Contoh SOP Perusahaan, Lengkap dengan Cara Membuatnya

Mengatur operasional bisnis tanpa panduan yang jelas ibarat berlayar tanpa kompas—bisa bikin tim bingung, kerja tidak efisien, bahkan menimbulkan kesalahan fatal.

Inilah mengapa setiap perusahaan, baik skala kecil maupun besar, sangat disarankan memiliki SOP (Standard Operating Procedure) yang tertulis dan terstruktur. 

Dokumen ini sebagai pedoman agar setiap pekerjaan berjalan sesuai standar dan tanggung jawab antar divisi lebih jelas. 

Agar lebih paham, berikut beberapa contoh SOP perusahaan yang bisa kamu jadikan referensi dan gunakan, lengkap dengan cara membuatnya dengan mudah.

Apa Itu SOP?

SOP atau Standard Operating Procedure adalah dokumen tertulis yang menjelaskan langkah-langkah teknis dan prosedural dalam menyelesaikan suatu kegiatan atau pekerjaan tertentu di dalam organisasi.

Dokumen ini dibuat agar setiap orang yang menjalankan tugas memiliki acuan yang sama, sehingga proses kerja bisa dilakukan secara konsisten, cepat, dan sesuai standar yang telah ditetapkan.

SOP biasanya mencakup siapa yang bertanggung jawab, apa saja alat atau dokumen yang dibutuhkan, tahapan kerja dari awal hingga akhir, hingga standar waktu atau kualitas yang harus dipenuhi. 

Dengan adanya SOP, harapannya agar potensi kesalahan dapat berkurang, proses kerja jadi lebih efisien, dan kualitas layanan atau produk pun lebih terjaga.

Baca Juga: 11 Contoh Tahapan Siklus Akuntansi Perusahaan Dagang

Contoh SOP Perusahaan

Adapun beberapa contoh SOP perusahaan yang umum digunakan:

1. Contoh SOP produksi

2. Contoh SOP kerja

3. Contoh SOP jam lembur

Itulah beberapa contoh SOP perusahaan yang bisa kamu gunakan. Ternyata, tidak hanya soal alur kerja, SOP juga penting untuk mendukung kelancaran berbagai proses lain yang sifatnya berulang, seperti pengelolaan dokumen, approval internal, bahkan pencatatan transaksi keuangan.

Nah, berbicara soal efisiensi proses bisnis, penting juga bagi perusahaan untuk mengintegrasikan semua dokumen dengan sistem yang mendukung operasional, salah satunya seperti yang disediakan oleh Paper.id.

Dengan Paper.id, kamu bisa membantu perusahaan menjalankan SOP dengan lebih praktis, terutama dalam hal pengelolaan invoice, approval pembayaran, pencatatan keuangan, hingga automasi pengeluaran.

Buat, kirim, hingga lacak status invoice secara real-time, lalu terima pembayaran lewat berbagai metode, mulai dari transfer bank, virtual account, e-wallet, marketplace, hingga kartu kredit tanpa perlu mesin EDC.

Gunakan Paper.id sekarang juga dan eksplor semua keuntungannya!

Baca Juga: 5 Contoh MoU (Memorandum of Understanding) Bisnis, Lengkap dengan Cara Buatnya

Cara Membuat SOP Perusahaan

Berikut panduan lengkap dan sistematis untuk menyusun SOP perusahaan:

1. Bentuk tim penyusun SOP

Langkah pertama adalah membentuk tim penyusun SOP. Idealnya, tim ini berisi perwakilan dari departemen yang terlibat langsung dalam proses kerja yang akan dibuatkan SOP-nya. 

Pastikan anggota tim memiliki pemahaman mendalam tentang tugas dan alur kerja di bidangnya masing-masing. Dengan begitu, SOP yang disusun bisa lebih akurat dan sesuai kebutuhan.

2. Pelajari Proses Bisnis

Sebelum mulai menulis SOP, tim perlu memahami proses kerja yang sedang berjalan di perusahaan. Proses ini bisa dilakukan dengan observasi langsung, wawancara dengan karyawan, dan menganalisis alur kerja dari awal hingga akhir. 

Tujuannya adalah untuk mengetahui detail operasional yang sebenarnya terjadi di lapangan, seperti tahapan kerja, durasi waktu, peralatan yang digunakan, hingga titik kritis yang sering menyebabkan masalah.

3. Pahami prinsip penyusunan SOP

SOP harus disusun dengan prinsip yang jelas dan terstruktur. Setiap tahapan atau aturan harus dijelaskan secara rinci namun tidak bertele-tele, sehingga mudah dipahami dan dilaksanakan oleh siapa pun. SOP juga harus relevan dengan visi misi perusahaan, sumber daya yang tersedia, serta mampu menjawab kebutuhan dan tantangan operasional.

Selain itu, penting untuk memastikan bahwa SOP bersifat terukur. Artinya, pelaksanaannya dapat dievaluasi secara objektif, sehingga perusahaan bisa menentukan apakah SOP tersebut masih efektif atau perlu diperbarui di masa mendatang.

4. Susun alur kerja

Setelah data dan informasi terkumpul, susunlah alur kerja yang paling efisien dan logis. Dokumen SOP harus mencantumkan urutan proses kerja secara kronologis, disertai dengan siapa yang bertanggung jawab di tiap tahapnya. Gunakan bahasa yang lugas, hindari istilah teknis berlebihan agar mudah dipahami oleh semua pihak.

5. Simulasikan SOP di lapangan

Sebelum SOP resmi diterapkan, lakukan uji coba terlebih dahulu. Simulasi ini penting untuk melihat apakah prosedur yang tertulis dapat diterapkan secara nyata di kondisi kerja yang sesungguhnya. Dari sini, bisa ditemukan kendala atau bagian yang kurang tepat untuk kemudian dievaluasi.

6. Evaluasi dan sempurnakan

Jika saat simulasi ditemukan kekurangan, tim penyusun perlu melakukan evaluasi dan perbaikan. Jangan ragu untuk merevisi bagian-bagian yang tidak sesuai, bahkan melakukan simulasi ulang jika perlu. Pastikan dokumen SOP sudah final dan bisa digunakan secara optimal tanpa menimbulkan kebingungan.

7. Ajukan untuk persetujuan

Setelah SOP dianggap siap, langkah selanjutnya adalah meminta persetujuan dari pihak yang berwenang, seperti pimpinan perusahaan, kepala unit, atau lembaga terkait. Proses ini juga menjadi bentuk legalisasi bahwa SOP sudah bisa diterapkan secara resmi di lingkungan kerja.

8. Lakukan sosialisasi

SOP yang sudah disahkan wajib disosialisasikan ke seluruh pihak yang terlibat, terutama para PIC (person in charge) dan divisi terkait. Tujuannya agar tidak ada kesalahan interpretasi dan semua orang bisa menjalankan prosedur dengan benar. Sosialisasi bisa dilakukan dalam bentuk pelatihan, pengarahan langsung, atau melalui media komunikasi internal perusahaan.

9. Pantau dan evaluasi berkala

Pembuatan SOP tidak berhenti setelah disahkan. Perusahaan perlu memantau penerapannya secara berkala untuk melihat efektivitasnya di lapangan. Jika ditemukan kendala atau SOP tidak lagi relevan dengan kondisi terkini, maka perlu dilakukan revisi. Pemantauan ini bisa dilakukan beberapa bulan setelah implementasi.

Manfaat SOP bagi Perusahaan di Indonesia

Penerapan SOP yang tepat dapat memberikan dampak positif yang signifikan bagi operasional perusahaan di Indonesia, di antaranya:

1. Meningkatkan efisiensi dan kualitas kerja

SOP membantu karyawan bekerja lebih cepat, terstruktur, dan konsisten, sehingga produktivitas meningkat dan kualitas produk atau layanan tetap terjaga.

2. Mengurangi risiko operasional dan memastikan terhadap aturan

Dengan SOP, perusahaan lebih mudah mengidentifikasi potensi masalah, mencegah risiko operasional, dan memastikan kegiatan bisnis tetap sesuai dengan peraturan yang berlaku, termasuk K3 dan hukum ketenagakerjaan.

3. Mendukung evaluasi dan pengembangan proses

SOP berfungsi sebagai dasar evaluasi dan perbaikan berkelanjutan, sehingga operasional perusahaan bisa lebih adaptif dan efisien dalam menghadapi perubahan.

Baca Juga: Download Contoh Nota Kosong, Format Word & Excel

Demikian beberapa contoh SOP perusahaan, lengkap dengan cara membuatnya. Kesimpulannya, memiliki SOP yang jelas dan terstruktur adalah kunci untuk menjalankan operasional bisnis yang efisien dan terorganisir.

Untuk mempermudah implementasi SOP di perusahaan, kamu bisa mengandalkan platform seperti Paper.id. Dengan Paper.id, pengelolaan dokumen, approval pembayaran, serta pencatatan transaksi keuangan bisa dilakukan secara lebih efisien dan otomatis. 

Mulai dari membuat dan mengirim invoice, melacak status pembayaran, hingga menerima pembayaran dengan berbagai metode, semuanya bisa dikelola secara praktis. 

Yuk, segera daftar dan manfaatkan Paper.id untuk mempermudah SOP dan operasional bisnismu!