Apakah kamu sering mengalami masalah pembayaran invoice yang telat ke mitra bisnis kamu dan merasa kesulitan mengatasi masalah tersebut? Jika iya, tentu masalah tersebut dapat merugikan bagi bisnis yang sedang kamu jalani.

Terbukti, menurut survei yang dilakukan oleh Asosiasi Fintech Pendanaan Bersama Indonesia (AFPI) pada 2021 menunjukkan bahwa keterlambatan pembayaran menyebabkan kesulitan dalam mengelola arus kas.

Survei tersebut menemukan sekitar 60% dari 1.500 responden menyatakan pembayaran yang telat menyulitkan dalam hal mengelola cash flow dan modal kerja. Memang, apa sih penyebab pembayaran invoice yang telat? dan bagaimana cara mencegahnya?

Berikut ini ada beberapa penyebab terjadinya pembayaran invoice yang telat dan bagaimana cara mengatasinya yang wajib kamu ketahui. Simak penjelasannya di bawah!

Baca juga: Apa Itu Invoice? Pengertian, Fungsi, Hingga Contohnya

Penyebab Keterlambatan Pembayaran Invoice

Berikut ini penyebab umum keterlambatan dalam pembayaran invoice bagi pebisnis, antara lain:

Kurangnya Pemantauan Terhadap Tagihan

Menurut survei dari QuickBooks pada 2020, sekitar 69% bisnis di Amerika Serikat mengalami keterlambatan pembayaran invoice karena masalah keuangan. Mereka cenderung mengalami kesulitan memperkirakan arus kas, memantau tagihan, dan memprioritaskan pembayaran.

Survei tersebut menunjukkan sistem manajemen keuangan yang buruk dapat menghambat kemampuan bisnis untuk memantau tagihan dan jadwal pembayaran yang harus dibayar. Akibatnya, invoice dapat terlambat dibayar atau bahkan sampai terlupakan.

Invoice penjualan

Terlalu Fokus ke Hal Lain

Banyak pebisnis sibuk dengan tugas operasional sehari-hari, sehingga jadwal pembayaran invoice banyak yang diabaikan. Dampak ini sangat berbahaya karena dapat menyebabkan kekurangan dana, kesulitan dalam memenuhi kewajiban pembayaran, dan merusak hubungan bisnis.

Umumnya, banyak pebisnis yang lupa memeriksa dan mengidentifikasi tanggal jatuh tempo pembayaran. Selain itu, masih banyak yang membuat daftar invoice tanpa menyertakan nama pemasok, nomor invoice, jumlah yang harus dibayarkan, dan tanggal jatuh tempo.

Persoalan Teknis Seperti Perubahan Email atau Masalah pada Sistem Pembayaran

Terkadang, masalah teknis seperti perubahan alamat email atau masalah dengan sistem pembayaran dapat menyebabkan invoice terlambat dibayar. Misalnya, jika sistem pembayaran mengalami gangguan, maka pembayaran invoice tidak dapat dilakukan tepat waktu.

Selain itu, persoalan teknis seperti sistem pembayaran yang tidak terintegrasi dengan baik juga dapat menyebabkan keterlambatan pembayaran invoice. Misalnya, jika sistem manajemen keuangan tidak terhubung dengan sistem pembayaran, maka proses pembayaran faktur akan memakan waktu yang lebih lama.

Bagaimana Cara Mencegah Pembayaran Invoice yang Telat?

Ada beberapa cara yang bisa kamu lakukan untuk mencegah pembayaran invoice, diantaranya sebagai berikut:

Jadwalkan Pembayaran Secara Rutin

Jika kamu sering lupa membayar invoice tepat waktu, cobalah jadwalkan pembayaran secara rutin. Kamu bisa gunakan layanan otomatis yang disediakan oleh Paper.id yang punya pengingat otomatis via email yang bisa membantu kamu mengingatkan pelanggan agar bayar tepat waktu. 

Cara ini sangat efektif dalam mencegah keterlambatan pembayaran invoice. Dengan membuat jadwal yang teratur, kamu dapat memastikan bahwa semua invoice yang harus dibayar telah terdaftar dan akan diproses secara tepat waktu.

Baca juga: 13 Contoh Invoice Tagihan Pembayaran & Penjualan Untuk Bisnis

Gunakan Sistem Pembayaran Elektronik

Kenapa harus pakai sistem pembayaran Elektronik? Sederhananya begini, sistem pembayaran elektronik memungkinkan kamu melakukan pembayaran secara online dan real-time. 

Dengan begitu, kamu dapat mengurangi waktu dan biaya yang diperlukan untuk memproses pembayaran secara manual. Tak hanya itu, sistem ini juga memudahkan para pihak yang terlibat dalam transaksi untuk melacak dan memverifikasi pembayaran dengan lebih cepat.

Solusinya coba pakai Paper.id! Gunakan fitur PaperPay Out, bayar supplier/vendor dengan kartu kredit dan dapatkan tambahan tempo pembayaran. Jadi, kamu tidak perlu khawatir mengalami keterlambatan pembayaran invoice lagi, deh! Klik tombol dibawah ini untul langsung coba, Gratis!

Coba Sekarang

Perbaiki Sistem Manajemen Keuangan

Terakhir, perbaiki sistem pembayaran keuangan kamu untuk mencegah keterlambatan pembayaran invoice. Pastikan bahwa sistem manajemen keuangan kamu efektif dan efisien dalam mengelola arus kas dan pembayaran invoice, sehingga dapat memastikan pembayaran selalu tepat waktu.

Bagaimana caranya? Mulai dengan coba kamu evaluasi dan analisis ulang sistem manajemen keuangan saat ini. Tinjau kembali sistem manajemen keuangan yang telah digunakan dan analisis kelebihan dan kekurangan sistem tersebut.

Dengan begitu, kamu dapat mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan dan merancang solusi yang sesuai untuk memperbaiki sistem. 

Nah, demikianlah beberapa penyebab terjadinya pembayaran invoice yang telat dan bagaimana cara mengatasinya yang wajib kamu ketahui. Jangan lupa ikuti terus berita dan informasi seputar bisnis menarik lainnya hanya di Blog Paper.id!

Muhamad Dika Wahyudi
Latest posts by Muhamad Dika Wahyudi (see all)