Pentingnya Digitalisasi Pengelolaan Utang Dagang Untuk Bisnis Anda

Dalam dunia bisnis, utang dagang atau yang lebih dikenal dengan istilah account payable adalah sebuah hal yang sifatnya penting dan harus dituntaskan oleh perusahaan. Mengapa demikian? Sebab, utang usaha mengacu pada kemampuan suatu perusahaan untuk membayar semua kewajibannya.

Jika perusahaan Anda gagal dalam melakukan pelunasan sebelum hari jatuh tempo, maka Anda dapat mengalami hambatan yang sangat berat dan akan terkena denda yang cukup besar. Hutang usaha mengacu pada daftar kewajiban atau hutang perusahaan, yang terutang karena pembelian barang dan jasa.

Baca juga: Cara mempermudah customer dalam bayar tagihan bisnis agar dibayar lebih cepat

Sebagai kewajiban dalam buku besar, hutang dagang memiliki batas kredit yang sesuai dengan saldo terutang. Mirip dengan cara kerja kartu kredit, dimana pemegang kartu membelanjakan uang perusahaan kartu kredit dengan kesepakatan bahwa uang itu akan dibayar kembali secara penuh.

Oleh karena itu, pada akhir buku besar, total kewajiban dalam jumlah yang terutang harus sama dengan jumlah total kredit. Akun harus seimbang dan neraca harus menunjukkan perbedaan nol.

Bagaimana proses utang dagang bekerja

Prosedur utang dagang yang tepat dimulai dengan bagan akun yang baik, yang memungkinkan Anda untuk memposting pengeluaran Anda ke akun yang benar. Prosesnya selesai ketika Anda mengeluarkan cek atau pembayaran elektronik kepada vendor untuk jumlah yang jatuh tempo pada atau sebelum tanggal jatuh tempo yang disebutkan.

  • Buat bagan akun Anda
    Membuat bagan akun yang sesuai dengan bisnis Anda adalah salah satu hal terpenting yang perlu Anda lakukan sebelum mulai memproses utang dagang. Bagan akun Anda adalah tempat semua transaksi Anda berada, dan hutang usaha tidak terkecuali.
  • Menyiapkan detail vendor
    Jika Anda baru saja memulai bisnis Anda, Anda mungkin harus menyiapkan detail vendor Anda. Jika Anda menggunakan perangkat lunak akuntansi, Anda dapat mengatur detail vendor secara langsung di aplikasi, termasuk persyaratan akuntansi atau pembayaran yang disediakan oleh vendor. Istilah akuntansi ini menunjukkan berapa lama vendor atau pemasok memberi Anda waktu untuk membayar tagihan Anda. Ketentuan pembayaran umum meliputi N10, N30, N60. Misalnya, jika vendor Anda mengirimi Anda faktur dengan syarat pembayaran 30 Net, dan faktur tertanggal 15 Desember, Anda harus melakukan pembayaran paling lambat 14 Januari agar pembayaran tidak dianggap terlambat.
  • Memeriksa dan memasukkan detail tagihan
    Setelah Anda menerima faktur dari vendor atau pemasok, Anda atau TIM AP Anda perlu meninjau tagihan untuk akurasi. Jika tagihan untuk produk yang dipesan, pastikan untuk memverifikasi bahwa produk yang tercantum pada faktur semuanya telah diterima. Penting untuk menyelesaikan proses ini untuk setiap faktur yang diterima. Setelah ini selesai, Anda dapat memulai proses memasukkan informasi faktur, baik di akun buku besar Anda atau di aplikasi perangkat lunak
  • Tinjau dan proses pembayaran untuk setiap faktur yang jatuh tempo
    Cara terbaik untuk memastikan bahwa vendor Anda dibayar tepat waktu adalah dengan meninjau utang dagang Anda setiap minggu untuk melihat pembayaran yang jatuh tempo. Baik Anda menggunakan sistem akuntansi manual atau perangkat lunak akuntansi, Anda harus meninjau tanggal jatuh tempo untuk melihat faktur mana yang harus dibayar. Ada banyak metode yang dapat Anda gunakan untuk membayar tagihan. Anda dapat menulis cek, memproses cek dari perangkat lunak akuntansi Anda, membayar vendor dan pemasok Anda menggunakan kartu kredit perusahaan, atau menggunakan metode pembayaran elektronik seperti ACH untuk membayar vendor Anda tepat waktu.

Baca juga: Cara jitu mengelola account payable dalam bisnis

Apa manfaat otomatisasi proses hutang usaha?

Tim AP bertanggung jawab untuk menangani tugas-tugas seperti memasukkan faktur dan memindahkan pesanan pembelian. Karena jumlah orang yang terlibat, waktu siklus biasanya lama, dan ada banyak tantangan. Namun, saat ini Anda dapat mengotomatiskan proses hutang dan menghilangkan hambatan tersebut.

Melalui otomatisasi, departemen hutang usaha Anda akan mendapatkan keuntungan dari peningkatan efisiensi dan akurasi. Alih-alih pengiriman faktur kertas secara manual, seperti dalam pengaturan tradisional, voucher diunggah pada platform faktur seperti pesanan. Sebelum pembayaran dirilis pada tanggal jatuh tempo, faktur diproses, dan proses persetujuan juga terjadi di dalam platform.

  • Menghemat waktu
    Waktu yang Anda hemat dengan mengotomatiskan proses AP adalah salah satu manfaat yang akan Anda dapatkan dengan memindai header faktur vendor dan data item baris menggunakan perangkat lunak pengenalan karakter dan menangani pencocokan dua dan tiga arah tanpa keterlibatan manusia
  • Dapatkan diskon untuk pembayaran lebih awal
    Keterlambatan dalam proses utang dagang sering menyebabkan denda dari pemasok. Pada saat yang sama, pembayaran lebih awal dapat memberi Anda diskon. Dengan menggunakan proses AP otomatis menyederhanakan pemrosesan faktur, memungkinkan Anda memanfaatkan sepenuhnya diskon pembayaran awal.
  • Memiliki kontrol operasional yang lebih besar
    Dengan kontrol operasional yang terbatas, pemilik bisnis akan membayar denda keterlambatan berulang kali untuk pembayaran keterlambatan. Mengotomatisasi prosedur utang usaha akan menghilangkan resiko tersebut. Lebih baik lagi, sistem akan menanganinya sesuai urutan tim Anda mengunggahnya. Anda dapat menyalurkan penghematan waktu ke kegiatan lain untuk meningkatkan efisiensi organisasi lebih lanjut.
    Selain itu, mengotomatisasi sistem hutang dagang memudahkan untuk memantau siklus pembayaran. Anda yang memiliki akses ke sistem dapat melihat status faktur dan mengidentifikasi penundaan alur kerja. Selain itu salah satu risiko utama dari proses pembayaran manual adalah penipuan. Namun dengan sistem akuntansi otomatis, semua data faktur yang diperlukan ada di satu tempat. Dan jika ada pembayaran yang tidak dapat dijelaskan, maka mudah untuk mengidentifikasi individu yang bertanggung jawab.

Anda bisa mengelola account payable lebih mudah dengan Paper.id, platform pembayaran antar bisnis terpercaya. Digunakan lebih dari 370.000 lebih pengguna, Paper.id memudahkan pengelolaan proses pembuatan, pengiriman invoice bahkan hingga pembubuhan e-meterai langsung. Bukan itu saja, Anda juga bisa mengirim dan menerima pembayaran dengan mudah dan gratis lewat banyak pilihan, termasuk kartu kredit. Semua kemudahan ini bisa Anda rasakan secara gratis. Klik tombol dibawah untuk daftar gratis sekarang!

(Visited 26 times, 1 visits today)