Dalam menjalankan bisnis, salah satu tantangan terbesar adalah mengelola inventory atau persediaan dengan baik. Jika stok terlalu banyak, biaya penyimpanan membengkak dan bisa berisiko menumpuk barang yang tidak laku. Sebaliknya, jika stok terlalu sedikit, bisnis bisa kehilangan peluang penjualan dan mengecewakan pelanggan.
Inilah mengapa inventory control atau pengendalian persediaan menjadi aspek yang sangat penting dalam operasional bisnis.
Dalam artikel ini, yuk, pahami lebih dalam tentang pengertian inventory control, manfaatnya, serta strategi terbaik untuk mengelola persediaan dengan lebih baik!
Apa Itu Inventory Control?
Inventory control adalah proses pengelolaan dan pemantauan stok barang dalam bisnis untuk memastikan bahwa produk yang tersedia selalu dalam jumlah yang tepat dan dapat memenuhi kebutuhan pelanggan tanpa terjadi kelebihan atau kekurangan stok.
Dengan sistem kontrol yang baik, bisnis dapat menghindari berbagai masalah seperti stok yang menumpuk, barang yang kadaluarsa, atau bahkan kehilangan penjualan akibat kehabisan barang yang diminati pelanggan.
Pada akhirnya, inventory control yang efektif membantu meningkatkan efisiensi operasional dan memastikan bisnis berjalan dengan lebih lancar.
Baca Juga: Inventory Management System: Pengertian, Tujuan, & Contohnya
Manfaat Inventory Control
Inventory control tentu punya banyak manfaat bagi bisnis, beberapa di antaranya adalah:
1. Mengurangi risiko kehabisan atau kelebihan stok
Dengan sistem kontrol yang baik, perusahaan bisa menghindari stockout (kehabisan barang) yang merugikan penjualan, sekaligus mencegah overstock yang membebani biaya penyimpanan.
2. Meningkatkan efisiensi operasional
Kontrol inventory membantu produksi berjalan lancar tanpa gangguan akibat kekurangan bahan baku. Ini berdampak pada waktu proses yang lebih singkat dan biaya operasional yang lebih rendah.
3. Optimalisasi cash flow
Inventory yang terkendali berarti dana tidak terkunci dalam bentuk stok yang berlebihan. Bisnis bisa mengalokasikan arus kas untuk keperluan strategis lainnya seperti pemasaran atau pengembangan produk.
4. Meningkatkan kepuasan pelanggan
Dengan memastikan ketersediaan produk saat dibutuhkan, bisnis dapat meningkatkan kepercayaan dan loyalitas pelanggan. Pengiriman tepat waktu jadi lebih mungkin dilakukan.
5. Mengurangi risiko bisnis
Inventory control mencegah kerusakan, kedaluwarsa, dan kehilangan barang dengan memastikan rotasi stok (misalnya dengan metode FIFO). Audit rutin pun jadi lebih mudah dilakukan.
6. Mendukung pengambilan keputusan
Data stok yang akurat dari inventory control memberikan dasar yang kuat untuk membuat keputusan bisnis, mulai dari pengadaan barang, diskon produk, hingga ekspansi gudang.
Baca Juga: Rekomendasi Aplikasi Inventory Barang untuk Bisnis!
Metode-Metode Inventory Control
Untuk mengelola persediaan secara efisien, bisnis dapat menerapkan berbagai metode inventory control yang sesuai dengan kebutuhan dan skala operasional. Berikut metode yang paling umum digunakan:
1. FIFO (First In, First Out)
Barang yang pertama masuk harus dijual atau digunakan lebih dulu.
Metode ini cocok digunakan untuk produk yang mudah rusak atau kedaluwarsa, seperti makanan, obat, atau kosmetik.
2. LIFO (Last In, First Out)
Barang yang terakhir masuk digunakan lebih dulu.
LIFO digunakan untuk produk yang fluktuasi harganya sering terjadi.
3. Just-In-Time (JIT)
Stok dipasok tepat saat dibutuhkan produksi atau penjualan, bukan disimpan dalam jumlah besar.
Metode ini digunakan untuk bisnis dengan sistem produksi yang lean.
4. Economic Order Quantity (EOQ)
Metode menghitung jumlah pembelian optimal untuk meminimalkan total biaya penyimpanan dan pemesanan untuk menjaga keseimbangan antara biaya inventaris dan permintaan pasar.
5. ABC Analysis
Metode ini mengelompokkan barang berdasarkan nilai dan frekuensi pergerakan:
- A: barang bernilai tinggi, frekuensi tinggi
- B: nilai dan frekuensi sedang
- C: bernilai rendah, frekuensi rendah
6. Safety Stock
Stok cadangan untuk mengantisipasi lonjakan permintaan atau gangguan pasokan. Tujuan metode ini adalah untuk mencegah kehabisan stok pada kondisi tak terduga.
7. Reorder Point System
Reorder point system menentukan titik minimal stok saat pemesanan ulang harus dilakukan untuk menghindari keterlambatan suplai dan kekurangan barang.
Nah, pengelolaan inventory control ini dilakukan oleh inventory control staff yang bertanggung jawab akan prosesnya setiap hari.
Apa saja tugas yang mereka lakukan?
Pengertian dan Tugas Staff Inventory Control
Inventory control staff adalah karyawan yang bertanggung jawab dalam proses pengelolaan dan pengawasan stok barang di gudang atau pusat distribusi.
Mereka memastikan bahwa data inventaris sesuai dengan kondisi fisik barang dan membantu menjaga keseimbangan antara ketersediaan stok dan permintaan operasional.
Baca Juga: Admin Inventory Adalah Posisi Penting dalam Perusahaan, Ini Tugasnya!
Tugas inventory control staff
- Mencatat setiap pergerakan barang (barang masuk dan keluar) secara akurat
- Melakukan stok opname atau audit fisik inventaris secara berkala
- Memastikan stok barang tersedia dalam jumlah optimal (tidak berlebih atau kurang)
- Bekerja sama dengan tim procurement, logistik, dan keuangan untuk mendukung kelancaran alur distribusi
- Mengoperasikan sistem manajemen inventaris berbasis digital untuk pelacakan dan pelaporan
- Menyediakan data stok terkini bagi manajemen sebagai dasar pengambilan keputusan
Keterampilan yang dibutuhkan inventory control staff
- Teliti dan detail dalam pencatatan dan pemeriksaan stok
- Memahami alur logistik dan proses supply chain
- Menguasai software inventory control seperti ERP, WMS, atau sistem POS
- Kemampuan bekerja sama dalam tim lintas divisi
- Memiliki tanggung jawab tinggi terhadap akurasi dan keandalan data stok
Tentunya, inventory control staff juga perlu dibekali dengan strategi yang tepat agar efisien dan minim error.
Contoh Inventory Control
Agar lebih memahami tentang inventory control, contohnya bisa kamu pelajar dari Indomaret.
Contoh kasus toko retail Indomaret
Indomaret, sebagai jaringan ritel modern terbesar di Indonesia, mengelola ribuan SKU (Stock Keeping Unit) di lebih dari 20.000 gerai. Agar stok barang tetap tersedia dan tidak menumpuk, Indomaret menerapkan sistem inventory control berbasis teknologi dan metode manajemen persediaan yang ketat.
Studi Kasus: Pengelolaan Stok Mie Instan
Masalah:
Misalnya, gerai Indomaret di daerah pemukiman padat mengalami kekurangan stok mie instan merek populer saat terjadi lonjakan pembelian mendadak menjelang akhir bulan.
Hal ini menyebabkan pelanggan kecewa dan beralih ke toko pesaing.
Solusi dengan inventory control:
- Reorder Point (ROP) System:
Sistem Indomaret menetapkan bahwa jika stok mie instan turun di bawah 10 dus, maka sistem otomatis mengirim permintaan restock ke gudang. - Safety Stock:
Untuk produk dengan permintaan tinggi seperti mie instan, disiapkan stok cadangan tambahan sebanyak 15% dari rata-rata harian penjualan. - Just-In-Time Delivery:
Gudang pusat Indomaret mengatur pengiriman 2–3 kali per minggu agar tidak terjadi overstock di gerai kecil, namun tetap menjaga kontinuitas produk. - Data Penjualan Terintegrasi:
Setiap transaksi di kasir langsung masuk ke sistem pusat. Dengan analisis penjualan, Indomaret bisa memprediksi lonjakan permintaan berdasarkan tren historis (misal: akhir bulan, libur nasional).
Hasil:
Setelah penerapan sistem kontrol ini, stok mie instan tetap stabil bahkan saat terjadi lonjakan permintaan. Penjualan meningkat, dan tingkat kehabisan stok (out-of-stock rate) turun hingga di bawah 2%.
Contoh ini menunjukkan bagaimana inventory control tidak hanya menekan biaya, tetapi juga langsung berdampak pada kepuasan pelanggan dan peningkatan omzet. Bagi bisnis ritel lain, sistem serupa bisa diadopsi sesuai skala dan kapasitas operasional.
Demikianlah penjelasan tentang inventory control. Dalam skala kecil, bisnismu juga bisa mengelola inventory dengan cara tersendiri.
Bagi bisnis yang baru memulai, inventory control tidak perlu langsung dengan sistem atau metode yang rumit. Sesederhana selalu memastikan pencatatan keluar masuknya barang juga sudah cukup bagus sebagai permulaan.
Namun, akan jauh lebih baik jika kamu dibantu oleh aplikasi inventory online yang bisa memudahkan, misalnya Paper.id.
Paper.id adalah platform invoicing dan pembayaran bisnis, namun kamu juga bisa melacak stok bisnismu dengan mudah. Nantinya, stok juga akan ter-update otomatis seiring penjualan atau pembelian yang tercatat lewat invoice.
Yuk, pelajari selengkapnya tentang Paper.id!
