Saat terjadi late payment alias telat bayar invoice dari pelanggan, wajar jika kamu merasa resah atau bahkan mungkin kesal. Hal ini memang sering terjadi dan apabila dibiarkan begitu saja bisa memengaruhi cash flow usahamu, bukan?

Hal yang paling umum dilakukan untuk mencegah keterlambatan telat bayar dari customer adalah menyepakati adanya denda di awal. Apakah kamu sudah menetapkannya?

Jika ini pertama kalinya kamu mulai mau memperhitungkan denda yang sesuai, Paper.id akan memberikanmu sedikit panduan tentang bagaimana menghitungnya. 

Selain itu, ada pula beberapa tips untuk mencegah customer telat bayar invoice lagi di waktu mendatang. Yuk, simak artikelnya berikut ini!  

Haruskah Menetapkan Denda Invoice untuk Late Payment?

Sebenarnya, tidak ada yang aturan yang mewajibkan kamu untuk menetapkan denda. Namun, tentu saja hal ini punya manfaat bagi bisnismu, seperti yang dilansir dari Onstock.id:

1. Menunjukkan profesionalisme

Dengan adanya denda, bisnismu akan terkesan lebih profesional dan serius. Customer jadi tahu bahwa akan ada konsekuensi jika bermain-main dengan bisnismu, sehingga harapannya mereka pun serius dalam bertransaksi denganmu.

2. Memastikan invoice dibayar

Melihat adanya denda tentu membuat customer jadi tambah perhatian terhadap tanggal jatuh temponya. Idealnya, setelah melihat adanya denda, mereka jadi tidak ingin membayar lewat dari batas waktu yang sudah dijanjikan.

Dengan begitu, bisnismu akan mendapatkan bayaran pada waktu yang tepat dan mampu menjaga arus kas yang sehat.

Baca Juga: Pembayaran Invoice Telat? Begini Cara Cerdas Mengatasinya!

Pertimbangan dalam Menetapkan Denda Late Payment?

Di Indonesia, denda keterlambatan pembayaran invoice umumnya ditentukan berdasarkan kesepakatan antara pihak-pihak yang terlibat, yaitu antara penjual dan pembeli.

Nah, perlu digarisbawahi bahwa tidak ada aturan spesifik dalam undang-undang yang mengatur besaran denda keterlambatan pembayaran invoice, alias kamu bisa menetapkan denda sesuai dengan bisnismu. Namun, beberapa hal ini perlu jadi pertimbangan sebelum kamu menetapkan besaran denda.

1. Undang-Undang Perdata

Dalam KUH Perdata, pasal yang berhubungan dengan wanprestasi (gagal bayar) bisa menjadi dasar hukum jika terjadi keterlambatan pembayaran. Meskipun tidak secara spesifik mengatur tentang denda keterlambatan, wanprestasi bisa menjadi dasar untuk menuntut ganti rugi.

2. Kesesuaian dengan prinsip kebebasan berkontrak

Menurut laman Unpar, asas kebebasan berkontrak dituang dalam Pasal 1338 Ayat (1) KUHPerdata. Disebutkan bahwa semua perjanjian yang dibuat secara sah berlaku sebagai undang-undang bagi mereka yang membuatnya. 

Maka dari itu, kamu perlu memastikan bahwa kesepakatan denda tidak melanggar undang-undang tersebut, yaitu tidak bertentangan dengan hukum, moralitas, dan ketertiban umum.

3. Wajar dan adil

Meskipun pihak-pihak bebas menentukan denda, namun jumlahnya haruslah wajar dan adil. Denda yang terlalu tinggi dan memberatkan bisa saja ditentang di pengadilan, lho. Jadi, jangan asal dalam membuat keputusan, ya.

Hal ini juga terkait dengan UU Perlindungan Konsumen.

Dalam konteks hubungan bisnis dengan konsumen, perusahaan harus memastikan bahwa ketentuan denda tidak memberatkan dan harus jelas serta adil. UU Perlindungan Konsumen memberikan perlindungan kepada konsumen dari praktek-praktek bisnis yang merugikan.

Intinya, dalam menetapkan denda keterlambatan pembayaran invoice, pastikan kesepakatan tersebut jelas, wajar, dan adil. Juga, selalu baik untuk berkonsultasi dengan ahli hukum atau pengacara untuk memastikan bahwa ketentuan yang disepakati sesuai dengan hukum dan regulasi yang berlaku.

Nah, setelah memahami apa saja yang perlu jadi pertimbangan, pertanyaan selanjutnya adalah berapa angka denda yang ideal?

Yuk, simak pembahasannya berikut ini.

Baca Juga: Customer Sering Terlambat Bayar Invoice? Berikut Cara Terbaik Membuat Invoice Customer Dibayar Lebih Cepat

Berapa Denda Ideal yang Ditetapkan atas Late Payment Invoice?

Karena tidak ada hukum yang mengatur besarannya secara spesifik, menetapkan besaran denda yang ideal jadi susah-susah gampang.

Umumnya, denda sebesar 1-2% dari total invoice per bulan mungkin dianggap wajar untuk beberapa industri atau situasi, tetapi ini bisa bervariasi. Dalam situasi tertentu, denda tidak harus selalu terkait dengan pembebanan biaya. Sebagai opsi lain, kamu juga bisa mempertimbangkan pemutusan rantai pasok barang/jasa ke customer hingga tagihan tersebut dibayar sebagai sanksi.

Oleh karena itu, kamu harus melakukan sedikit riset di industrimu. Pelajari berapa invoice yang biasanya ditetapkan oleh bisnis serupa dan situasi-situasi apa yang menjadi dasar pertimbangan penetapan denda tersebut.

Misalnya, besaran denda bisa berubah karena kondisi perekonomian, hubungan antarperusahaan, dan lain sebagainya.

Pada akhirnya, trik yang paling tepat adalah dengan mendiskusikan tentang ini dengan pelanggan sebelum invoice dibuat. Komunikasikan dengan baik dengan pihak yang terlibat. Nah, perlu dipertimbangkan pula bahwa setiap kondisi keterlambatan pembayaran mungkin punya alasan yang berbeda-beda. Terkadang, pemberian denda bukan solusi yang terbaik, melainkan kamu bisa membicarakannya secara mendalam dengan pelanggan untuk menemukan jalan keluar yang paling tepat.

Itulah dia pembahasan Paper.id tentang perhitungan denda untuk keterlambatan pembayaran invoice.

Semoga dengan ini, kamu jadi punya gambaran tentang berapa denda yang paling tepat untuk transaksimu dengan pelanggan, ya!

Untuk memastikan pencatatan invoice dan pembayaran bisnis terdokumentasi dengan rapi, jangan lupa untuk pakai Paper.id.

Di Paper.id, kamu bisa buat invoice secara digital dan langsung menggunakan e-Meterai tanpa ribet. Lalu, nikmati juga berbagai opsi pembayaran yang memudahkan, mulai dari kartu kredit, virtual account, dan masih banyak lagi.

Daftarkan bisnismu ke Paper.id sekarang, yuk. Gratis!

 

Daftar Sekarang
Nadiyah Rahmalia
Latest posts by Nadiyah Rahmalia (see all)