Apakah kamu pernah menggunakan sistem pembayaran prepaid? Sistem ini biasanya diterapkan pada pulsa atau paket data, di mana kamu membayar terlebih dahulu untuk bisa menggunakan layanan internet.
Prepaid dikenal juga dengan biaya dibayar di muka dalam istilah akuntansi atau keuangan. Jadi, pembayaran dilakukan lebih awal untuk mendapatkan layanan atau produk yang diterima di masa depan.
Sistem pembayaran ini tentu memiliki kekurangan dan kelebihannya. Lantas apa saja? Di bawah ini kita akan membahas tentang sistem prepaid selengkapnya, mulai dari pengertian, contoh penerapan, hingga cara kerjanya.
Apa Itu Prepaid?
Prepaid adalah istilah dalam Bahasa Inggris yang berarti “prabayar”. Dalam konteks bisnis, prepaid mengacu pada sistem pembayaran di mana pengguna membayar terlebih dahulu sebelum menggunakan suatu layanan atau produk.
Kebalikan dari sistem pembayaran prepaid adalah postpaid atau pascabayar, di mana kamu menggunakan layanan atau produk terlebih dahulu, baru membayar belakangan sesuai penggunaan.
Baca Juga: Bagaimana Virtual Credit Card Bantu Kelola Pembayaran ke Supplier, Ini Caranya!
Contoh Penerapan Prepaid dalam Bisnis
Umumnya, pelaku bisnis menggunakan sistem pembayaran prepaid untuk hal-hal seperti:
1. Sewa gedung atau kantor
Banyak pemilik properti yang mengharuskan pembayaran sewa di muka agar memberikan kepastian bagi mereka.
Sejumlah perusahaan biasanya menyewa gedung atau ruang kantor untuk tempat kerja. Mereka akan membayar sewa di muka untuk jangka waktu tertentu, misalnya 6 bulan atau setahun.
2. Asuransi perusahaan
Untuk melindungi aset dan karyawan, perusahaan akan mendaftarkannya ke asuransi di mana pembayarannya harus di muka.
3. Langganan software atau layanan digital
Bisnis yang bergantung pada perangkat lunak atau layanan digital seperti CRM, ERP, atau alat pemasaran mengharuskan membayar di muka untuk menggunakan layanan tersebut.
4. Pembayaran biaya konsultan atau jasa profesional
Banyak perusahaan yang membutuhkan jasa konsultan, pengacara, atau profesional lainnya melakukan pembayaran di muka untuk memastikan komitmen terhadap proyek atau perjanjian yang disepakati.
5. Perjalanan bisnis
Perusahaan melakukan pembelian tiket pesawat, pemesanan hotel, atau pemberian travel allowance dengan membayar terlebih dahulu.
Lebih mudah lagi dengan menggunakan kartu prepaid perusahaan agar memastikan kebutuhan perjalanan karyawan terpenuhi dan menghindari reimbursement yang rumit.
6. Pemberian hadiah
Dalam kegiatan branding, loyalitas pelanggan, dan apresiasi karyawan, banyak perusahan menggunakan prepaid gift card sebagai bentuk hadiah.
Gift card tersebut bisa berupa voucher belanja dan saldo e-wallet yang sudah diisi saldo tertentu dan bisa digunakan sesuai ketentuan.
Cara Kerja Prepaid dalam Bisnis
Pada dasarnya, sistem prepaid bekerja dengan mengharuskan pelanggan membayar terlebih dahulu untuk menggunakan layanan atau produk yang mereka inginkan, hanya saja penerapannya berbeda tergantung pada jenis atau produk yang digunakan.
Dalam layanan komunikasi, asuransi, sewa, atau produk lainnya, terdapat berbagai paket yang bisa dipilih pelanggan dengan harga tetap. Seperti, paket internet untuk satu bulan dibayar di muka dan asuransi dibayar untuk satu tahun ke depan.
Jenis-Jenis Pembayaran Prepaid
Berikut adalah beberapa jenis instrumen pembayaran prepaid (Prepaid Payment Instruments) yang umum digunakan dalam dunia bisnis:
1. Closed system PPIs
Alat pembayaran prepaid yang hanya dapat digunakan untuk melakukan transaksi dengan entitas atau merchant yang menerbitkannya.
Contoh: Gift Card dan Voucher
2. Semi-closed system PPIs
Jenis ini memungkinkan pengguna melakukan transaksi di beberapa merchant yang telah bekerja sama dengan penyedia alat pembayaran tersebut.
Contoh: Prepaid Corporate Card
3. Open system PPIs
PPIs ini merupakan bentuk paling fleksibel dari alat pembayaran prepaid lainnya. Karena, bisa digunakan untuk pembayaran di berbagai merchant sekaligus memungkinkan penarikan tunai.
Contoh: Kartu ATM Debit
4. Dompet digital
Dompet digital adalah aplikasi keuangan di smartphone di mana pengguna bisa melakukan top up saldo dan berbagai transaksi.
Contoh: OVO, DANA, GoPay, LinkAja, dan Apple Pay
5. Down payment (uang muka)
Meskipun tidak termasuk PPI, down payment tetap dianggap sebagai sistem pembayaran prabayar karena pengguna membayar sebagian atau seluruh nilai transaksi terlebih dahulu sebagai bentuk komitmen.
Contoh: Pembayaran uang muka untuk pembelian mobil, pernikahan, dan properti.
Baca Juga: Kenapa Harus Pakai Platform Pembayaran Alih-Alih Langsung Transfer Bank untuk Bisnis?
Kelebihan dan Kekurangan Pembayaran Prepaid dalam Bisnis
Dari penjelasan di atas, kita bisa mengetahui bahwa melakukan pembayaran prepaid untuk urusan bisnis memiliki kelebihan dan kekurangannya di antara lain:
| Aspek | Kelebihan | Kekurangan |
| Kontrol Keuangan | Membantu mengendalikan pengeluaran dengan batas saldo tetap | Dana tidak fleksibel jika kebutuhan berubah secara mendadak |
| Efisiensi Administrasi | Mengurangi proses reimbursement dan klaim pengeluaran | Perlu pencatatan akuntansi yang cermat untuk pelaporan dan audit |
| Hubungan dengan Vendor | Menjamin komitmen kepada penyedia layanan/jasa | Risiko kerugian jika vendor tidak dapat memenuhi kewajiban setelah dibayar |
| Insentif Finansial | Kadang mendapat potongan harga karena membayar di muka | Dana mengendap dan tidak dapat digunakan untuk keperluan lain |
| Kemudahan Operasional | Mempercepat proses transaksi dan pengadaan | Tidak semua layanan bisa dibayar secara prepaid |
| Transparansi | Pengeluaran lebih mudah dilacak, terutama dengan kartu prabayar atau e-wallet | Jika tidak dikelola baik, bisa terjadi penyalahgunaan saldo |
Demikian penjelasan mengenai pembayaran prepaid dalam konteks bisnis, mulai dari pengertian, contoh penerapan, manfaat, jenis-jenis pembayaran prepaid, hingga kelebihan dan kekurangannya. Kesimpulannya, sistem pembayaran ini dilakukan di awal sebelum mendapatkan produk atau layanan tersebut.
Jika kamu membutuhkan kartu corporate card yang memiliki banyak keuntungan seperti cashback 0,5% untuk tiket business trip, deposit dana yang fleksibel, dan kebebasan penerbitan kartu, maka Paper Horizon Card adalah jawabannya.
Masih banyak fitur menarik dari Paper Horizon Card, pelajari selengkapnya sekarang juga untuk transaksi perusahaan lebih efektif!
