Memahami Kewajiban Purchasing dan Dampaknya Pada Alur Supply Chain

Dalam sebuah perusahaan pembelian merupakan salah satu fungsi yang penting dalam menjalankan suatu usaha dan hal ini menjadi kewajiban dari purchasing. Baik perusahaan skala besar maupun menengah keberadaan purchasing sangat diperlukan. 

Secara umum, aktivitas ini berhubungan dengan kegiataan pengadaan barang. Purchasing adalah suatu proses pencarian sumber, pemesanan dan pembelian barang atau jasa untuk kegiatan produksi. Adapun departemen yang menangani proses purchasing tersebut biasanya disebut dengan Purchasing Department. 

Untuk dapat mengetahui dampak purchasing terhadap suatu perusahaan, mari kita ketahui terlebih dahulu fungsi dan tanggung jawab purchasing. Secara umum fungsi dan tanggung jawab purchasing dalam suatu perusahaan adalah:

Memahami Kebutuhan dan Menerima Permintaan dari Pihak yang Membutuhkan

Seorang purchasing harus mengerti dan paham dengan kebutuhan dari pihak yang meminta dan membutuhkan barang tersebut. Hal tersebut harus dipahami untuk mencegah terjadinya kesalahan saat melakukan pembelian barang tersebut.

Baca juga: Langkah-langkah melakukan pengadaan barang

Pemilihan Supplier

Seorang purchasing harus mampu untuk menemukan supplier atau pemasok yang sesuai dengan apa yang dibutuhkan perusahaan, baik secara harga dan kualitas. Pemilihan supplier bisa dengan mengumpulkan informasi-informasi yang bersumber dari iklan, direktori perdagangan, saran atau rekomendasi dari forum bisnis, mensurvei sendiri.

Pengadaan Barang

Setelah seorang purchasing mendapatkan supplier atau pemasok yang tepat, maka selanjutnya adalah melakukan pemesanan  terhadap barang yang dibutuhkan. Di awal, mereka akan melakukan pembuatan purchase order kepada supplier.

Setelah itu, proses pengadaan baru bisa berjalan. Barang akan dikirimkan dalam jangka waktu tertentu tergantung akan kesepakatan yang ada. Selain untuk pengadaan barang, tugas dari purchasing adalah tetap memantau barang agar sampai tepat waktu dan dapat digunakan untuk kebutuhan produksi perusahaan.

Memantau Barang Pesanan Sampai Barang Diterima Dan Mengeceknya

Setelah barang selesai di pesan purchasing harus memantau jalan nya barang yang di pesan seperti waktu pengiriman, metode pengiriman, sampai barang diterima dan mengecek barang yang diterima apakan sudah sesuai dan dalam keadaan yang baik atau tidak rusak. 

Setelah mengetahui fungsi dan tanggung jawab seorang purchasing maka kita dapat mengetahui seberapa besar dampak adanya  purchasing terhadap suatu perusahaan.

Memaksimalkan Keuntungan 

Dalam memaksimalkan keuntungan perusahaan, departemen pembelian tentunya bisa sangat berjasa. Karena dalam proses pembelian terdapat proses negosiasi harga. Dimana dengan memperkecil biaya yang dikeluarkan, untung atau margin yang didapatkan di setiap penjualan bisa lebih tinggi.

Tempo atau Jangka Waktu Pembayaran Yang Fleksibel

Hubungan baik dengan supplier atau pemasok biasanya akan memberikan term of payment yang lebih baik. Tidak jarang perusahaan bisa membeli barang dan membayar setelah 30 hari, tidak harus bayar langsung. Dengan waktu 30 hari, perusahaan bisa menjual produk-produknya terlebih dahulu dan membayar supplier dengan keuntungan. Atau mungkin dalam waktu 30 hari, dana bisa digunakan untuk kebutuhan yang lain dulu.

Seringkali, perusahaan tidak dapat melunasi pembayaran tepat waktu akibat banyak hal, salah satunya pengolahan invoice secara manual yang mengakibatkan proses yang memakan waktu lama. Padahal, mereka bisa mendapatkan kesempatan untuk mendapatkan diskon dan meningkatkan kredibilitas mereka dengan hal ini. Untuk memaksimalkannya, mereka bisa menggunakan Paper Enterprise Solution, sebuah platform account payable yang dapat Anda gunakan. Temukan disini  bagaimana Paper Enterprise Solution dapat membuat proses pembayaran supplier menjadi 4 HARI SAJA!

Baca juga: Inquiry,  elemen penting dalam procurement yang perlu Anda ketahui

Perlakuan Spesial Dari Supplier atau Pemasok

Tidak menutup kemungkinan karena hubungan dengan pemasok dan supplier yang sangat baik, perusahaan bisa mendapatkan harga yang lebih murah dari pasaran serta  mendapatkan tawaran yang sangat baik seperti mendapatkan pengiriman gratis, konsultasi gratis, dan sebagainya. Bahkan tidak menutup kemungkinan perusahaan Anda dipromosikan oleh supplier ke customer lain atau perusahaan lain kenalan pemasok Anda.

Meningkatkan Produktifitas Dan Efektifitas 

Karena salah satu tugas purchasing mengerjakan proses pengadaan kebutuhan perusahaan dan kebutuhan bagian lain di perusahaan, hal ini  dapat sangat membantu.Sehingga departemen lain bisa fokus untuk waktu dan tanggung jawabnya masing-masing, karena setiap kebutuhan pembelian dan prosesnya yang panjang dapat diserahkan kepada tim purchasing.

Fungsi Strategis Perusahaan 

Fungsi purchasing dapat dikatakan sebagai fungsi strategis dalam perusahaan karena merupakan fungsi penting dalam suatu perusahaan dan merupakan fungsi yang juga dapat mempengaruhi keuntungan dari suatu perusahaan.

 

 

(Visited 41 times, 1 visits today)