Negosiasi mengenai tempo pembayaran dengan supplier adalah hal yang lazim terjadi dalam dunia bisnis. Pasalnya, setiap perusahaan memiliki kebutuhan dan kemampuan finansial yang berbeda-beda.

Namun, melakukan negosiasi ini dapat menjadi sulit jika kamu sebagai pelaku bisnis tidak memiliki strategi yang tepat. Selain itu, negosiasi tempo pembayaran juga harus dilakukan dengan bijak dan tidak merugikan kedua belah pihak.

Terlebih, menurut survei yang dilakukan oleh Deloitte, 58% perusahaan menganggap bahwa negosiasi perpanjangan tempo pembayaran dengan supplier dapat membantu mengatur cash flow bisnis mereka.

Maka dari itu, berikut ini terdapat beberapa tips negosiasi tempo pembayaran dengan supplier untuk cash flow bisnis yang lebih baik. Antara lain:

1. Pahami Situasi Supplier

Sebelum memulai negosiasi, penting untuk memahami situasi dan kondisi supplier. Apakah mereka sedang mengalami kesulitan keuangan atau sebaliknya? Hal ini dapat membantu kamu memahami batasan dan kemampuan supplier dalam menentukan tempo pembayaran yang cocok.

Untuk memahami situasi dan kondisi supplier, ada beberapa sumber yang bisa kamu jadikan referensi, seperti laporan keuangan dan riwayat pembayaran supplier, apakah memiliki riwayat keterlambatan atau tidak? 

Selain itu, kamu dapat memahami situasi dan kondisi supplier melalui informasi dari berita industri dan pengalaman rekan bisnis yang bekerja dengan supplier yang sama, sehingga dapat memahami kondisi pasar, persaingan, dan reputasi supplier dengan lebih baik.

2. Sampaikan Tujuan

Jelaskan kepada supplier bahwa kamu ingin memperpanjang tempo pembayaran untuk membantu mengatur cash flow bisnis. Ceritakan situasi keuangan bisnis kamu agar membantu menciptakan kesepahaman yang lebih baik antara kedua belah pihak.

Berikut ini contoh bagaimana menyampaikan keuangan bisnis kepada supplier untuk negosiasi tempo pembayaran:

“Selamat pagi, Pak/Bu (nama supplier). Saya (nama Anda) dari perusahaan (nama perusahaan Anda). Saya ingin membicarakan tentang pembayaran tagihan kami kepada Anda. Saat ini, kami mengalami sedikit kesulitan keuangan akibat pandemi yang mempengaruhi cash flow bisnis kami. Oleh karena itu, saya ingin membicarakan kemungkinan untuk menegosiasi tempo pembayaran kami dengan Anda. Apakah ada kemungkinan untuk mengatur pembayaran tagihan kami menjadi (durasi pembayaran yang diinginkan) hari? Kami sangat menghargai hubungan bisnis jangka panjang yang telah kami bangun bersama Anda dan berharap dapat menemukan solusi yang saling menguntungkan untuk kedua belah pihak. Terima kasih atas perhatian Anda.“

Dalam percakapan ini, kamu harus tetap jujur dan transparan tentang situasi keuangan bisnis kamu. Pastikan bahwa kamu ingin menemukan solusi yang saling menguntungkan dan menghargai hubungan bisnis jangka panjang dengan supplier kamu.

Baca juga: Tips Mengatur Tempo Pembayaran Supplier untuk Memperlancar Cash Flow

3. Tawarkan Jaminan

Cobalah untuk menawarkan jaminan yang menguntungkan bagi kedua belah pihak. Misalnya, kamu bisa menawarkan jaminan dalam bentuk surat jaminan bank atau menandatangani perjanjian pembayaran otomatis.

Hal ini dapat memberi kepercayaan tambahan kepada supplier bahwa kamu tetap akan membayar tagihan tepat waktu. Selain itu, dengan menawarkan jaminan tersebut, juga diharapkan dapat mempertahankan kerja sama yang baik di masa depan.

4. Buat Rencana Pembayaran yang Jelas

Setelah negosiasi mencapai kesepakatan, buatlah rencana pembayaran yang jelas dan terperinci. Pastikan bahwa supplier memahami syarat dan ketentuan pembayaran yang telah disepakati bersama.

Rencana pembayaran yang jelas akan membantu menghindari kesalahpahaman dan masalah yang mungkin muncul di kemudian hari. Berikut ada beberapa langkah untuk membuat rencana pembayaran yang jelas kepada supplier:

  1. Identifikasi tagihan dan jatuh tempo: Tentukan tagihan dari supplier mana yang perlu dibayar dan kapan jatuh temponya. Pastikan untuk memperhatikan detail seperti jumlah tagihan, tanggal faktur, dan tanggal jatuh tempo.
  2. Tentukan prioritas pembayaran: Jika bisnis kamu memiliki banyak tagihan yang harus dibayar, tentukan prioritas pembayaran. Pastikan tagihan yang harus dibayar pertama kali adalah yang paling penting dan krusial bagi bisnis kamu.
  3. Tentukan sumber dana: Tentukan dari mana sumber dana akan diperoleh untuk membayar tagihan tersebut. Pastikan dana tersebut tersedia tepat waktu dan tidak akan mengganggu arus kas bisnis kamu.
  4. Buat jadwal pembayaran: Buat jadwal pembayaran yang jelas dan tetapkan tanggal pembayaran untuk setiap tagihan yang harus dibayar. Pastikan untuk memberikan waktu yang cukup untuk pengolahan dan persetujuan pembayaran.
  5. Lakukan follow-up: Setelah jadwal pembayaran dibuat, pastikan untuk melakukan follow-up dan memastikan pembayaran dilakukan tepat waktu.

5. Pertahankan Hubungan Baik dengan Supplier

Terakhir, tetap pertahankan hubungan baik dengan supplier kamu. Ingatlah bahwa supplier adalah mitra bisnis kamu, dan mereka sangat penting bagi keberhasilan bisnis kamu. Selalu berkomunikasi dengan baik dan berterima kasih atas dukungan dan kerja sama mereka.

Selaras dengan hasil survei yang dilakukan oleh McKinsey yang menunjukkan bahwa lebih dari 80% responden menilai hubungan yang baik dengan supplier sangat penting untuk kesuksesan perusahaan.

Selain itu, dengan membangun hubungan yang baik dengan supplier juga, bisnis dapat mencapai efisiensi operasional yang lebih tinggi, meningkatkan layanan pelanggan, dan memperkuat reputasi merek bisnis.

Baca juga: 4 Strategi Ampuh Menagih Pelanggan Agar Bayar Tepat Waktu

Kesimpulannya, negosiasi tempo pembayaran dengan supplier adalah kunci penting dalam mengoptimalkan cash flow bisnis. Untuk negosiasi yang efektif, diperlukan pemahaman yang baik tentang situasi dan kondisi supplier, serta komunikasi yang transparan tentang situasi keuangan bisnis kamu.

Namun, daripada ribet negosiasi dengan supplier, solusinya gunakan saja Paper.id! Dapatkan kemudahan untuk melakukan pembayaran ke supplier dengan kartu kredit  dengan jaminan dapat tambahan tempo. 

Dengan Paper.id, keuangan bisnis kamu jadi makin lancar dan hubungan kamu dengan supplier menjadi lebih baik. Tunggu apa lagi? Daftarkan bisnismu sekarang dan rasakan kemudahan dalam mengelola keuangan bisnis dengan klik tombol di bawah ini.

Daftar Sekarang
Muhamad Dika Wahyudi
Latest posts by Muhamad Dika Wahyudi (see all)