Sistem Transaksi: Pengertian, Jenis, dan Contohnya dalam Bisnis

Dalam bisnis, transaksi adalah aktivitas sehari-hari yang tak bisa dihindari, mulai dari penjualan, pembayaran tagihan, hingga penerimaan dana dari pelanggan. Tanpa sistem pencatatan yang jelas, transaksi bisa berantakan dan membuat laporan keuangan jadi berantakan.

Karena itu, penting memahami sistem transaksi. Dengan sistem yang tepat, setiap pemasukan dan pengeluaran tercatat rapi, transparan, dan dapat dipertanggungjawabkan. Hasilnya, arus kas tetap terjaga, dan kepercayaan mitra bisnis pun meningkat.

Maka dari itu, berikut pembahasan sistem transaksi secara lengkap, mulai dari pengertian, jenis-jenisnya, hingga seperti apa contohnya dalam bisnis. Simak di bawah!

Apa Itu Sistem Transaksi?

Sistem transaksi adalah sistem yang digunakan untuk mencatat setiap transaksi harian yang terjadi dalam operasional bisnis, mulai dari pemasukan hingga pengeluaran. Sistem ini membantu bisnis memastikan semua aktivitas keuangan tercatat secara rapi, teratur, dan mudah dilacak.

Secara umum, ada dua jenis sistem transaksi yang banyak digunakan, yaitu transaksi tunai (cash) dan nontunai (cashless). 

Transaksi tunai masih sering dipakai, terutama untuk pembelian langsung dalam jumlah kecil. Namun, seiring perkembangan teknologi dan digitalisasi di sektor keuangan, transaksi nontunai semakin populer dan jadi pilihan utama banyak pelaku usaha.

Kemudahan akses internet dan semakin meluasnya penggunaan smartphone menjadi faktor pendorong utama pesatnya adopsi sistem transaksi nontunai. 

Selain itu, pemerintah juga aktif mendorong penggunaan transaksi digital untuk meningkatkan keamanan, efisiensi, serta mempercepat perputaran ekonomi. Salah satu contohnya adalah penerapan QRIS yang memudahkan pembayaran hanya dengan satu kode QR.

Baca Juga: 11 Contoh Jenis Transaksi, Penting untuk Laporan Keuangan!

Jenis-Jenis Sistem Transaksi

Secara umum, sistem transaksi bisa dibagi menjadi dua jenis utama, yakni transaksi internal dan transaksi eksternal. Lalu, apa yang membedakan keduanya? Yuk, simak penjelasannya berikut ini.

1. Transaksi internal

Transaksi internal adalah aktivitas ekonomi yang terjadi di dalam perusahaan dan melibatkan berbagai divisi atau departemen. 

Meski tidak melibatkan pihak luar, transaksi internal tetap memengaruhi kondisi keuangan atau struktur ekonomi perusahaan. Contohnya seperti alokasi biaya antar divisi atau pencatatan pemakaian aset internal.

2. Transaksi eksternal

Sebaliknya, transaksi eksternal adalah kegiatan yang melibatkan pihak di luar perusahaan, seperti pelanggan, supplier, atau mitra bisnis lainnya. 

Transaksi eksternal secara langsung memengaruhi status keuangan perusahaan. Misalnya, penjualan produk kepada konsumen atau pembelian bahan baku dari supplier termasuk ke dalam contoh transaksi eksternal.

Contoh Bukti Sistem Transaksi di Bisnis

Dalam setiap sistem transaksi, keberadaan bukti transaksi sangat penting sebagai bentuk pertanggungjawaban penggunaan dana perusahaan. Bukti ini juga menjadi dasar pencatatan keuangan agar laporan lebih akurat dan transparan.

Berikut contoh bukti sistem transaksi yang umum digunakan di bisnis:

1. Bukti transaksi internal

Bukti transaksi internal adalah dokumen yang menunjukkan adanya alokasi dana atau transaksi yang terjadi antarbagian atau antardivisi di dalam perusahaan.

2. Bukti transaksi eksternal

Berikut beberapa contoh bukti transaksi eksternal yang sering dijumpai:

a. Bilyet giro

Ini adalah surat perintah dari pemilik rekening kepada bank untuk memindahkan dana ke rekening penerima tertentu.

b. Memo

Memo atau memorandum adalah dokumen internal berisi instruksi tertulis, seperti perintah pembayaran gaji (payroll) atau keperluan internal lainnya.

c. Invoice

Invoice adalah bukti tagihan untuk transaksi pembayaran, termasuk yang dilakukan secara kredit. Bukti transaksi ini sangat penting agar arus kas tetap lancar dan tagihan tertagih tepat waktu.

Nah, sekarang pembuatan dan pengiriman invoice bisa jauh lebih praktis dengan Paper.id. Kamu bisa membuat invoice profesional, mengirim ke pelanggan via WhatsApp, Email, atau SMS, bahkan langsung memantau status pembayarannya secara real-time dalam satu platform saja.

Agar tidak terlambat dibayar pelanggan, kamu bisa gunakan fitur pengingat otomatis (invoice reminder), tinggal atur sesuai kebutuhan, misal H-3 sebelum tanggal jatuh tempo, hari H tanggal saat jatuh tempo, atau H+3 setelah tanggal jatuh tempo.

Tertarik? Yuk, gunakan Paper.id sekarang dan buat proses invoicing bisnismu jadi lebih praktis secara gratis!

Baca Juga: Bukti Transaksi: Pengertian, Jenis, Manfaat, & Contohnya dalam Bisnis

d. Bukti kas

Bukti kas adalah dokumen pencatatan aliran masuk dan keluar dana secara rinci.

e. Nota debet

Nota debet adalah dokumen resmi yang digunakan untuk pengembalian barang atau penyesuaian harga antara penjual dan pembeli.

f. Slip setoran bank

Slip setoran bank adalah bukti tertulis penyetoran uang ke rekening tertentu di bank.

g. Rekening koran

Rekening koran adalah laporan dari bank yang memuat ringkasan transaksi dan mutasi rekening dalam periode tertentu.

h. Kwitansi

Kwitansi adalah tanda penerimaan uang dari satu pihak ke pihak lain.

i. Cek

Cek adalah surat perintah tertulis dari nasabah kepada bank untuk mencairkan sejumlah uang kepada pihak yang ditunjuk.

Dengan adanya berbagai bukti ini, transaksi bisnis dapat tercatat lebih rapi, memudahkan audit, serta mendukung pengambilan keputusan yang lebih akurat.

Baca Juga: Transaksi Reversal: Pengertian, Penyebab, Hingga Cara Mengatasinya

Memang, mengelola transaksi bisnis bukan perkara mudah. Jika hanya dicatat secara manual, risiko human error hingga kekacauan arus kas bisa saja terjadi. 

Maka dari itu, diperlukan sistem transaksi yang dapat memastikan setiap pemasukan dan pengeluaran tercatat rapi, akurat, dan transparan, sehingga laporan keuangan pun lebih dapat diandalkan.

Di era digital seperti sekarang, sudah saatnya kamu beralih ke sistem yang lebih modern, salah satunya dengan menggunakan Paper.id. Selain bisa membuat, mengirim, hingga memantau invoice, Paper.id juga mendukung berbagai metode pembayaran digital hanya dalam satu platform.

Kamu bisa terima pembayaran hingga bayar supplier atau mitra bisnis lainnya melalui 30+ metode pembayaran, mulai dari transfer bank, e-wallet, kode QR, Virtual Account, hingga kartu kredit dan cicilan tanpa memerlukan mesin EDC.

Menarik sekali bukan? Yuk, jangan lupa gunakan Paper.id dan buat pengelolaan keuangan bisnismu jadi lebih efisien!