Petugas desk collection atau deskcoll adalah bagian penting dari tim keuangan bisnis. Mereka bertanggung jawab untuk mengatur dan mengelola catatan penagihan, memastikan bahwa bisnis menerima pembayaran dari pelanggan secara tepat waktu.
Namun, perlu diingat bahwa pekerjaan petugas desk collection berbeda dengan debt collector. Petugas deskcoll bekerja untuk memastikan bahwa pembayaran dilakukan tepat waktu, sementara debt collector bekerja untuk menagih pembayaran yang telah jatuh tempo.
Adapun berikut ini tugas, tanggung jawab, dan cara para petugas desk collection dalam melakukan penagihan. Simak penjelasannya di bawah ini.
Tugas dan Tanggung Jawab Desk Collection
- Melakukan pengecekan atau monitoring terhadap nasabah perusahaan yang mengalami gangguan angsuran tidak tepat waktu dalam memenuhi pembayaran yang telah disepakati
- Membuat dan mengirimkan surat penagihan kepada pihak kreditur. Surat tersebut akan diberikan kepada kolektor lapangan/field collector yang bertugas untuk menagih pembayaran kreditur yang masih menunggak
- Melaksanakan SOP dan prasyarat pelunasan sesuai kontrak
- Membuat laporan harian terhadap pimpinan atau kepala collection tentang apa yang telah dialami saat menangani nasabah
- Membuat laporan kunjungan harian kepada setiap kolektor.
Dalam penagihan hutang, menjaga hubungan baik dengan pelanggan sangat penting. Meskipun ada keterlambatan pembayaran, strategi yang efektif diperlukan untuk menagih tanpa merusak hubungan dan mempertahankan kerjasama yang berkelanjutan.
Baca juga: 5 Cara Menagih Hutang ke Customer, Terbukti Sukses!
Cara Petugas Desk Collection Melakukan Penagihan
Menyiapkan Data dengan Baik
Petugas desk collection memastikan semua data dan file yang relevan telah diperiksa sebelum melakukan penagihan, termasuk meninjau catatan pendukung seperti invoice, kwitansi, kontrak, dan catatan pembayaran sebelumnya.
Meninjau catatan dan dokumen terkait membantu petugas deskcoll memastikan keakuratan informasi tagihan dan memahami situasi keuangan pelanggan, serta mempersiapkan argumen yang kuat saat melakukan penagihan.
Menghubungi Pelanggan
Petugas desk collection biasanya menghubungi pelanggan melalui telepon, email, atau pesan teks untuk mengingatkan mereka tentang tunggakan pembayaran dan memberikan informasi tentang cara membayar tagihan tersebut.
Dalam beberapa kasus, petugas desk collection juga dapat melakukan kunjungan langsung ke rumah atau tempat kerja pelanggan jika pelanggan tidak merespons atau tidak membayar tagihan dalam waktu yang ditentukan.
Proaktif dalam Menanyakan Tagihan
Petugas desk collection harus proaktif menanyakan tagihan kepada pelanggan yang terlambat atau belum membayar untuk memastikan pelanggan tidak lupa atau mengabaikan tagihan mereka, serta mengingatkan pentingnya membayar tepat waktu.
Misalnya, dengan menanyakan apakah tagihan hutang sudah diterima dan dicek atau belum. Biasanya tagihan ini anda kirimkan kepada pelanggan sekitar satu minggu sebelum tanggal jatuh tempo pembayaran.
Ingatkan Pelanggan untuk Membayar
Sebagai staf penagihan harus mengingatkan pelanggan tentang tanggal jatuh tempo hutang pelanggan, karena biasanya kebanyakan mereka lupa akan hal tersebut. Petugas desk collection terus melakukan follow-up hingga tagihan terbayar.
Selain itu, petugas desk collection juga harus memastikan pelanggan untuk memahami jatuh tempo invoice, dan melakukan penagihan secara berkala melalui telepon dengan baik.
Baca juga: 5 Kiat Melakukan Penagihan Dijamin Berhasil
Demikianlah mengapa desk collection penagihan penting untuk bisnis. Mereka penting untuk bisnis karena membantu menjaga arus kas yang sehat dan meminimalkan kerugian akibat tunggakan pembayaran atau tagihan yang tidak dibayar.
Namun, sebagai pelaku bisnis, menangani masalah tagihan dapat menjadi kerepotan. Menelpon pelanggan satu per satu untuk mengingatkan tagihan sangat melelahkan dan terkadang harus menghadapi pelanggan yang tidak mau membayar.
Untuk itu, kamu bisa gunakan Paper.id, platform pembayaran & invoicing terpercaya. Dengan pengingat otomatis, pelanggan kamu akan diingatkan langsung lewat email yang terkirim otomatis.
Jadi, kamu bisa terima pembayaran lebih cepat tanpa perlu menagih secara manual. Selain itu, pelanggan kamu juga bisa membayar tagihan lewat berbagai metode pembayaran, seperti transfer bank atau kartu kredit!
Bagaimana, tertarik? Yuk daftarkan bisnis kamu sekarang juga dan nikmati kemudahan menerima pembayaran dari pelanggan kamu. Daftar sekarang dengan klik tombol di bawah ini!
- Rekomendasi Aplikasi Kwitansi, Terbaik dan Mudah Digunakan! - April 3, 2024
- Rahasia Shafira Co. Hemat Biaya Puluhan Juta Rupiah dengan Paper.id - Maret 28, 2024
- Jualan Apa yang Cepat Laku dan Menguntungkan? Cek Daftarnya! - Maret 26, 2024