Surat Jalan- Dalam dunia bisnis ada proses panjang yang harus dilakukan sebelum melakukan pengiriman barang, mulai dari pengecekan ketersediaan stok hingga pembuatan surat jalan (Delivery Order). Faktanya, masih banyak yang belum mengetahui tentang DO padahal dokumen tersebut sangat penting.

Ketiadaan Delivery Order biasanya membuat produk yang dikirimkan ke pelanggan jadi terhambat. Terlebih lagi, kamu membutuhkan keterlibatan pihak ketiga (jasa ekspedisi) untuk menjadi media pengantar produk tersebut. Biasanya, pihak ekspedisi akan menolak untuk mengantarkan barang apabila tidak ada DO yang resmi.

Sebelum memahami Surat Jalan lebih dalam, ada baiknya kamu mengenal pengertian dan pemahaman dasar mengenai dokumen tertulis ini terlebih dahulu.

Surat Jalan Adalah?

Contoh Surat Jalan

Contoh Surat Jalan

Delivery Order adalah dokumen wajib yang dikirim oleh pihak pemilik barang atau penjual kepada pembeli. Dalam beberapa kasus, pihak penjual juga menyertakan pihak ketiga (jasa ekspedisi) untuk mengirimkan barangnya. Biasanya, hal itu dilakukan karena keberadaan pembeli yang terlalu jauh ataupun juga kuantitas dari produk yang terlalu banyak.

Pada awalnya, proses ini bermula dari sebuah kebutuhan pelanggan. Setelah permintaan proposal atau permintaan penawaran disetujui, produk akan dikirimkan. Pada proses inilah, pihak penjual akan menyisipkan surat jalan sebagai bukti ada barang yang akan dikeluarkan dari dalam gudang sehingga laporan stok nantinya akan secara otomatis berkurang.

Lantas, berapa Delivery Order yang dibutuhkan dalam sebuah pengiriman produk? Jawabannya tergantung. Apabila menggunakan jasa pihak ketiga, itu berarti penjual harus membuatkan 3 lembar DO, yakni untuk dirinya, pembeli dan juga jasa ekspedisi. Apabila tidak ada pihak ketiga, DO yang dibuat hanyalah 2 lembar saja.

Akhir Proses Pengiriman

Mengantar Barang

Mengantar Barang

Dalam proses bisnis, Surat Jalan bisa dibilang sebagai final step dari proses pengiriman yang panjang. Jika mengirimkan barang besar dalam bentuk kargo, biasanya setelah surat tersebut diberikan, akan ada Daftar Muatan (Bill of Ladding). Oleh karena itu, DO merupakan dokumen yang tidak bisa ditawar karena sifatnya yang legal dari penjual ke pembeli melalui perantara pihak ketiga.

Dalam skala yang kecil, seperti pengiriman satu atau dua buah barang saja, Surat Jalan memang bukanlah hal yang terlalu diperlukan. Namun, jika kamu mempunyai perusahaan besar yang terbiasa mengirim puluhan ton produk setiap harinya, kamu sudah seharusnya mempertimbangkan untuk menggunakan dokumen tertulis ini. Contoh nyata terlihat dari United Parcel Service (UPS).

Kenyataanya, jasa ekspedisi kurir terbesar di Amerika Serikat tersebut, secara konstan, mengirimkan kurang lebih 12 juta paket dalam setiap harinya. Jika mereka tidak mengeluarkan Surat Jalan dalam setiap paketnya, mereka akan mengalami kebingungan. Itulah kenapa UPS kini juga mulai tertarik membuat Delivery Order dalam bentuk digital karena itu lebih efisien dalam waktu.

Surat Jalan Digital

Surat Jalan Paper.id

Contoh Surat Jalan Paper.id

Kebutuhan dalam membuat Delivery Order akan meningkat apabila sebuah bisnis mendapatkan pesanan penjualan yang besar. Itulah kenapa dibutuhkan sebuah sistem secara digital untuk mempercepat proses pembuatan dokumen tertulis tersebut. Salah satu cara efisien untuk membuat DO adalah dengan menggunakan Paper.id.

Paper.id sudah dikenal sebagai salah satu software akuntansi yang membantu para pelaku usaha di Indonesia. Di Paper.id, kamu bisa melakukan beberapa hal yang memudahkan manajemen bisnis, mulai dari pembuatan Faktur/ Invoice, kwitansi online, pengelolaan stok hingga pembuatan Delivery Order.

Pembuatan DO di Paper.id sangatlah mudah sebab dokumen tersebut akan terbuat secara otomatis setelah kamu membuat Faktur Penjualan. Nantinya, DO yang tercetak akan terlihat seperti gambar yang tertera di atas.

Saat ini, Paper.id telah digunakan lebih dari 25 ribu pelaku usaha dan terus bertambah. Kamu bisa juga menjadi bagian dari agen perubahan dalam pengelolaan bisnis secara lebih efisien dengan menggunakan teknologi digital. Caranya, kamu tinggal mengklik kolom yang tertera di bawah ini dan daftar secara GRATIS.

 

Daniel Nugraha