Di era digital, mengelola Sumber Daya Manusia (SDM) secara manual sudah tidak lagi efisien. Jika kamu ingin bisnis berkembang, maka otomatisasi adalah kuncinya. 

Memilih aplikasi HRIS (Human Resources Information System) yang tepat adalah langkah strategis pertama untuk mencapai efisiensi maksimal.

Namun, di tengah banyaknya rekomendasi aplikasi HRIS yang beredar, bagaimana cara memilih yang paling sesuai dengan kebutuhan unik bisnismu? 

Oleh karena itu, sebaiknya kamu jangan terburu-buru, berikut adalah 5 strategi cara memilih aplikasi hris terbaik yang benar-benar bisa kamu terapkan di bisnis.

Identifikasi Kebutuhan Fungsional yang Paling Mendesak

Sebelum melirik fitur-fitur canggih, mulailah dengan bertanya, Apa masalah terbesar HR saya saat ini? Apakah kamu kesulitan dalam:

  • Absensi & Kehadiran: Sering terjadi kecurangan absensi, atau proses rekapitulasi memakan waktu berhari-hari?
  • Penggajian (Payroll): Perhitungan PPh 21, BPJS, dan tunjangan sering salah atau tidak sesuai regulasi terbaru?
  • Administrasi Karyawan: Data karyawan tersebar di banyak spreadsheet dan sulit diakses?

Buat daftar fitur wajib (must-have) dan fitur tambahan (nice-to-have). Untuk bisnis kecil dan menengah, fitur inti seperti absensi online, payroll otomatis, dan database karyawan terpusat harus menjadi prioritas utama. 

Sebuah aplikasi HRIS yang baik akan mengintegrasikan semua fungsi ini dalam satu platform yang mulus.

Baca Juga: 5 Aplikasi HRIS Terbaik: Gratis Hingga Berbayar

Prioritaskan Skalabilitas dan Kemudahan Penggunaan (User-Friendly)

Sistem HRIS yang rumit dan sulit dipelajari hanya akan memperlambat timmu, bukan mempercepat. Selain itu, kamu harus memikirkan pertumbuhan bisnis.

1. Uji antarmuka pengguna (UI/UX)

Pastikan tampilan aplikasi intuitif dan mudah digunakan, bahkan oleh karyawan yang kurang mahir teknologi (terutama fitur Employee Self-Service). Semakin mudah digunakan, semakin tinggi tingkat adopsinya.

2. perhatikan skalabilitas

Pilih vendor yang menawarkan paket yang fleksibel atau modular. Pastikan aplikasi HRIS tersebut mampu menampung penambahan jumlah karyawan hingga ratusan tanpa perlu migrasi sistem secara total. Sistem yang skalabel akan menghemat biaya dan waktu kamu di masa depan.

Evaluasi Aspek Keamanan Data dan Kepatuhan Regulasi

Data karyawan adalah aset paling sensitif perusahaan. Kebocoran data dapat menimbulkan kerugian finansial dan reputasi yang besar.

Beberapa pertimbangan yang harus diperhatikan:

  • Keamanan Data: Cari tahu bagaimana vendor menyimpan data. Pastikan sistem menggunakan enkripsi yang kuat dan berbasis cloud dengan standar keamanan tinggi.
  • Kepatuhan Regulasi: Pastikan rekomendasi aplikasi HRIS yang kamu pilih memiliki perhitungan otomatis untuk PPh 21, BPJS Kesehatan, dan Ketenagakerjaan.

Baca Juga: 7 Manfaat Software HRIS, Solusi Manajemen HR Terbaik

Pastikan Layanan Pelanggan (Customer Support) Responsif

Implementasi sistem HRIS baru pasti memiliki tantangan. Dukungan teknis yang cepat dan berkualitas sangat penting, apalagi saat menghadapi masalah mendesak seperti error payroll.

Beberapa pertimbangan yang harus diperhatikan:

  • Uji Respons Cepat: Sebelum berlangganan, uji layanan pelanggan mereka. Tanyakan tentang metode dukungan (chat, email, telepon) dan seberapa cepat waktu respons mereka.
  • Dukungan Lokal: Vendor dengan tim support lokal di Indonesia biasanya lebih memahami konteks dan tantangan bisnis di dalam negeri. Ini juga sangat membantu untuk penyesuaian regulasi lokal.

Manfaatkan Masa Uji Coba (Trial/Demo)

Melihat presentasi fitur berbeda dengan menggunakannya secara langsung. Vendor aplikasi HRIS terbaik akan dengan senang hati menawarkan sesi demo personal atau masa uji coba gratis.

Beberapa pertimbangan yang harus diperhatikan:

  • Libatkan Tim HR: Jangan putuskan sendiri. Ajak tim HR, bahkan beberapa karyawan, untuk mencoba sistem selama masa trial. Minta feedback jujur mereka mengenai kemudahan penggunaan.
  • Simulasikan Kasus Nyata: Gunakan data nyata (misalnya, simulasi perhitungan payroll bulan lalu) untuk menguji keakuratan sistem. Ini adalah cara terbaik untuk menilai apakah aplikasi HRIS tersebut benar-benar siap digunakan oleh bisnismu.

Baca Juga: Rekomendasi Software HRIS dan Harganya

Dapatkan Aplikasi HRIS Terbaik untuk Bisnismu

Memilih aplikasi HRIS adalah investasi jangka panjang untuk efisiensi dan pertumbuhan bisnis. Dengan mengikuti lima strategi di atas, kamubisa menghindari pilihan yang salah dan mengadopsi sistem yang akan menjadi fondasi kuat bagi manajemen SDM kamu.

Jika kamu mencari rekomendasi aplikasi HRIS yang menawarkan fitur lengkap (Absensi GPS, Payroll Otomatis, Database Terpusat) dengan harga terjangkau dan support yang responsif, sebaiknya gunakan KantorKu HRIS.

aplikasi kantorku hris

KantorKu HRIS dirancang untuk membantu bisnis kecil hingga menengah di Indonesia beralih dari administrasi manual yang melelahkan ke otomatisasi yang efisien dan akurat.

Itulah tadi 5 strategi cara memilih aplikasi HRIS terbaik yang bisa kamu lakukan, sehingga Anfa dapat lebih mudah untuk menentukan aplikasi HRIS yang sesuai dengan bisnismu.

Semoga informasi ini bermanfaat, ya!

*Artikel ini hasil kerja sama KantorKu & Paper

Muhamad Dika Wahyudi
Muhamad Dika Wahyudi
SEO Content Writer at Paper.id
SEO Content Writer dengan pengalaman lebih dari 3 tahun sebagai SEO Marketing dan Content Writer di berbagai industri, termasuk OTT (Over The Top), media online, teknologi, dan pusat pelatihan.
Muhamad Dika Wahyudi
Latest posts by Muhamad Dika Wahyudi (see all)