Waspadai Outstanding Invoice: Bisa Buat Bisnis Terhambat

Dalam bisnis, tidak semua pembayaran datang tepat waktu. Kamu mungkin sudah kirim barang atau menyelesaikan proyek, tetapi pembayaran dari pelanggan belum juga masuk. Inilah yang disebut dengan outstanding invoice, yaitu invoice atau faktur yang sudah jatuh tempo, tapi belum dibayar.

Masalah ini tampak sederhana, tapi dampaknya bisa besar: mulai dari terganggunya arus kas, penurunan profit, hingga rusaknya hubungan dengan pelanggan.

Artikel ini membahas tuntas apa itu outstanding invoice, penyebabnya, serta strategi efektif untuk mencegah dan menagihnya dengan lebih profesional.

Apa Itu Outstanding Invoice?

Mengutip Upflow, outstanding invoice adalah faktur yang belum dibayar oleh pelanggan setelah melewati tanggal jatuh tempo.

Artinya, kamu sudah memberikan produk atau layanan, sudah mengirimkan tagihan, tetapi pembayaran belum dilakukan sesuai jadwal.

Berbeda dengan faktur yang belum jatuh tempo (pending invoice), outstanding invoice secara teknis sudah tertunda dan bisa berdampak pada operasional keuangan.

Contoh:
Kamu mengirimkan invoice pada 1 Mei dengan jatuh tempo 30 hari. Jika sampai 1 Juni belum ada pembayaran, maka statusnya menjadi outstanding.

Penyebab Umum Kenapa Invoice Tidak Dibayar

Ada banyak alasan kenapa pelanggan belum melakukan pembayaran sehingga terjadi outstanding invoice, dan tidak semuanya disebabkan oleh niat buruk. Bisa jadi, hal ini terjadi karena:

1. Kelalaian

Beberapa pelanggan bisa saja lupa karena volume kerja tinggi atau kurangnya sistem pengingat internal.

2. Masalah keuangan

Pelanggan menghadapi arus kas yang ketat dan menunda pembayaran sebagai strategi bertahan.

3. Kesalahan administrasi

Invoice bisa saja tidak diterima karena alamat email yang salah, informasi tidak lengkap, atau nomor invoice ganda.

4. Perselisihan

Pelanggan tidak puas dengan produk atau jasa yang diterima, atau terdapat ketidaksepakatan harga.

5. Kondisi ekonomi secara umum

Perlambatan ekonomi, inflasi, atau perubahan regulasi bisa memengaruhi kecepatan pembayaran, terutama di sektor B2B.

Baca Juga: 5 Langkah Cepat Membuat Invoice, Langsung Jadi!

Dampak Outstanding Invoice pada Bisnismu

1. Gangguan cash flow

Faktur yang belum dibayar sama artinya dengan uang yang belum bisa digunakan. Bisnismu tetap menanggung beban operasional, sementara pemasukan tertahan.

2. Penurunan profitabilitas

Jika invoice tidak kunjung dibayar dan akhirnya tidak tertagih, kamu bisa mengalami kerugian langsung.

3. Penurunan kredibilitas

Bisnis yang memiliki banyak outstanding invoice bisa terlihat kurang sehat secara finansial, memengaruhi skor kredit saat mengajukan pembiayaan.

4. Beban administratif bertambah

Semakin banyak invoice yang tertunda, semakin besar pula waktu dan tenaga yang harus kamu keluarkan untuk melakukan follow-up.

5. Kerusakan relasi pelanggan

Penagihan yang terlalu agresif atau tidak sistematis bisa merusak kepercayaan dan kerja sama jangka panjang.

Baca juga: Proforma Invoice: Pengertian, Fungsi, Contoh, dan Cara Membuatnya

Strategi Mengelola dan Menagih Outstanding Invoice

Mencegah Sebelum Terjadi

1. Tentukan kebijakan pembayaran yang jelas

Tuliskan syarat pembayaran secara eksplisit dalam kontrak atau proposal awal.

2. Periksa track record pelanggan

Untuk transaksi besar atau klien baru, lakukan pengecekan latar belakang keuangan.

3. Kirim invoice tepat waktu dan akurat

Segera buat invoice setelah layanan selesai atau barang dikirim. Pastikan detailnya benar.

4. Komunikasi proaktif

Konfirmasi penerimaan invoice dan tanggal jatuh tempo kepada pihak terkait.

5. Beri insentif untuk pembayaran lebih awal

Diskon kecil bisa mendorong pelanggan untuk membayar lebih awal.

Menagih Setelah Jatuh Tempo

1. Gunakan sistem pengingat otomatis

Gunakan software akuntansi untuk mengirim pengingat otomatis menjelang dan setelah jatuh tempo agar outstanding invoice tidak terjadi.

2. Buat tahapan penagihan

• Pengingat pertama: Email ramah yang menyertakan salinan invoice.
• Pengingat kedua: Nada lebih tegas, bisa disertai deadline baru.
• Telepon pribadi: Hubungi langsung pihak keuangan pelanggan.
• Surat resmi: Kirim surat peringatan jika belum ada respons.

3. Tetapkan konsekuensi

Misalnya, denda keterlambatan atau penangguhan layanan.

4. Berikan fleksibilitas

Jika pelanggan terbuka untuk negosiasi, pertimbangkan rencana cicilan.

Gunakan Teknologi Pendukung

• Software akuntansi seperti Paper.id dapat membantu mencatat dan mengelola invoice.
• Sistem CRM memudahkan kamu melacak riwayat komunikasi dengan pelanggan.
• Platform pembayaran online mempercepat proses bayar karena pelanggan bisa memilih metode yang sesuai.

Contoh Kasus: Waroeng Teh Kotjok

Salah satu contoh kasus nyata bisnis yang berhasil mengurangi terjadinya outstanding invoice adalah Waroeng Teh Kotjok, mitra Paper.id.

Kamu mungkin sudah tak asing lagi dengan brand yang sudah punya cabang di berbagai kota di Indonesia ini.

Awalnya, Waroeng Teh Kotjok juga mengalami kesulitan menangani mitra yang bayar tidak tepat waktu.

Setelah menggunakan Paper.id, Waroeng Teh Kotjok mempermudah pembayaran mitra dengan membuka opsi transaksi dengan kartu kredit.

Dengan kartu kredit, mitra bisa transaksi sekarang namun bayar nanti, sementara Waroeng Teh Kotjok tetap mendapatkan pembayaran tepat waktu. Mitra pun senang karena bisa memperpanjang tempo pembayaran hingga 45 hari, sehingga lebih banyak waktu untuk memutarkan uang bisnisnya. dibayar lebih cepat, sementara mitra juga mendapatkan tempo yang lebih panjang, hingga 45 hari.

Waroeng Teh Kotjok juga memanfaatkan invoice reminder otomatis dari Paper.id sehingga pembayaran makin tepat waktu.

Simak cerita lengkapnya di bawah ini!

Waroeng Teh Kotjok: Ubah Proses Penagihan Berbelit Menjadi Elit dengan Paper.id

Outstanding invoice bisa berdampak besar jika tidak dikelola dengan baik. Arus kas terganggu, profit menurun, dan hubungan bisnis berisiko rusak. Tapi dengan strategi yang tepat—mulai dari pencegahan, proses penagihan yang terstruktur, hingga penggunaan teknologi—masalah ini bisa dihindari.

Sekarang saatnya kamu meninjau ulang proses penagihan di bisnismu. Apakah sistem yang kamu gunakan sudah efektif? Apakah semua invoice tercatat dan dipantau dengan baik?

Jika belum, mungkin ini waktu yang tepat untuk menerapkan sistem pengelolaan invoice yang lebih cerdas dan terintegrasi.

Seperti Waroeng Teh Kotjok, kamu bisa menggunakan Paper.id. Paper.id adalah platform invoicing yang sudah terintegrasi dengan pembayaran digital. Tidak hanya mempermudah dalam proses pembuatan invoice, kamu juga bisa menikmati 30+ opsi pembayaran dan rekonsiliasi otomatis, sehingga semua status invoice-mu bisa langsung dipantau dari satu dashboard simpel.

Yuk, coba Paper.id sekarang, gratis!