuat dan dikirim hanya dalam waktu 5 menit (Berdasarkan eksperimen penulis saat menggunakan aplikasi invoice Paper.id). Dengan begitu, semuanya jadi lebih cepat.
Membantu meningkatkan produktivitas bisnis
Arus kas yang mecet kerap menjadi masalah yang pelik bagi pelaku usaha kecil. Online invoice menawarkan usaha kecil alat untuk mengelola arus kas dengan lebih efisien. Tidak seperti faktur tanpa opsi pembayaran digital, online invoice memungkinkan pemilik bisnis untuk melacak dengan cermat apa yang belum dibayar dan untuk memperkirakan dengan lebih baik apa yang kemungkinan besar akan mereka terima.
Dengan demikian mengizinkan bisnis untuk mengotomatiskan penagihan mereka dengan online invoice dapat menghemat waktu pemilik usaha kecil yang biasanya dihabiskan untuk tugas administratif kini dapat digunakan untuk mendapatkan lebih banyak pelanggan dan meningkatkan skala bisnis mereka.
Online invoice bisa buat kamu dibayar lebih cepat
Pelanggan yang membayar faktur lewat dari jatuh tempo seharusnya dapat menghambat arus kas bisnis. Oleh karena itu dengan adanya E-Invoice akan memudahkan komunikasi antara bisnis penagihan dan konsumen yang membayar.
Ada banyak alasan kenapa customer sering telat bayar invoice. Pertama dan yang pasti, pelaku usaha tentunya memiliki perencanaan dalam membayar invoice mereka. Itulah kenapa, perlu adanya tempo pembayaran invoice bagi pelaku usaha.
Cara untuk mengatasi hal ini sebenarnya sangat simple, kamu hanya perlu menyediakan banyak metode pembayaran, seperti kartu kredit. Kenapa kartu kredit? Kartu kredit menyediakan fee pembayaran yang lebih kecil daripada paylater.
Apalagi, kalau kamu bayar invoice-nya pakai Paper.id.Apa itu? Paper.id adalah sebuah platform invoice dan pembayaran B2B yang menyediakan berbagai metode pembayaran, termasuk kartu kredit. kamu bisa bayar pakai kartu kredit, walaupun supplier tidak menyediakan opsi pembayarannya. Praktis kan?
Apalagi fee pembayarannya hanya 1,45%*. Dengan begitu, kamu bisa mendapatkan tambahan tempo pembayaran atau bayar tagihannya di bulan depan. Yang paling penting, Paper.id gratis dipakai siapa saja, tidak ada free trial, beneran GRATIS SELAMANYA. Yuk daftar sekarang dengan klik tombol di bawah.
- Mengoptimalkan Arus Kas Bisnis dengan Cash Conversion Cycle - Maret 29, 2024
- Tren Transaksi Digital Kian Tinggi, Pebisnis Harus Siap Beralih! - Februari 29, 2024
- Waste Management System: Model Bisnis yang Mengubah Sampah Menjadi Peluang? - Februari 23, 2024