Dulu departemen HR harus melakukan banyak pekerjaan berat dalam mengelola informasi karyawan ini Namun saat ini, penerapan luas Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (HRIS), di mana employee self service (ESS) merupakan komponen utama, telah mengubah semua itu.

Employee self service, atau layanan mandiri HRIS, sangat menyederhanakan dan memperlancar pengelolaan tenaga kerja dengan memungkinkan karyawan mengelola informasi mereka secara mandiri.

Hal ini menghilangkan banyak tugas administratif bagi HR, sehingga waktu dapat difokuskan pada retensi karyawan atau inisiatif strategis lainnya.

Meskipun employee self service dapat berdiri sendiri, banyak sistem HRIS menyertakan ESS sebagai bagian dari paket teknologi all-in-one.

Dalam banyak kasus, employee self service tersedia sebagai aplikasi desktop atau melalui aplikasi mobile, yang dapat menyesuaikan berbagai lingkungan kerja dan meningkatkan aksesibilitas bagi semua karyawan.

Bagaimana Cara Kerja Employee Self Service?

ESS biasanya terletak di dalam intranet organisasi, portal mandiri, atau terintegrasi dengan software HR. Setiap karyawan menerima login unik yang dapat digunakan untuk masuk ke sistem.

Sistem ESS aman dan tersedia 24/7, dimanapun dan kapanpun karyawan memiliki koneksi internet, sehingga koneksi ke organisasi mereka tidak pernah terputus. Setelah masuk, karyawan dapat menggunakan berbagai fitur untuk menangani kebutuhan terkait HR dan payroll.

Kemampuan karyawan untuk mengontrol informasi mereka merupakan hal fundamental dalam platform self-service ini. Mereka dapat mengedit informasi seperti permintaan cuti, manfaat, dan pendaftaran, serta data pribadi seperti alamat rumah atau kontak darurat.

Beberapa sistem ESS memungkinkan atasan untuk menyetujui permintaan cuti, sehingga mengurangi beban administratif HR. Alat ini sering kali dapat mentransmisikan informasi melalui satu sistem, yang memastikan akurasi dan menghilangkan redundansi tugas para HR.

Baca Juga: Sering Terlambat Membayar Gaji Karyawan? Ini Dampaknya!

Fitur Umum Employee Self Service

Aplikasi ESS biasanya tersedia dalam berbagai bentuk teknologi. Beberapa model memiliki fitur dasar, sementara yang lain menawarkan kemampuan premium. Namun, ada beberapa fitur inti yang harus dimiliki oleh setiap sistem ESS yang efektif untuk menarik karyawan.

  • Akses 24/7: Karyawan dapat mengakses informasi mereka kapan saja dan di mana saja. Dengan begitu, mereka dapat memeriksa saldo cuti mereka di luar jam kerja. Mereka juga dapat dengan cepat menjawab pertanyaan mereka sendiri dengan menjelajahi portal ESS. HR, di sisi lain, dapat mengalihkan komunikasi penting melalui kotak masuk mereka.
  • Pengelolaan informasi pribadi: Karyawan dapat memperbarui informasi pribadi mereka, seperti perubahan alamat, tanpa perlu mengirim email ke HR untuk memasukkan informasi tersebut.
  • Absensi dan cuti: Semua karyawan hanya perlu login ke aplikasi ESS untuk melihat jadwal mereka, melakukan presensi, dan mereka dapat dengan cepat mengajukan permintaan cuti atau perubahan jadwal di sistem. HR atau atasan dapat memeriksa notifikasi dan menangani permintaan tersebut dengan satu klik. Bagian terbaiknya adalah semua informasi tercatat di sistem, mengurangi risiko kesalahan penjadwalan.
  • Melihat slip gaji: Dengan memberdayakan karyawan untuk melihat slip gaji dan laporan tunjangan atau lembur secara online, kamu menghilangkan permintaan dokumen yang tidak perlu dari HR. Karyawan juga dapat memperbarui detail bank dan melihat tunjangan atau berapa kali lembur yang sudah dilakukan.

Baca Juga: 5 Aplikasi HRIS Terbaik: Gratis Hingga Berbayar

Tips untuk Mengimplementasikan Employee Self Service di Bisnismu

Setiap kali memperkenalkan sistem baru, pertimbangkan dengan cermat cara implementasinya.

Tips ini akan membantu memastikan transisi yang lancar ke layanan mandiri karyawan untuk manajemen pengalaman karyawan yang lebih baik.

1. Pilih software HRIS yang tepat

Luangkan waktu untuk melakukan survei kepada karyawan tentang seperti apa pengalaman layanan mandiri karyawan yang ideal menurut mereka.

Cara terbaik untuk memastikan kesuksesan adalah dengan memanfaatkan data pemetaan perjalanan pengalaman karyawan (EX) dan menemukan software dengan fitur yang sesuai dengan alur kerja karyawan sehingga mereka ingin menggunakannya.

Secara umum, prioritaskan kemudahan penggunaan, biaya investasi yang rendah, dan fitur-fitur yang dibutuhkan untuk integrasi ESS yang sukses.

Jika kamu membutuhkan sistem ESS yang terintegrasi dengan kalkulator lembur, sistem HR, sampai presensi mobile, kamu bisa menggunakan software payroll Gajihub.

2. Buat tutorial self-service untuk karyawan

Setiap kali kamu mengimplementasikan software atau proses baru, orang mungkin mengalami kesulitan. Buat tutorial tentang cara menggunakan fitur self-service baru untuk karyawan.

Misalnya, mintalah seseorang untuk merekam layar saat mereka melakukan berbagai fungsi atau menjelaskan cara menavigasi portal. Tambahkan ini ke basis pengetahuan kamu agar karyawan dapat merujuknya.

3. Dengarkan feedback dari karyawan

Selalu penting untuk meminta feedback karyawan dan menangani pertanyaan tentang proses ESS baru. Selain tutorial, cari alat dengan dukungan omnichannel agar karyawan dapat dengan mudah mengatasi masalah atau mengajukan pertanyaan saat mereka familiar dengan alur kerja baru.

Kamu juga dapat menggunakan survei keterlibatan karyawan untuk mengevaluasi pendapat mereka tentang proses ESS dan sumber daya yang tersedia.

Ingat, ESS tidak dimaksudkan untuk menggantikan departemen HR atau IT, jadi pastikan karyawan tetap dapat menghubungi tim tersebut untuk bantuan ketika layanan mandiri tidak dapat menyelesaikan masalah mereka.

Baca Juga: 7 Manfaat Software HRIS, Solusi Manajemen HR Terbaik

Hemat Waktu dengan Tools ESS dari Gajihub

Berapa banyak waktu yang kamu habiskan setiap minggu untuk tugas administratif HR yang membosankan? Mulailah bekerja lebih efisien dengan mengintegrasikan teknologi employee self service ke dalam alur kerjamu.

Software HR dan Payroll all-in-one Gajihub memiliki fitur ESS yang mudah digunakan, dan menyederhanakan dan mengotomatisasi proses HR, baik bagi pemberi kerja maupun karyawan.

ESS ini dilengkapi dengan kemampuan manajemen data, fungsi kolaborasi tim, dan memberikan wawasan data cerdas berdasarkan penggunaan.

Jadi tunggu apalagi, kamu bisa menggunakan Gajihub secara gratis selama 14 hari melalui tautan ini.

*Artikel ini hasil kerja sama Paper.id dan Kledo

Muhamad Dika Wahyudi
Muhamad Dika Wahyudi
SEO Content Writer at Paper.id
SEO Content Writer dengan pengalaman lebih dari 3 tahun sebagai SEO Marketing dan Content Writer di berbagai industri, termasuk OTT (Over The Top), media online, teknologi, dan pusat pelatihan.
Muhamad Dika Wahyudi
Latest posts by Muhamad Dika Wahyudi (see all)