Kwitansi dan faktur hanyalah beberapa dokumen akuntansi yang mungkin digunakan perusahaan Anda setiap bulan.

Masih banyak jenis dokumen lainnya seperti proforma invoice, nota kredit, prepayment invoice, estimasi tagihan, dan lain-lain, namun kali ini kita akan fokus pada kuitansi dan nota karena masih banyak orang yang bingung membedakannya dan mana yang harus dikirim.

Hal ini terjadi karena pada dasarnya nota atau kwitansi memiliki persamaan yaitu sama sama digunakan sebagai bukti atas terjadinya transaksi.

Baca Juga: Distributor Agen Kosmetik: Pengertian hingga Peluang Bisnisnya

Apa itu Nota?

Dalam suatu transaksi khususnya transaksi jual beli, nota merupakan suatu alat bukti yang sangat penting karena digunakan sebagai alat bukti pembayaran yang sah.

Pada nota terdapat beberapa jenis sesuai kebutuhannya. Berikut ini merupakan jenis-jenis nota yang perlu Anda ketahui.

Note Debit

Catatan debit, atau nota debit, adalah dokumen yang dikeluarkan oleh penjual kepada pembeli untuk memberi tahu mereka tentang kewajiban hutang saat ini.

Anda biasanya akan menemukan catatan ini dalam transaksi bisnis ke bisnis misalnya, satu bisnis dapat memasok barang atau jasa kepada bisnis lain sebelum faktur resmi dikirim. Catatan debit membuat catatan transaksi untuk tujuan dokumentasi.

Catatan debit juga digunakan dalam transaksi bisnis ke pelanggan, seperti saat pelanggan mengembalikan barang ke bisnis yang diterima secara kredit. Dalam hal ini, pembeli menerbitkan nota debit kepada penjual.

Nota Kredit

Nota kredit adalah dokumen yang dikeluarkan oleh penjual kepada pembeli untuk memberi tahu bahwa kredit sedang diterapkan ke akun mereka.

Anda mungkin melihat ini juga disebut sebagai memo kredit. Sebagai penjual, Anda dapat menerbitkan nota kredit saat ada kebutuhan untuk membatalkan semua atau sebagian faktur karena berbagai alasan, termasuk:

  • Perubahan pesanan setelah faktur diterbitkan
  • Barang dikembalikan atau layanan ditolak
  • Barang rusak saat pengiriman
  • Kesalahan harga pada faktur asli

Nota Penjualan

Nota penjualan diberikan sebagai bukti sah sebuah transaksi pembelian yang diberikan oleh penjual kepada pembeli.

Biasanya, nota dibuat sebanyak dua rangkap. Dimana pada lembar pertama akan diberikan kepada pembeli, dan lembar kedua akan disimpan oleh penjual untuk diarsipkan sebagai bukti pencatatan pembukuan keuangan perusahaan.

Kwitansi

Kwitansi pembayaran dapat bermanfaat bagi penjual dan pembeli, dan merupakan dokumen tambahan yang digunakan dalam proses penjualan.

Pada kwitansi pembayaran, Meskipun tidak ada persyaratan khusus untuk informasi apa yang harus disertakan, namun biasanya kwitansi pembayaran mencakup hal-hal berikut:

  • Nama atau logo bisnis penjual
  • Nomor faktur asli
  • Tanggal pembayaran diterima
  • Jumlah yang diterima maupun setiap jumlah yang tersisa. Jika faktur terkait telah dibayar penuh, ini juga harus ditunjukkan dengan jelas pada kwitansi pembayaran, untuk mencegah kebingungan di pihak pelanggan.

Baca Juga: Tantangan-Tantangan Yang Dihadapi UMKM F&B Selama Pandemi

Perbedaan Kuitansi dan Nota

Kuitansi dan nota memang terlihat memiliki kesamaan, Namun terdapat perbedaan diantaranya. Nota merupakan tanda adanya transaksi jual beli. Sedangkan kuitansi adalah bukti penerimaan uang.

Selain itu kwitansi juga merupakan dokumen yang menerangkan bahwa penjual telah menerima pembayaran dari pembeli, terlepas dari apakah produk atau jasa yang dibeli sudah diterima atau belum. Informasi yang dimuat dalam kuitansi juga lebih ringkas daripada nota.

Kwitansi tersedia dalam bentuk blangko yang tinggal diisi sesuai dengan keperluan. Selain itu yang perlu diketahui bahwa informasi mengenai produk atau jasa yang ditransaksikan tidak serinci dalam nota.

Untuk memastikan keabsahan kwitansi juga diperlukan tanda tangan penjual dan pembeli, tidak seperti nota yang hanya butuh paraf atau stempel lunas dari penjual.

paperblog
Latest posts by paperblog (see all)