Perbedaan Nota Debet dan Nota Kredit, Lengkap dengan Fungsinya

Saat berbisnis, pasti kamu sering berhubungan dengan berbagai dokumen transaksi. Dua di antaranya yang cukup sering muncul adalah nota debet dan nota kredit.

Meski sama-sama berupa bukti transaksi, baik nota debet maupun kredit, keduanya punya fungsi yang berbeda dan penting untuk dipahami agar pencatatan keuangan bisnismu tetap rapi dan akurat.

Mau tahu apa perbedaannya? Yuk, simak perbedaan nota debet dan nota kredit, lengkap dengan fungsinya masing-masing!

Apa Itu Nota Debet? 

Nota debet adalah dokumen resmi yang dibuat pembeli untuk penjual sebagai bukti adanya pengurangan utang dalam suatu transaksi.

Umumnya, nota ini dibuat rangkap dua, yakni lembar asli untuk pembeli yang berutang, sedangkan salinannya disimpan penjual sebagai arsip.

Dalam praktiknya, nota debet sering digunakan saat pembeli ingin mengembalikan barang yang tidak sesuai pesanan. Dengan adanya dokumen ini, proses retur barang jadi lebih mudah, jelas, dan memiliki bukti tertulis yang sah.

Baca Juga: Nota: Pengertian, Jenis, hingga Fungsinya untuk Bisnis

Kapan nota debet dikeluarkan?

Banyak orang masih bingung, sebenarnya kapan sih nota debet perlu dibuat? Dokumen ini biasanya diterbitkan oleh perusahaan dalam beberapa kondisi tertentu, misalnya:

• Barang rusak saat pengiriman atau tiba dalam kondisi tidak layak.
• Terjadi kelebihan pembayaran pada faktur asli.
• Ada kesalahan penulisan harga di faktur.
• Pelanggan melakukan penolakan atau retur barang.

Dengan kata lain, nota debet dikeluarkan untuk memastikan setiap ketidaksesuaian transaksi tetap tercatat jelas dan bisa dipertanggungjawabkan.

Fungsi nota debet

Berikut fungsi nota debet untuk bisnis, antara lain:

1. Sebagai bukti stock opname
Nota debet bisa berfungsi sebagai bukti dalam proses stock opname, yaitu kegiatan menghitung atau memeriksa kembali persediaan barang. Dari sini penjual bisa mengetahui apakah ada barang yang bermasalah atau tidak layak dijual.

2. Memudahkan koreksi harga
Nota debet juga bisa dipakai untuk melakukan koreksi harga. Misalnya, ketika ada barang lama yang sulit terjual karena harganya terlalu tinggi, maka penjual bisa menyesuaikan harga agar lebih masuk akal. Tentunya hal ini juga melibatkan persetujuan dari pembeli.

3. Membantu koreksi jumlah barang
Selain harga, nota debet juga berguna untuk menyesuaikan jumlah barang di gudang dengan transaksi yang terjadi. Jadi, jika ada kekurangan barang tetapi sudah tercatat terjual, penjual bisa mengajukan penagihan dengan bukti nota debet.

4. Sebagai bukti pengurangan utang
Nota debet juga bisa menjadi dasar pengurangan utang dari pihak penjual, biasanya karena adanya pengembalian barang atau transaksi tertentu yang memang sudah disetujui.

Apa Itu Nota Kredit?

Hampir sama seperti nota debet, nota kredit juga tersusun dari dua kata dengan makna berbeda. “Nota” berarti salinan dari transaksi jual beli, sedangkan “kredit” merujuk pada pembayaran yang dilakukan secara tidak tunai atau dengan cara diangsur. Secara sederhana, nota kredit berfungsi sebagai bukti adanya pengurangan piutang dalam suatu usaha.

Nota kredit diterbitkan dan ditandatangani oleh pihak penjual. Tujuannya adalah mencatat pengurangan piutang usaha yang nantinya akan ditagihkan kepada pembeli.

Sama halnya dengan nota debet, nota kredit juga dibuat dalam dua rangkap, yakni satu untuk penjual dan satu lagi untuk pembeli sebagai arsip dan bukti sah transaksi.

Baca juga: Download Contoh Nota Kosong, Format Word & Excel

Kapan nota kredit dikeluarkan?

Ada beberapa kondisi yang biasanya membuat nota kredit perlu dibuat. Beberapa di antaranya adalah:

• Barang mengalami kerusakan saat proses pengiriman, baik ketika sedang dikirim maupun saat transit.
• Terjadi kesalahan dalam penulisan harga pada faktur asli.
• Pembayaran yang dilakukan ternyata melebihi jumlah yang seharusnya di faktur.
• Pembeli melakukan retur barang atau menolak layanan karena alasan tertentu, tentunya tetap dengan persetujuan dari pihak penjual.

Fungsi nota kredit

Berikut beberapa fungsi utama nota kredit untuk bisnis, antara lain:

1. Melacak kesalahan transaksi
Salah satu fungsi utama nota kredit adalah membantu kamu mengetahui jika ada kesalahan dalam penjualan, seperti barang yang rusak atau tidak sampai ke pembeli saat pengiriman. Dengan dokumen ini, proses pelacakan jadi lebih mudah dan terstruktur.

2. Menjadi bukti penyelesaian sengketa
Dalam proses jual beli, terkadang muncul perbedaan pendapat atau sengketa terkait utang-piutang. Nota kredit berfungsi sebagai dokumen pendukung yang bisa dijadikan bukti resmi saat terjadi konflik antara penjual dan pembeli.

3. Mendukung peningkatan operasional bisnis
Dengan adanya catatan yang jelas melalui nota kredit, kamu bisa mengevaluasi dan memperbaiki alur kerja bisnis, baik dari sisi pelayanan, pengelolaan stok, hingga kualitas produk.

4. Menjaga hubungan tetap transparan
Nota kredit membantu menciptakan keterbukaan antara pihak yang bertransaksi. Hal ini meminimalkan potensi salah paham dan memperkuat kepercayaan antara penjual dan pembeli.

5. Mempermudah administrasi keuangan
Adanya nota kredit membuat pencatatan dan pelaporan keuangan jadi lebih rapi dan terperinci. Dokumen ini memudahkan kamu saat melakukan pengecekan laporan atau audit di kemudian hari.

Perbedaan Nota Debit dan Kredit

Baik nota debet maupun nota kredit sama-sama berfungsi sebagai dokumen resmi dalam transaksi jual beli, terutama untuk mencatat adanya perubahan pada nilai hutang atau piutang. Namun, keduanya memiliki perbedaan mendasar dalam hal siapa yang menerbitkan dan tujuan penggunaannya.

Nota debet biasanya diterbitkan oleh pembeli dan dikirimkan kepada penjual. Dokumen ini berfungsi sebagai pernyataan bahwa pembeli meminta pengurangan jumlah hutang kepada penjual, misalnya karena ada barang yang rusak, tidak sesuai pesanan, atau terdapat kekeliruan harga di faktur. Dengan adanya nota debet, pembeli memiliki bukti sah untuk menyesuaikan jumlah kewajiban yang harus dibayarkan.

Sementara itu, nota kredit diterbitkan oleh penjual dan ditujukan kepada pembeli. Fungsinya adalah sebagai bukti bahwa penjual menyetujui adanya pengembalian barang, kesalahan harga, atau kelebihan pembayaran yang dilakukan oleh pembeli. Dengan nota ini, jumlah piutang penjual otomatis berkurang, sekaligus memberikan transparansi dalam pencatatan transaksi.

Baik penerbitan nota debet maupun nota kredit, keduanya tidak bisa dilakukan sepihak. Harus ada kesepakatan dan persetujuan dari kedua belah pihak agar transaksi tetap tercatat dengan jelas, adil, dan menghindari potensi konflik di kemudian hari.

Baca Juga: 10 Rekomendasi Aplikasi Nota Terbaik, Buat Bisnismu Makin Efisien!

Demikian perbedaan nota debet dan nota kredit, lengkap dengan fungsinya masing-masing. Keduanya memang sama-sama menjadi bukti transaksi, tetapi fungsi dan pihak yang menerbitkannya berbeda.

Dengan mencatat setiap retur, koreksi harga, atau kesalahan pembayaran melalui dokumen resmi ini, kamu bisa menjaga keuangan bisnis tetap rapi, transparan, dan terhindar dari konflik di kemudian hari.

Namun, jika semua proses pencatatan nota masih kamu lakukan manual, risiko salah hitung atau dokumen tercecer pasti lebih besar. Padahal, nota debet dan nota kredit berhubungan langsung dengan keuangan bisnis yang harus akurat.

Supaya lebih aman sekaligus hemat waktu, sudah saatnya kamu beralih ke cara yang lebih praktis dengan bantuan platform digital seperti Paper.id.

Kamu bisa bikin nota penjualan secara otomatis, mencatat transaksi dengan lebih akurat, dan menyimpan semua dokumen keuangan dalam satu tempat.

Sebagai platform invoicing dan pembayaran antar bisnis, Paper.id juga memungkinkan kamu membuat nota langsung dari invoice digital yang sudah ada. Cukup lengkapi kolom yang diperlukan, tanpa perlu repot mengetik manual lagi.

Yuk, gunakan Paper.id secara gratis sekarang dan nikmati semua benefitnya!