10 Cara Memilih CRM Software yang Sesuai dengan Kebutuhan Perusahaan

Dalam era persaingan bisnis yang semakin ketat, mengelola hubungan dengan customer merupakan suatu kebutuhan sekaligus menjadi kunci utama untuk bertahan dan berkembang. Customer Relationship Management (CRM) software hadir sebagai solusi untuk membantu perusahaan kamu membangun interaksi yang lebih baik, memahami kebutuhan customer, dan meningkatkan penjualan.

Namun, dengan begitu banyak pilihan CRM software di pasaran, perusahaan sering kali bingung menentukan mana yang paling sesuai dengan kebutuhan bisnis.

Artikel ini akan membahas langkah-langkah penting dalam memilih CRM software agar benar-benar sejalan dengan kebutuhan bisnis kamu.

Tips Memilih CRM Software

Berikut langkah-langkah dalam memilih CRM software:

1. Pahami tujuan utama perusahaan

Langkah pertama adalah mengidentifikasi apa yang ingin dicapai perusahaan kamu melalui penggunaan CRM. Apakah fokus untuk meningkatkan penjualan? Apakah ingin memperkuat layanan customer? Atau justru memperbaiki alur komunikasi internal?

Beberapa tujuan umum perusahaan antara lain:

• Meningkatkan penjualan dengan manajemen pipeline yang lebih terstruktur.
• Meningkatkan pelayanan customer lewat fitur ticketing atau helpdesk.
• Mengoptimalkan marketing dengan otomatisasi campaign dan segmentasi target.
• Mengelola data customer lebih rapi sekaligus mencegah kehilangan informasi.

Dengan memahami tujuan ini, perusahaan kamu bisa mempersempit pilihan pada CRM yang memang menawarkan fitur relevan.

Baca Juga: 5 Fitur Aplikasi CRM Paling Dibutuhkan Sales untuk Closing Lebih Cepat

3. Identifikasi kebutuhan dan proses bisnis yang ada

Setiap perusahaan memiliki proses bisnis yang unik. Oleh karena itu, penting untuk kamu memetakan alur kerja yang sudah berjalan agar CRM dapat mendukung, bukan malah mengganggu. Misalnya:

• Apakah perusahaan kamu membutuhkan integrasi dengan email dan media sosial?
• Apakah sales team memerlukan mobile access agar tetap produktif di lapangan?
• Apakah bagian customer service membutuhkan dashboard ticketing yang mudah dipantau?

Dengan pendekatan ini, CRM akan terasa sebagai alat pendukung, alih-alih tambahan pekerjaan.

3. Pertimbangkan skalabilitas dan fleksibilitas

Kebutuhan perusahaan kecil (UMKM) tentu berbeda dengan perusahaan besar. UMKM biasanya membutuhkan CRM yang sederhana, mudah digunakan, dan terjangkau.

Sedangkan, perusahaan besar cenderung memerlukan CRM dengan fitur kompleks seperti integrasi multi-channel, analitik canggih, dan otomatisasi penjualan.

Selain itu, perusahaan yang berkembang otomatis akan memiliki lebih banyak data, customer, dan kebutuhan yang lebih kompleks. Maka dari itu, pilihlah CRM yang bisa:

• Bertumbuh seiring bisnis: Mampu menambah jumlah user, modul, atau kapasitas penyimpanan.
• Fleksibel: Memungkinkan kustomisasi sesuai kebutuhan tanpa harus melakukan coding rumit. Misalnya, bisa menambahkan pipeline penjualan sesuai industri atau menyesuaikan form data customer.

CRM yang scalable akan lebih hemat investasi karena tidak perlu ganti sistem setiap kali perusahaan berkembang.

4. Evaluasi User Experience dan Kemudahan Penggunaan

Salah satu tantangan utama dalam implementasi CRM adalah adopsi oleh tim internal. Pastikan CRM yang kamu pilih user-friendly karena dapat meningkatkan produktivitas sekaligus mempercepat penerapan. Sebaliknya, software dengan tampilan rumit membuat karyawan enggan menggunakannya.

Perhatikan hal-hal berikut:

• Interface yang intuitif, sederhana, dan mudah dipahami.
• Fasilitas training dan dokumentasi dari vendor.
• Adanya support lokal atau bantuan yang responsif jika ada kendala.

Ingat, software terbaik adalah yang benar-benar digunakan oleh tim, bukan hanya sekadar terpasang.

5. Perhatikan fitur utama yang ditawarkan

CRM software umumnya menawarkan berbagai fitur, tetapi tidak semuanya akan relevan untuk perusahaan kamu. Beberapa fitur penting yang perlu dipertimbangkan:

• Manajemen data customer: Menyimpan dan mengelola informasi customer secara terpusat.
• Otomatisasi penjualan dan marketing: Memudahkan proses follow-up, campaign email, hingga tracking prospek.
• Customer support: Menyediakan fitur tiket, live chat, atau integrasi call center.
• Laporan dan analitik: Memberikan insight berbasis data untuk pengambilan keputusan bisnis.

Baca Juga: Jangan Asal! 10 Tips Memilih Aplikasi CRM yang Tepat untuk Bisnis

6. Integrasi dengan sistem lain

CRM jarang berdiri sendiri. Biasanya, perusahaan sudah menggunakan sistem lain seperti ERP, accounting software, email marketing tools, atau e-commerce platform. Oleh karena itu, pastikan CRM dapat:

• Terintegrasi dengan baik tanpa perlu biaya tambahan besar.
• Memiliki API terbuka untuk memudahkan koneksi dengan sistem eksternal.
• Menyediakan integrasi bawaan dengan aplikasi populer seperti Gmail, Outlook, atau WhatsApp Business.

Integrasi yang mulus akan mengurangi duplikasi data dan meningkatkan efisiensi kerja.

7. Perhatikan keamanan data

Di era kerja hybrid, CRM berbasis cloud sangat disarankan karena bisa diakses dari mana saja. Selain itu, data customer adalah aset berharga. Salah pilih CRM bisa berisiko pada kebocoran informasi.

Hal-hal yang perlu dipastikan antara lain:

• Sertifikasi keamanan (misalnya ISO 27001, GDPR compliance).
• Fitur role-based access control agar hanya orang tertentu bisa mengakses data sensitif.
• Backup data dan enkripsi sebagai standar.

Dengan begitu, perusahaan kamu dapat menjalankan bisnis dengan lebih percaya diri.

8. Bandingkan biaya dan model lisensi

CRM hadir dalam berbagai model harga, mulai dari berbasis langganan bulanan (SaaS) hingga lisensi permanen. Saat mempertimbangkan biaya, pastikan memperhitungkan:

• Jumlah user yang akan memakai sistem.
• Biaya tambahan untuk integrasi, training, atau penyimpanan.
• ROI (Return on Investment) yang akan diperoleh dari implementasi CRM.

Investasi CRM sebaiknya dilihat bukan dari harga semata, tetapi juga manfaat jangka panjang yang diberikan.

9. Uji coba sebelum membeli

Banyak vendor CRM menyediakan uji coba gratis (free trial). Dari trial ini, perusahaan kamu bisa melakukan keputusan lebih objektif. Manfaatkan kesempatan ini dengan melibatkan tim yang akan menggunakannya. Tujuannya untuk:

• Menguji kesesuaian fitur dengan kebutuhan.
• Mengukur tingkat kenyamanan user.
• Menilai performa sistem dalam aktivitas sehari-hari.

10. Pertimbangkan dukungan teknis & layanan after-sales

CRM software adalah investasi jangka panjang. Maka, pastikan vendor penyedia memiliki layanan support yang responsif, baik melalui email, live chat, maupun call center. Dukungan teknis yang baik akan meminimalkan hambatan implementasi.

Memilih CRM software yang tepat bukan hanya soal menemukan teknologi tercanggih, tetapi solusi yang paling sesuai dengan kebutuhan bisnis. CRM yang tepat akan menjadi mitra strategis dalam mendorong pertumbuhan dan meningkatkan kepuasan customer, sekaligus memberikan keunggulan kompetitif di pasar.

Rekomendasi CRM Software Lokal

Jika kamu mencari CRM lokal yang sesuai dengan kebutuhan bisnis di Indonesia, CRM Satuin dari Onero Solutions layak menjadi pertimbangan utama. CRM Satuin dirancang dengan fokus pada fleksibilitas, skalabilitas, dan kemudahan penggunaan, menjadikannya solusi ideal baik untuk UMKM maupun perusahaan besar di Indonesia.

Fitur unggulan CRM Satuin

• Integrasi WhatsApp otomatis: Semua percakapan customer dari berbagai nomor WhatsApp tim dapat dikumpulkan dalam satu dashboard, memudahkan manajemen komunikasi dan penugasan kepada agen yang tepat.
• Manajemen data customer terpusat: Info kontak, riwayat pembelian, dan interaksi customer tersimpan rapi dan mudah diakses oleh seluruh tim. Kamu dapat mengelompokkan data customer untuk campaign marketing yang terstruktur.
• Dashboard penjualan real-time: Pantau seluruh transaksi, peluang, dan kinerja tim sales secara langsung dari satu tempat.
• Formulir dan otomatisasi: Buat formulir kustom yang terintegrasi dengan WhatsApp untuk mengumpulkan data customer, serta otomatisasi tugas penjualan dan marketing untuk meningkatkan efisiensi kerja.
• Segmentasi dan campaign pintar: Kirimkan pesan marketing yang terpersonalisasi dan tertarget sesuai kategori customer, memastikan pesan kamu sampai pada audiens yang relevan.
• Manajemen dokumen dan file: Upload, akses, dan bagikan dokumen penting ke tim dengan mudah dan aman.
• Keamanan data: Satuin mengutamakan keamanan dan privasi, sehingga bisnis dapat menjalankan aktivitas tanpa khawatir kebocoran data sensitif.
• Skalabilitas tinggi: Satuin dapat berkembang seiring perusahaan kamu, baik dari segi jumlah user, fitur, maupun ruang penyimpanan data. Tersedia paket Basic, Business, Professional, dan Custom sesuai kebutuhan.
• Multi-device access: Dapat diakses dari komputer, laptop, tablet, maupun smartphone tanpa instalasi tambahan, sehingga tim kamu bisa bekerja dari mana saja.

Kemudahan efisiensi dan implementasi

CRM Satuin menawarkan interface yang intuitif, sehingga tim kamu tidak perlu pelatihan rumit. Semua fitur bisa langsung digunakan, membantu proses onboarding tim baru lebih cepat. 

Harga dan dukungan lokal

CRM Satuin menawarkan paket harga mulai dari Rp399.000 per bulan, dengan berbagai pilihan yang dapat disesuaikan untuk UMKM maupun perusahaan besar. Sebagai produk lokal, CRM Satuin memberikan dukungan customer service yang responsif, serta konsultasi gratis untuk memahami kebutuhan bisnis kamu lebih detail.

Baca Juga: 10 Aplikasi CRM untuk Mempermudah Rekap Data Klien

Jika perusahaan kamu memerlukan CRM yang terintegrasi dengan WhatsApp, mudah digunakan tanpa keahlian teknis khusus, fleksibel untuk bisnis kecil dan besar, mengerjakan efisiensi manajemen customer dan penjualan, dan menawarkan keamanan data maksimal, CRM Satuin dari Onero Solutions adalah solusi yang sangat layak dipertimbangkan.

Untuk informasi lebih lanjut dan memulai uji coba, kamu dapat cek di sini.

*Artikel ini hasil kerja sama Onero Solutions dan Paper.id