Bagi supplier, pembayaran tempo adalah bukan hanya soal mengatur cash flow, tetapi juga soal membangun kepercayaan dan memperkuat hubungan dengan customer. Menyeimbangkan antara kebutuhan operasional bisnis dengan kebutuhan menjaga relasi adalah seni tersendiri yang harus dilakukan secara bersamaan, dan memerlukan kepekaan serta pemahaman yang baik.

Ini menjadi dilema tersendiri bagi supplier. Kalau kasih tempo terlalu panjang, kemungkinan cash flow bisa macet dan bisa berdampak ke operasional bisnis. Di sisi lain, supplier tidak ingin kehilangan peluang segar agar mendapatkan profit sekaligus menjaga pendapatan agar stabil. Lantas, bagaimana cara yang tepat untuk memberikan perpanjangan tempo?

Memahami alasan kenapa customer meminta perpanjangan tempo

Pertama-tama, kita perlu melihat dari sudut pandang customer. Terdapat 2 alasan umum yang menjadi jawaban atas permintaan perpanjangan tempo, pertama, 70% pebisnis mengalami fluktuasi cash flow per-bulan karena telat dibayar dari pihak lain menurut studi PriceWaterHouseCoopers (PWC) pada tahun 2019.


Perbandingan tempo pembayaran dari berbagai industri (Source: Atradius)

Kedua, situasi ekonomi yang tidak pasti. Kita semua pasti masih ingat ketika pandemi COVID-19 menyerang dunia. Banyak pebisnis memilih untuk meminta perpanjangan tempo ke supplier, karena banyak sekali hal yang tidak terprediksi terjadi saat itu.

Melihat tabel di atas, pada awalnya, hampir banyak bisnis di Indonesia bisa memangkas tempo pembayaran dari 53 hari ke 34 hari. Hal ini terwujud berkat penetrasi pengelolaan invoice yang awalnya manual, ke digital, walaupun belum terjadinya pandemi saat itu.

Ketika memasuki tahun 2020, hampir setiap bisnis tergerus dengan pandemi dan dipaksa untuk bisa beradaptasi agar bisa bertahan. Terlihat tren durasi tempo pembayaran tidak mengalami perubahan yang signifikan dan bahkan terjadi perpanjangan 3 hari lebih lama . dari 34 hari ke 37 hari.

Melihat gambaran di atas, setiap customer tentunya akan selalu membutuhkan perpanjangan tempo tapi, supplier tidak bisa memberikannya dikarenakan kondisi untuk menjaga cash flow saat itu. Untuk menentukannya, ada beberapa faktor penting yang harus diperhatikan supplier untuk memastikan bahwa keputusan tersebut tidak mengganggu stabilitas keuangan perusahaan.

Baca juga: Alasan kenapa perlu memberikan tempo pembayaran kepada pelanggan

Faktor-faktor dalam memberikan perpanjangan ke customer

Memberikan perpanjangan tempo membutuhkan pertimbangan yang terukur. Dengan strategi yang tepat, piutang bisnis bisa dikelola dengan baik dan transaksi berjalan lancar.

  1. Berdasarkan lamanya hubungan supplier & customer

    Di Indonesia, pemberian tempo pembayaran didasari oleh lamanya hubungan bisnis antara supplier dan customer. Akan tetapi, bukan berarti supplier harus mengabaikan customer baru, karena ada cara-cara ampuh yang bisa dilakukan untuk customer lama atau baru seperti:
    • Untuk customer lama yang sudah berlangganan
      Menurut laporan dari the U.S. Small Business Administration, perusahaan dengan hubungan bisnis jangka panjang cenderung menaruh kepercayaan yang lebih kepada rekan bisnisnya. Dengan begitu, mereka bisa memberikan perpanjangan tempo tanpa pertimbangan yang mendalam kepada customernya. Lama perpanjangannya sendiri beragam, bisa 7 hari hingga 30 hari, tergantung volume transaksi yang dilakukan.
    • Untuk customer baru
      Kemungkinan untuk mendapatkan tempo atau bahkan diperpanjang itu cenderung kecil bagi customer baru. Karena, supplier belum mengenalnya secara dekat. Di level ini, baik customer maupun supplier bisa membina hubungan baik dengan menjalankan proses secara profesional. Di sisi customer, mereka bisa fokus untuk menjalin hubungan dengan membayar supplier tepat waktu sesuai ketentuan. Di sisi lain, supplier tentunya selalu memastikan memberikan bahan baku terbaik sesuai dengan pesanan. Dengan begitu, hubungan antar keduanya terjalin dengan baik.
  2. Level customer yang kamu layani
    Secara umum, pebisnis terbagi ke dalam 2 level yakni, UKM (Usaha Kecil & Menengah) dan usaha menengah hingga besar, dimana keduanya memiliki treatment yang beda:
    • Pebisnis Usaha Kecil & Menengah (UKM)
      Biasanya, UKM memiliki cash flow yang cenderung belum stabil, mengingat tingkat penjualannya masih dalam skala kecil, serta risiko yang belum bisa dipastikan, sehingga kamu bisa memberikan tempo pembayaran yang lebih pendek misalnya 1-7 hari, tergantung pada kepercayaan dan hubungan bisnis. Khusus customer yang sudah berlangganan dan memiliki riwayat pembayaran yang baik, kamu bisa memberikan tempo yang lebih lama sesuai permintaan yang ada. Untuk yang baru, kamu bisa memberikan diskon, agar mereka bisa membayar tepat waktu.
    • Pebisnis Usaha Menengah hingga Besar
      Kecenderungan memiliki riwayat kredit yang baik di mata bank serta kondisi cash flow yang lebih stabil karena faktor usia usaha lebih lama. Dengan tingkat likuiditas yang lebih besar, resiko gagal bayar bisa dipastikan kecil menurut Forbes. Pengadaan barang di skala ini biasanya dilakukan berdasarkan kontrak yang telah dibuat, termasuk tempo pembayaran yang diberikan berkisar 30 – 90 hari (sesuai kesepakatan). Dengan adanya kontrak, resiko telat bayar cenderung hampir tidak ada, karena pebisnis di level ini akan menaati ketentuan kontrak yang ada.

Baca juga: Tips mengatur tempo pembayaran supplier untuk memperlancar cash flow

Kesimpulan

Memberikan perpanjangan tempo pembayaran bagi customer seperti pedang bermata dua. Meskipun menawarkan banyak peluang, resikonya juga besar. Kuncinya adalah memahami kebutuhan dan kemampuan bisnismu, serta kebutuhan dan perilaku customer.

Dengan mempertimbangkan faktor-faktor di atas, kamu bisa membuat keputusan dengan tepat. Tentunya, kamu tidak bisa memberikan tempo perpanjangan bagi semua customer, tapi ini tidak berlaku jika kamu pakai Paper.id!

Paper.id, menyediakan beragam metode pembayaran, salah satunya kartu kredit. Dengan begitu, customer bisa bayar dengan kartu kredit. Tempo pembayaran otomatis tambah panjang dan customer jadi senang. Kemudahan ini bisa kamu dapatkan gratis, daftar sekarang dengan klik tombol di bawah.

Daftar Gratis
Alfian Dimas
Latest posts by Alfian Dimas (see all)