Dalam menjalankan bisnis, salah satu tantangan terbesar adalah mengelola persediaan dengan baik. Jika stok terlalu banyak, biaya penyimpanan membengkak dan bisa berisiko menumpuk barang yang tidak laku.
Sebaliknya, jika stok terlalu sedikit, bisnis bisa kehilangan peluang penjualan dan mengecewakan pelanggan.
Inilah mengapa inventory control atau pengendalian persediaan menjadi aspek yang sangat penting dalam operasional bisnis.
Pengelolaan persediaan yang efektif tidak hanya membantu menjaga keseimbangan antara pasokan dan permintaan, tetapi juga meningkatkan efisiensi operasional, mengoptimalkan arus kas, serta mendukung pertumbuhan bisnis dalam jangka panjang.
Dalam artikel ini, kita akan membahas lebih dalam tentang pengertian inventory control, manfaatnya, serta strategi terbaik untuk mengelola persediaan dengan lebih baik.
Apa Itu Inventory Control?
Inventory control adalah proses pengelolaan dan pemantauan stok barang dalam bisnis untuk memastikan bahwa produk yang tersedia selalu dalam jumlah yang tepat dan dapat memenuhi kebutuhan pelanggan tanpa terjadi kelebihan atau kekurangan stok.
Dengan sistem kontrol yang baik, bisnis dapat menghindari berbagai masalah seperti stok yang menumpuk, barang yang kadaluarsa, atau bahkan kehilangan penjualan akibat kehabisan barang yang diminati pelanggan.
Pada akhirnya, inventory control yang efektif membantu meningkatkan efisiensi operasional dan memastikan bisnis berjalan dengan lebih lancar.
Bagi bisnis yang baru memulai, inventory control tidak perlu langsung dengan sistem atau metode yang rumit. Sesederhana selalu memastikan pencatatan keluar masuknya barang juga sudah cukup bagus sebagai permulaan.
Namun, akan jauh lebih baik jika kamu dibantu oleh aplikasi yang bisa memudahkan, misalnya Paper.id.
Paper.id adalah platform invoicing dan pembayaran bisnis, namun kamu juga bisa melacak stok bisnismu dengan mudah. Nantinya, stok juga akan ter-update otomatis seiring penjualan atau pembelian yang tercatat lewat invoice.
Yuk, pelajari selengkapnya tentang Paper.id!
Jangan lupa juga untuk registrasikan bisnismu agar bisa nikmati seluruh fiturnya, gratis.
Baca Juga: Inventory Management System: Definisi dan Pentingnya untuk Bisnis
Manfaat Inventory Control bagi Bisnis
Menerapkan strategi pengendalian persediaan yang baik membawa berbagai keuntungan bagi bisnis, di antaranya:
1. Memastikan ketersediaan produk
Dengan inventory control yang baik, bisnis dapat memastikan bahwa produk yang paling dibutuhkan pelanggan selalu tersedia.
Hal ini tentu meningkatkan kepuasan pelanggan serta memperkuat loyalitas mereka terhadap bisnis.
2. Mengurangi biaya penyimpanan
Stok yang berlebihan bisa menghabiskan banyak ruang dan meningkatkan biaya penyimpanan.
Dengan mengelola persediaan secara efisien, bisnis dapat menghindari penumpukan barang yang tidak perlu serta mengoptimalkan kapasitas gudang.
3. Mengoptimalkan arus kas
Mengontrol persediaan dengan baik membantu bisnis dalam mengalokasikan dana secara lebih bijak.
Dengan memastikan stok sesuai kebutuhan, bisnis bisa menghindari investasi berlebih pada barang yang kurang laku dan menggunakan dana tersebut untuk keperluan lain yang lebih penting.
4. Mendukung penyusunan strategi bisnis
Data yang diperoleh dari sistem inventory control membantu pemilik bisnis dalam memahami tren penjualan, pola permintaan pelanggan, serta merancang strategi pembelian dan pemasaran yang lebih akurat.
5. Meningkatkan efisiensi operasional
Dengan pengelolaan persediaan yang baik, proses pengadaan dan distribusi barang menjadi lebih lancar. Hal ini mengurangi risiko kesalahan pencatatan dan memungkinkan tim operasional bekerja lebih efektif.
Baca Juga: Cara Praktis Menghitung Inventory Turnover, Dijamin Efektif!
Nah, pengelolaan inventory control ini dilakukan oleh inventory control staff, dimana mereka bertanggung jawab akan operasional day by day dari hal tersebut. Apa saja sih tugas yang mereka lakukan?
Pengertian Inventory Control Staff
Inventory control staff adalah karyawan yang bertanggung jawab dalam proses pengelolaan dan pengawasan stok barang di gudang atau pusat distribusi. Mereka memastikan bahwa data inventaris sesuai dengan kondisi fisik barang dan membantu menjaga keseimbangan antara ketersediaan stok dan permintaan operasional.
Tugas dan Tanggung Jawab Inventory Control Staff
- Mencatat setiap pergerakan barang (barang masuk dan keluar) secara akurat
- Melakukan stok opname atau audit fisik inventaris secara berkala
- Memastikan stok barang tersedia dalam jumlah optimal (tidak berlebih atau kurang)
- Bekerja sama dengan tim procurement, logistik, dan keuangan untuk mendukung kelancaran alur distribusi
- Mengoperasikan sistem manajemen inventaris berbasis digital untuk pelacakan dan pelaporan
- Menyediakan data stok terkini bagi manajemen sebagai dasar pengambilan keputusan
Keterampilan Utama Inventory Control Staff
- Teliti dan detail dalam pencatatan dan pemeriksaan stok
- Memahami alur logistik dan proses supply chain
- Menguasai software inventory control seperti ERP, WMS, atau sistem POS
- Kemampuan bekerja sama dalam tim lintas divisi
- Memiliki tanggung jawab tinggi terhadap akurasi dan keandalan data stok
Tentunya, inventory control staff juga perlu dibekali dengan strategi yang tepat agar efisien dan minim error. Berikut strategi yang perlu diketahui dalam mengelola inventory.
Strategi Efektif dalam Mengelola Inventory Control
Agar pengendalian persediaan berjalan optimal, ada beberapa strategi yang dapat diterapkan dalam bisnis:
1. Gunakan sistem yang bisa terintegrasi
Salah satu cara terbaik untuk mengelola persediaan adalah dengan menggunakan software manajemen stok yang memungkinkan pemantauan secara real-time.
Dengan sistem ini, bisnis dapat dengan mudah melacak jumlah stok, mencatat barang yang keluar dan masuk, serta membuat laporan inventaris dengan lebih akurat.
2. Terapkan metode analisis ABC
Metode ABC Analysis membagi barang ke dalam tiga kategori berdasarkan tingkat kepentingannya:
- Kategori A: Barang bernilai tinggi dengan perputaran stok yang cepat.
- Kategori B: Barang dengan nilai sedang dan perputaran stok yang tidak terlalu tinggi.
- Kategori C: Barang bernilai rendah tetapi dalam jumlah besar.
Dengan metode ini, bisnis dapat lebih fokus pada barang yang paling menguntungkan dan mengelola stok dengan lebih efisien.
3. Tentukan level stok maksimum dan minimum
Menetapkan batas stok minimum dan stok maksimum membantu bisnis dalam menjaga keseimbangan antara ketersediaan barang dan biaya penyimpanan.
Jika stok mendekati batas minimum, sistem dapat memberikan peringatan agar segera dilakukan pengadaan, sementara batas maksimum mencegah penumpukan stok yang berlebihan.
4. Lakukan audit persediaan secara berkala
Melakukan pengecekan stok secara rutin memastikan bahwa jumlah barang yang ada sesuai dengan catatan yang tercatat dalam sistem.
Audit ini juga membantu mengidentifikasi barang yang rusak, kadaluarsa, atau tidak laku sehingga dapat segera diambil tindakan yang diperlukan.
5. Bangun hubungan baik dengan supplier
Memiliki hubungan yang baik dengan supplier dapat membantu bisnis dalam mendapatkan pasokan barang dengan lebih cepat dan efisien.
Dengan komunikasi yang baik, bisnis bisa mendapatkan informasi terkait tren pasar, diskon, serta ketersediaan barang yang dibutuhkan.
Baca Juga: Software Inventory, Sepenting Itukah Untuk Bisnis Saya?
Demikianlah penjelasan tentang apa itu inventory control. Inventory control adalah bagian penting dalam menjalankan bisnis yang sukses.
Dengan pengelolaan persediaan yang baik, bisnis dapat memastikan produk selalu tersedia, mengurangi biaya penyimpanan, meningkatkan efisiensi operasional, serta mengoptimalkan arus kas.
Jadi, pastikan bisnismu terapkan juga, ya.
