Sebagai pengusaha atau tim finance, mengetahui betapa pentingnya mengelola account payable (AP) dengan baik adalah sebuah kewajiban.

Tanpa pengelolaan yang rapi, bisnis bisa menghadapi kesulitan dalam pembayaran kepada vendor, keterlambatan yang merusak hubungan, hingga arus kas yang tidak terkendali. 

Key Takeaways

  • Account payable (AP) adalah kewajiban perusahaan untuk membayar utang kepada supplier atau vendor atas barang atau jasa yang diterima.
  • Proses account payable terdiri dari beberapa tahapan: penerimaan faktur, verifikasi, pencatatan, penjadwalan pembayaran, pembayaran, dan rekonsiliasi.
  • Rekonsiliasi manual sering kali menjadi tantangan utama, namun dapat diatasi dengan solusi digital payment yang terintegrasi.
  • PaperPay In dan PaperPay Out membantu mengelola pembayaran dan penerimaan dengan lebih efisien, serta memudahkan rekonsiliasi otomatis.

Apa Itu Account Payable?

Account payable (AP) merujuk pada kewajiban perusahaan untuk membayar utang kepada pihak ketiga (vendor atau supplier) terkait barang atau jasa yang telah diterima namun belum dibayar. 

Dengan kata lain, account payable adalah bagian dari kewajiban jangka pendek yang tercatat dalam neraca perusahaan sebagai bagian dari liabilitas (utang).

AP adalah komponen penting dalam manajemen keuangan perusahaan, karena mengatur bagaimana dan kapan perusahaan membayar tagihan dari pemasok atau kreditur. 

Pengelolaan yang baik atas akun ini dapat memastikan kelancaran operasional dan menjaga hubungan baik dengan mitra bisnis.

Tahapan Umum dalam Proses Account Payable

Proses account payable dapat bervariasi tergantung pada kebijakan perusahaan, namun tahapan umumnya melibatkan langkah-langkah berikut:

1. Penerimaan invoice

Proses AP dimulai saat perusahaan menerima faktur (invoice) dari supplier atau vendor. Invoice ini adalah dokumen yang mencantumkan rincian barang atau jasa yang diberikan, beserta jumlah yang harus dibayar.

2. Verifikasi dan persetujuan

Invoice yang diterima kemudian harus diverifikasi. Tim finance akan memastikan bahwa jumlah yang tertera di faktur sesuai dengan pesanan yang diterima, dan jika perlu, pengecekan terhadap dokumen pendukung seperti purchase order (PO) atau surat jalan. 

Setelah diverifikasi, faktur akan diteruskan untuk mendapatkan persetujuan dari atasan atau departemen terkait.

3. Pencatatan dalam sistem

Setelah disetujui, faktur akan dicatat dalam sistem akuntansi atau perangkat lunak keuangan perusahaan. 

Proses ini bertujuan untuk mencatat kewajiban yang harus dibayar dan memastikan bahwa pembayaran dilakukan sesuai dengan jadwal.

4. Penjadwalan pembayaran

Pada tahap ini, perusahaan akan menjadwalkan pembayaran sesuai dengan ketentuan yang ada dalam faktur (misalnya, dalam 30 hari atau sesuai dengan perjanjian lainnya). 

Penjadwalan yang tepat penting untuk menghindari keterlambatan pembayaran, yang bisa menimbulkan biaya tambahan atau merusak hubungan dengan vendor.

5. Pembayaran

Ketika waktu pembayaran tiba, perusahaan akan melakukan pembayaran sesuai dengan faktur yang telah disetujui. 

Pembayaran bisa dilakukan dengan berbagai metode, seperti transfer bank, cek, atau bahkan pembayaran digital, tergantung kesepakatan dengan supplier.

6. Rekonsiliasi

Setelah pembayaran dilakukan, tahap terakhir adalah rekonsiliasi. Tim keuangan akan memastikan bahwa pembayaran yang tercatat sesuai dengan faktur dan informasi dari bank. 

Ini juga merupakan langkah penting untuk menjaga keakuratan laporan keuangan dan menghindari kesalahan pencatatan.

Baca Juga: 7 Contoh Nyata Penerapan Account Payable Dalam Bisnis

Contoh Pengelolaan Account Payable dalam Bisnis

Mari kita lihat contoh sederhana dari pengelolaan account payable dalam bisnis.

Misalnya, sebuah restoran menerima pasokan bahan makanan dari supplier dengan total faktur Rp5 juta, yang harus dibayar dalam waktu 30 hari. Berikut adalah tahapan yang akan dilalui:

  • Penerimaan invoice: Restoran menerima faktur dari supplier yang mencantumkan rincian barang yang diterima dan jumlah total yang harus dibayar.
  • Verifikasi dan persetujuan: Tim finance restoran memverifikasi faktur dengan purchase order dan memastikan barang telah diterima sesuai pesanan. Faktur kemudian disetujui oleh manajer restoran.
  • Pencatatan dalam sistem: Faktur dicatat dalam sistem akuntansi restoran, dengan mencatat kewajiban sebesar Rp juta.
  • Penjadwalan pembayaran: Pembayaran dijadwalkan untuk dilakukan dalam waktu 30 hari dari tanggal penerimaan faktur.
  • Pembayaran: Pada hari ke-30, restoran melakukan pembayaran melalui transfer bank.
  • Rekonsiliasi: Setelah pembayaran dilakukan, tim keuangan mencocokkan pembayaran dengan faktur dan memastikan bahwa semuanya tercatat dengan benar dalam laporan keuangan.

Dengan mengikuti tahapan ini, restoran dapat memastikan bahwa pembayaran dilakukan tepat waktu dan laporan keuangan tetap akurat.

Paper untuk Kelola Account Payable dengan Praktis

Meskipun proses account payable secara manual bisa berjalan dengan lancar, tantangan utama yang sering dihadapi perusahaan adalah rekonsiliasi manual dan tersebarnya informasi pembayaran di banyak platform atau metode. 

Untuk mengurangi risiko kesalahan dan mempercepat proses, solusi pembayaran digital seperti PaperPay In dan PaperPay Out dapat membantu perusahaan mengelola pembayaran dengan lebih efisien.

Dengan Paper, Anda dapat:

  • Tagih dan terima pembayaran invoice secara digital melalui PaperPay In, yang memudahkan perusahaan untuk memantau semua pembayaran yang diterima.
  • Melakukan pembayaran secara otomatis melalui PaperPay Out, dengan opsi untuk membayar supplier, tagihan, hingga pajak, tanpa perlu mengelola pembayaran secara manual.
  • Rekonsiliasi otomatis untuk memastikan setiap transaksi tercatat dengan benar di sistem akuntansi perusahaan, mengurangi pemborosan waktu dan risiko kesalahan pencatatan.

Jadi, seluruh proses mulai dari invoicing, pembayaran, hingga rekonsiliasi menjadi lebih terstruktur dan transparan.

Tunggu apa lagi?

Tingkatkan efisiensi pengelolaan pembayaran bisnis Anda dengan PaperPay In dan PaperPay Out.

Nikmati kemudahan transaksi dengan 30+ pilihan metode, pencatatan transaksi otomatis, dan rekonsiliasi yang lebih cepat.

Coba Paper sekarang dan buat proses pembayaran dan account payable lebih mudah, gratis!

Coba Paper Gratis!

Baca Juga: Perbedaan Account Payable dan Notes Payable dalam Bisnis

FAQ Seputar Account Payable

1. Apa itu account payable?

Account payable adalah kewajiban yang dimiliki perusahaan untuk membayar tagihan kepada supplier atau vendor atas barang atau jasa yang telah diterima, namun belum dibayar.

2. Apa perbedaan antara account payable dan account receivable?

Account payable adalah utang yang harus dibayar oleh perusahaan, sedangkan account receivable adalah uang yang harus diterima perusahaan dari pelanggan atau klien.

3. Mengapa penting mengelola account payable dengan baik?

Mengelola account payable dengan baik memastikan pembayaran dilakukan tepat waktu, menghindari denda, dan menjaga hubungan yang baik dengan supplier.

4. Apa itu rekonsiliasi dalam account payable?

Rekonsiliasi adalah proses mencocokkan pembayaran yang dilakukan dengan faktur yang diterima untuk memastikan tidak ada kesalahan atau ketidaksesuaian dalam laporan keuangan.

5. Bagaimana Paper membantu mengelola account payable?

Paper menyediakan solusi pembayaran digital yang terintegrasi dengan PaperPay In dan PaperPay Out, memudahkan pengelolaan pembayaran dan rekonsiliasi otomatis untuk memastikan pengelolaan account payable yang lebih efisien.

Nadiyah Rahmalia
Nadiyah Rahmalia
Content Writer dengan 4 tahun pengalaman menangani konten beragam topik di berbagai industri baik B2C dan B2B, termasuk bisnis, ekonomi, keuangan, dan sebagainya. Saat ini menulis di Paper.id untuk memperkaya wawasan pemilik bisnis dan memajukan industri B2B seluruh Indonesia.
Nadiyah Rahmalia
Latest posts by Nadiyah Rahmalia (see all)