Cara Membuat Invoice – Dalam menjalankan sebuah bisnis, salah satu dokumen yang sangat penting dalam bisnis adalah invoice atau bisa disebut juga dengan faktor. Seringkali Invoice digunakan sebagai bukti transaksi antara penjual dan pembeli.
Invoice digunakan sebagai langkah menerima pembayaran dengan cepat. Sebab, di dalamnya terdapat jumlah pembayaran dan tanggal jatuh tempo pembayaran yang harus dilunasi oleh pihak klien. Karena perannya vital dalam cashflow bisnis, pembuatan invoice tidak boleh dilakukan sembarangan.
Jika invoice dibuat secara asal-asalan, makna dan tujuannya menjadi tidak jelas sehingga membingungkan klien kamu untuk melunasi tagihannya.
Masih banyak orang yang tidak menyadari pentingnya invoice sebagai salah satu bukti dalam proses transaksi. Kebanyakan orang akan langsung merobek atau membuang bukti transaksi tersebut.
Bagi penjual, invoice bisa menjadi sebuah alat penagihan pembayaran terhadap pelanggannya. Karena didalam invoice terdapat tagihan yang harus dibayarkan beserta waktu kapan harus dibayar.
Untuk pembeli, invoice bisa menjadi salah satu bukti pembelian barang atau jasa, yang dimana terkhusus para pebisnis bisa dimasukan kedalam laporan keuangan.
Mungkin dari kalian masih ada yang belum mengetahui dengan jelas bagaimana cara membuat invoice dengan cepat dan mudah. Berikut selengkapnya.
Baca Juga: Mengenal Invoice Financing: Cara Kerja Hingga Keuntungannya Untuk Bisnis
Mengapa Invoice Penting?
Invoice itu penting, tujuannya sendiri untuk meminimalisir kesalahan dalam pembayaran. Dalam beberapa kasus ada juga pelanggan yang lupa dalam melakukan pelunasan karena penjual tidak mengingat pembayaran mereka.
Oleh karena itu penting bagi bisnis dalam menyiapkan invoice. Apalagi kalau kalian yang masih baru menjalankan usaha pembuatan invoice harus cepat. Akan tetapi tidak semua pengusaha cara membuat invoice yang cepat dan efektif.
Semakin lama orang dalam membuat invoice, maka semakin lama pula seorang pelanggan membayar tagihan dan tentunya keuntungan yang didapat akan tertunda.
Invoice atau Faktur merupakan sebuah dokumen komersial yang mencantumkan rincian waktu dan juga catatan transaksi yang terjadi antara pembeli juga penjual.
Biasanya, didalam invoice terdapat rincian biaya transaksi yang terjadi, dimana harus dilunasi oleh pembelinya dalam rentang waktu tertentu.
Secara umum, penjual akan membuat invoice dengan rangkap tiga. Biasanya rangkap pertama akan diberikan kepada pembeli, kemudian simpanan bagi penjual, yang terakhir disimpan sebagai arsip perusahaan.
Meskipun pada kejadian yang sering terjadi, Invoice sekarang sudah sering digunakan di berbagai transaksi, walaupun pada mulanya digunakan untuk angsuran transaksi.
Nah nantinya seluruh tagihan yang ada akan tercatat di dalam dokumen invoice tersebut.
Baca Juga: 7 Contoh Invoice Pembayaran & Penjualan Untuk Bisnis
Cara Membuat Invoice dengan Mudah, Cepat & Efektif.
Kefektifan sebuah invoice bisa terlihat dari setelah pelanggan kalian mendapatkan surat tagihannya. Jika mereka melakukan pembayaran dengan cepat, maka mereka paham dengan maksud dari isi invoice nya. Sebaliknya, jika mereka lambat membayar, maka ada masalah dalam kirim invoice nya.
Terdapat 6 komponen yang tidak boleh dilewatkan dalam cara membuat Invoice secara efektif:
- Kejelasan tanggal jatuh tempo.
- Penjelasan tipe pembayaran yang bisa dilakukan dan caranya.
- Ketahui siapa penerima Invoice (nama dan alamat lengkapnya).
- Detail seluruh produk dan harga total yang perlu dibayarkan.
- Berikan peringatan apabila penerima Invoice lupa.
- Pertimbangkan pemberian denda apabila pelanggan lupa membayar.
Jika kamu menawarkan tipe usaha di bidang jasa (fotografi atau percetakan), kamu bisa menuliskan deskripsi yang lebih lengkap. Sebab, pelanggan kamu harus bisa mengetahuinya secara lengkap. Dengan begitu, tidak akan ada kesalahpahaman di dalam pengiriman Invoice.
Berikut beberapa tahapan bagaimana cara membuat invoice mudah:
1. Memasukkan Data Pembeli
Langkah pertama yang kalian lakukan dalam cara membuat invoice ialah memasukkan data pembeli ke dalam Invoice. Hal ini penting untuk dilakukan, kalian wajib menuliskan nama pelanggan dengan jelas.
Kalau Invoice yang kalian buat ini mau dikirim ke perusahaan, maka jangan lupa menuliskan nama perusahaan tersebut dengan lengkap dan baik, hal ini bertujuan untuk menghindari kesalahpahaman.
Selain itu juga, kalian harus mencantumkan alamat dari pelanggan kalian, kalau perlu masukan juga kontak mereka. Dengan begitu, para pelanggan jadi tahu, bahwa mereka harus membayar tagihan ini.
2. Menyertakan Data Penerima Pembayaran
Selain memasukkan data pelanggan, kalian juga perlu menyertakan data penerima pembayaran sebagai cara membuat invoice tagihan. Kenapa harus? karena dengan itu, para pelanggan bisa langsung mengenali bahkan langsung membayar tagihan tersebut.
Selain itu juga mencantumkan data penerima pembayaran bisa menjaga keamanan data pelanggan juga. Dengan itu, mereka bisa langsung mengetahui nomor rekening yang harus dibayarkan. Cara ini juga mencegah terjadinya penipuan lho.
3. Memasukkan Daftar Produk atau Jasa
Selanjutnya, kalian bisa memasukan daftar produk atau jasa yang dibeli sekaligus kuantitasnya. Tulislah daftar produk yang dibeli oleh pelanggan, serta cantumkan deskripsi yang jelas agar mereka paham tujuan akan pengiriman invoice ini.
Deskripsi yang ada didalamnya harus memuat nama produk, jumlah, serta harga dan total harga produk yang dibeli. Kalau kalian memberikan diskon didalamnya, maka sertakan diskon didalmnya, agar tidak terjadi kesalahpahaman. Terakhir sertakan total pembayaran yang harus dibayar oleh pelanggan nantinya.
4. Masukan Tanggal dan Nomor Invoice
Keempat, kalian bisa memasukan tanggal juga nomor Invoice didalam dokumen invoice kalian. Dengan ini maka akan memudahkan kalian untuk mengenali transaksi, serta membantu kalian dalam menyusun laporan keuangan nantinya.
Tanggal yang dicantumkan juga harus ada deadline kapan pembayaran harus diselesaikan. Selain tanggal, kalian juga menuliskan nomor invoice tagihan. Invoice yang bertanggal memudahkan kalian dalam pengarsipan nantinya.
5. Menginformasikan Cara dan Ketentuan Pembayaran, Juga Kesepatakan Pembayaran
Terakhir, kalian meseti mencantumkan informasi cara dan juga ketentuan pembayaran nantinya. Kalian bisa menuliskan seperti “Pembayaran bisa dilakukandengan melalui transfer bank ke rekening bla bla bla”.
Selain itu juga perlunya kesepakatan pembayaran, kapan invoice ini harus dibayar dengan lunas. Umumnya invoice memiliki jangka waktu 30 hari sejak diterbitkan, artinya pihak pembeli harus membayar invoice ini dalam jangka waktu 30 hari.
Biasanya ini bisa dibilang dengan Net 30 atau n/30. Tapi hal itu bisa disesuaikan kembali dengan kesepakatan pembayaran nantinya.
Baca Juga: 6 Aplikasi Invoice Online yang bisa kalian gunakan GRATIS
Cara Membuat Invoice Digital Dalam 5 Menit di Paper.id
Daripada membuat invoice secara manual yang membutuhkan banyak waktu. Kalian bisa membuat invoice digital hanya dalam waktu 5 menit menggunakan Paper.id. Berikut infografis cara membuat invoice mudah di Paper.id.
Nah kalian bisa mencoba membuat invoice sesuai dengan langkah-langkah yang ada didalamnya, mudah bukan?
Nah biar kalian tidak buang waktu dalam membuat invoice tagihan secara manual, kalian bisa membuatnya secara cepat dan mudah lho.
Yuk, pakai Paper.id, aplikasi invoice online gratis, dengan Paper.id kalian bisa membuat invoice dengan mudah dan bisa mengirimnya dengan satu kali klik. Selain itu Anda bisa mendapatkan banyak template invoice gratis lho.
Pokoknya gratis dan tidak buang-buang waktu, Yuk buruan daftar sekarang juga dan pakai Paper.id dengan klik tombol dibawah ini.