Inventory Management System: Pengertian, Tujuan, & Contohnya

Menjalankan bisnis tentu saja membutuhkan banyak pertimbangan, salah satunya yaitu memastikan Inventory Management System atau IMS yang tepat dan efektif.

Sayangnya, para pelaku bisnis justru sering kali menghadapi masalah terkait hal ini karena informasi yang kurang maksimal saat harus memilih sistem terbaik untuk manajemen persediaan.

Jika kalian baru saja memulai bisnis sebaiknya sempatkan waktu untuk membaca artikel berikut ini.

Karena di dalam penjelasan berikut akan diberikan gambaran mengenai pengertian Inventory Management System, manfaat serta tips menentukan sistem yang tepat dalam hal tersebut.

Pengertian Inventory Management System

Inventory Management System adalah sistem yang digunakan untuk mengelola dan mengawasi persediaan barang dalam suatu organisasi.

Sistem ini mencakup proses pencatatan, pelacakan, dan pengendalian persediaan, baik itu barang yang siap dijual maupun bahan baku yang digunakan dalam produksi.

Dengan menggunakan IMS, perusahaan dapat memperoleh informasi yang akurat dan real-time mengenai jumlah stok, lokasi penyimpanan, dan status barang.

Hal ini sangat penting untuk memastikan bahwa perusahaan dapat memenuhi permintaan pelanggan dengan efisien dan efektif.

Apabila IMS masih terlalu mahal atau kompleks untuk bisnis kecil hingga menengah yang kamu miliki, paling tidak kamu bisa pertimbangkan dulu menggunakan Paper.id.

Paper.id adalah platform invoicing dan pembayaran antar bisnis yang juga punya fitur inventory otomatis. Nantinya, setiap transaksi bisnis berbasis invoice yang kamu lakukan akan otomatis tercatat tanpa repot-repot update secara manual.

Terlebih lagi, bisa langsung dilaporkan juga neraca dan laporan keuangan lainnya secara simpel.

Yuk, gunakan Paper.id sekarang dengan klik tombol di bawah ini!

Baca Juga: Rekomendasi Aplikasi Inventory Barang untuk Bisnis!

Apa Tujuan dari Inventory Management?

Manajemen inventory yang baik bukan hanya soal memastikan barang tersedia setiap hari, tapi juga bagian penting dari strategi besar bisnis. Inilah beberapa tujuan utama dari manajemen inventory:

1. Mengurangi beban biaya

Salah satu alasan utama mengatur stok dengan baik adalah untuk menekan biaya yang timbul dari penyimpanan barang. Ini bisa berupa biaya sewa gudang, biaya penanganan, hingga risiko barang rusak atau kedaluwarsa.

Dengan strategi yang tepat, perusahaan bisa menyimpan stok dalam jumlah ideal—tidak terlalu banyak dan tidak terlalu sedikit, sehingga tetap bisa memenuhi permintaan pelanggan tanpa boros biaya.

2. Meningkatkan efisiensi proses bisnis

Inventory yang dikelola secara sistematis membantu memastikan semua tahapan, mulai dari pembelian barang hingga pengiriman ke pelanggan, bisa berjalan lancar.

Artinya, barang yang dibutuhkan akan selalu tersedia tepat waktu, dan proses produksi maupun pengiriman tidak akan tertunda karena kekurangan stok.

3. Menjaga kepuasan dan loyalitas pelanggan

Stok yang selalu tersedia membuat perusahaan lebih siap dalam memenuhi permintaan pasar. Ketika pelanggan tidak perlu menunggu lama, tingkat kepuasan pun meningkat—dan ini berpengaruh besar terhadap loyalitas mereka ke depannya.

4. Membantu perencanaan bisnis yang lebih akurat

Data yang diperoleh dari pengelolaan persediaan akan sangat membantu dalam membuat keputusan strategis. Misalnya, mengidentifikasi permintaan pasar, menentukan kapan waktu terbaik membeli bahan baku, atau menyesuaikan kapasitas produksi agar tidak berlebih atau kurang.

5. Mendukung strategi pemasaran

Manajemen stok yang rapi memberi fleksibilitas lebih bagi tim pemasaran untuk merespons tren pasar. Ketika ada produk yang tiba-tiba banyak dicari, perusahaan bisa cepat menyesuaikan stok untuk memaksimalkan peluang keuntungan.

Alasan Bisnis Membutuhkan Sistem Manajemen Inventory yang Baik

Bisnis dari berbagai ukuran dan sektor dapat dipastikan sangat membutuhkan sistem manajemen inventory yang efektif.

Hal ini bukan tanpa alasan, karena pada dasarnya bisnis akan menghadapi beberapa permasalahan umum berikut terkait dengan manajemen persediaan:

1. Menghadapi persaingan

Dalam pasar yang kompetitif, suatu bisnis perlu memiliki keunggulan dalam pengelolaan persediaan.

IMS membantu bisnis untuk lebih responsif terhadap perubahan permintaan dan tren pasar.

2. Menyederhanakan proses

Dengan banyaknya produk dan variasi yang ditawarkan, mengelola persediaan secara manual menjadi semakin sulit.

IMS yang tepat mampu menyederhanakan proses ini dan memungkinkan bisnis untuk mengelola persediaan dengan lebih efisien.

3. Memperbaiki kepuasan pelanggan

Ketersediaan produk yang tepat waktu dan akurat sangat penting untuk kepuasan pelanggan.

Dengan IMS, kamu bisa memastikan bahwa pelanggan mendapatkan produk yang mereka inginkan tanpa penundaan.

4. Mengurangi risiko

Dengan memantau persediaan secara real-time, bisnis kamu nantinya dapat menghindari situasi di mana produk yang populer habis terjual.

Keuntungan ini juga dapat membantu dalam menjaga pendapatan dan reputasi perusahaan.

5. Mendukung pertumbuhan bisnis

Saat bisnis berkembang, pengelolaan persediaan menjadi semakin kompleks. IMS memungkinkan kamu untuk mengelola pertumbuhan ini dengan lebih baik, memastikan bahwa mereka dapat memenuhi permintaan yang meningkat.

Baca Juga: Admin Inventory Adalah Posisi Penting dalam Perusahaan, Ini Tugasnya!

Tips Memilih Inventory Management System yang Tepat Bagi Bisnis

Adapun dalam memilih Inventory Management System yang tepat sangat penting memperhatikan langkah yang diambil untuk keberhasilan tersebut.

Nah, jika kamu sedang mencari tahu mengenai hal ini, berikut adalah beberapa tips untuk memilih IMS yang sesuai:

1. Tentukan kebutuhan bisnis

Sebelum memilih IMS, identifikasi kebutuhan spesifik bisnis yang sedang kamu jalankan. Pertimbangkan jenis produk yang dijual, volume penjualan, dan kompleksitas pengelolaan persediaan agar bisa memilih mana system yang paling tepat.

2. Evaluasi fitur

Pastikan sistem yang dipilih memiliki fitur yang sesuai dengan kebutuhan bisnis, seperti pelacakan real-time, laporan analitik, dan integrasi dengan sistem lain (seperti sistem akuntansi atau e-commerce).

3. Pertimbangkan skalabilitas

Pilihlah IMS yang dapat berkembang seiring pertumbuhan bisnis yang kamu jalankan saat ini.

Hal tersebut karena nantinya sistem yang fleksibel dan dapat disesuaikan akan lebih bermanfaat dalam jangka panjang untuk mendukung manajemen persediaan bisnis kamu.

Contoh Inventory Management System

Untuk mengelola stok barang dengan lancar, tentu dibutuhkan sistem yang tepat dan bisa diandalkan. Salah satunya dengan menggunakan Paper.id, platform yang tidak hanya berfungsi sebagai Inventory Management System, tetapi juga terintegrasi dengan berbagai kebutuhan bisnis lainnya.

Dengan fitur inventory otomatis dari Paper.id, kamu bisa melacak pergerakan stok, baik barang masuk maupun keluar secara real-time. Jadi, kamu tidak perlu lagi repot memeriksa stok satu per satu.

Paper.id juga akan memberikan notifikasi secara otomatis ketika stok mulai menipis, sehingga kamu bisa segera melakukan pemesanan ulang sebelum stok benar-benar habis dan mengganggu proses operasional.

Tak hanya itu, setiap transaksi penjualan dan pembelian yang dilakukan melalui Paper.id langsung tercatat secara otomatis. Artinya, kamu tidak perlu input data dua kali antara bagian gudang dan keuangan.

Keunggulan lainnya, Paper.id juga menyediakan akses laporan stok yang bisa dibuka kapan pun dan dari mana pun. Fitur ini sangat membantu bagi kamu untuk memantau ketersediaan barang serta mengambil keputusan berdasarkan data yang selalu up-to-date dan akurat.

Dengan semua fitur ini, Paper.id bukan sekadar alat bantu pencatatan stok, melainkan sistem yang mendukung efisiensi, akurasi, dan kecepatan dalam pengelolaan inventory bisnis secara menyeluruh.

Baca Juga: Inventory Staff: Definisi dan Tugasnya dalam Perusahaan

Demikianlah penjelasan tentang Inventory Management System yang penting bagi bisnis.

Dengan manfaat yang signifikan, seperti peningkatan akurasi data, pengurangan biaya, dan peningkatan efisiensi operasional, IMS membantu perusahaan untuk tetap kompetitif di pasar.

Agar manfaatnya makin maksimal, sistem inventory juga perlu terintegrasi dengan proses penting lainnya, seperti invoicing dan pembayaran yang disediakan oleh Paper.id.

Dengan dukungan lebih dari 30 metode pembayaran dan fitur pengingat otomatis, Paper.id membantu bisnis menagih lebih cepat dan menjaga arus kas tetap sehat. Jadi, selain stok selalu terkendali, keuangan bisnis kamu pun bisa dikelola lebih efisien dari satu platform yang terintegrasi.

Ayo, sudah saatnya beralih ke sistem yang lebih pintar seperti Paper.id!