Istilah Employee Self Service (ESS) umum dijumpai dalam teknologi HRIS. Employee Self Service membantu karyawan untuk mengelola kebutuhan dan keperluan terkait HR mereka.
Peran ESS saat ini penting bagi perusahaan, banyak perusahaan yang telah mengimplementasikan sistem ini ke dalam sistem HR mereka. Selain membantu karyawan, kehadiran ESS juga membantu meringankan beban HR karena memungkinkan karyawan untuk mengelola tugas mereka secara mandiri.
Di balik berbagai manfaatnya, perusahaan perlu memahami ESS secara keseluruhan sebelum menerapkan sistem tersebut ke dalam perusahaan mereka.
Artikel ini akan membahas secara lengkap apa itu ESS, fungsi, fitur, dan rekomendasi software HRIS yang terintegrasi dengan ESS.
Apa Itu Employee Self Service (ESS)?
Software ESS adalah bagian dari sistem HRIS berbasis cloud yang memungkinkan karyawan mengakses dan mengatur data pribadi mereka sendiri, seperti jadwal kerja, slip gaji, cuti, dan tunjangan.
Dengan bantuan software ini, karyawan bisa memperbarui data pribadi mereka tanpa harus lewat HR, mengecek status pengajuan cuti, dan mengajukan cuti secara online.
Selain itu, software ESS memudahkan karyawan mengurus keperluan administratif mereka sendiri sehingga membuat mereka bisa lebih fokus pada pekerjaan utama dan membantu perusahaan bekerja lebih efisien.
Baca Juga: Sering Terlambat Membayar Gaji Karyawan? Ini Dampaknya!
Fungsi dan Manfaat Employee Self Service
Kehadiran ESS di perusahaan bukan tanpa tujuan, sistem ini diciptakan untuk membawa berbagai kemudahan bagi karyawan maupun HR. Berikut manfaat-manfaatnya:
1. Memudahkan pengelolaan administratif
Dengan berbagai fitur yang tersedia dalam ESS, karyawan dapat mengatur dan mengurus administratif mereka seperti mengubah data pribadi, melihat slip gaji, melakukan absensi, tanpa melibatkan HR.
Dengan kemudahan ini, HR tidak perlu lagi dibebani berbagai kepentingan administratif karyawan sehingga meningkatkan efisiensi kerja.
2. Mengurangi kesalahan data
ESS memungkinkan karyawan untuk memperbarui sendiri data pribadi mereka sehingga dapat menghindari adanya kesalahan penginputan data yang mungkin terjadi. Selain data pribadi, database karyawan yang akurat juga akan dibutuhkan untuk audit ataupun laporan perusahaan.
3. Memudahkan proses pengajuan cuti dan reimbursement
Umumnya sistem ESS mencakup fitur pengajuan cuti dan reimbursement. Dengan fitur ini, proses pengajuan dapat menjadi lebih mudah.
Umumnya karyawan akan mengajukan melalui mobile app atau website ESS perusahaan, setelahnya akan ditinjau oleh pihak HR ataupun manajemen, kemudian dapat segera direspon untuk disetujui atau ditolak.
4. Transparansi informasi
Melalui ESS, karyawan dapat mengakses sendiri informasi penting mereka seperti riwayat pengajuan cuti, absensi harian, detail penggajian (pemotongan dan bonus), dan berbagai informasi ini. Dengan adanya transparansi tersebut, employee experience dan kepuasan karyawan akan meningkat yang mendorong loyalitas mereka.
Fitur Umum dalam ESS
Fitur umum ESS sangat membantu mengurangi beban kerja administratif HR sekaligus memberi karyawan kendali atas data dan kebutuhannya sendiri.
Berikut ini adalah fitur-fitur umum yang biasanya tersedia di software ESS:
1. Manajemen data pribadi
Fitur ini memungkinkan karyawan untuk melihat dan memperbarui informasi pribadi mereka langsung melalui aplikasi ESS. Mulai dari data kontak seperti alamat rumah, nomor telepon, hingga informasi rekening bank untuk kebutuhan penggajian.
Selain itu, karyawan juga dapat mengelola data keluarga dan kontak darurat secara mandiri, tanpa harus melalui HR.
2. Absensi online
Fitur absensi online memungkinkan karyawan untuk melakukan absen di mana saja, baik di desktop maupun mobile. Beberapa sistem bahkan dilengkapi dengan teknologi GPS dan face recognition untuk memastikan keakuratan lokasi dan identitas karyawan saat mencatat kehadiran.
3. Pengajuan cuti dan izin
Melalui fitur ini, karyawan dapat mengajukan cuti tahunan, cuti sakit, atau izin tidak masuk langsung dari aplikasi. Proses pengajuan lebih cepat dan transparan karena sistem akan menampilkan sisa saldo cuti dan status persetujuan secara real time.
4. Slip gaji online
Slip gaji digital bisa diakses kapan saja oleh karyawan melalui fitur ini. Dokumen slip gaji biasanya tersedia setiap bulan dalam format PDF, lengkap dengan rincian komponen pendapatan, potongan, dan pajak. Hal ini meningkatkan transparansi dan memudahkan pelaporan pribadi.
5. Pengajuan klaim & reimbursement
Fitur ini memfasilitasi pengajuan klaim biaya seperti perjalanan dinas, pembelian alat kerja, atau pengobatan. Karyawan cukup mengunggah bukti transaksi ke dalam sistem dan menunggu persetujuan dari atasan atau tim keuangan.
6. Akses informasi perusahaan
Dengan fitur ini, ESS berfungsi sebagai pusat informasi internal. Karyawan bisa mengakses SOP, panduan karyawan, pengumuman dari manajemen, dan direktori rekan kerja dalam satu platform yang mudah digunakan.
7. Manajemen kinerja
Beberapa ESS terintegrasi dengan modul penilaian kinerja yang memungkinkan karyawan melihat hasil evaluasi kinerja mereka, menetapkan KPI bersama atasan, dan mendaftar pelatihan yang tersedia untuk pengembangan diri.
Baca Juga: 5 Aplikasi HRIS Terbaik: Gratis Hingga Berbayar
Rekomendasi Software HR yang Terintegrasi dengan ESS
Berikut beberapa rekomendasi software HR yang sudah terintegrasi dengan ESS:
1. LinovHR: Solusi HRIS terintegrasi untuk perusahaan modern
Modul ESS yang modern dan mudah untuk digunakan membuat Software HRIS milik LinovHR menjadi solusi terbaik untuk integritas fitur ESS yang kompleks. LinovHR menyediakan versi website maupun aplikasi mobile untuk memudahkan kebutuhan perusahaanmu.
Melalui modul ESS dari LinovHR, memudahkan karyawan dalam mengakses data mereka mempercepat proses administratif tanpa harus bergantung kepada tim HR. Berikut ini fitur terbaik dari ESS LinovHR.
1. Personal management
Fitur ini memudahkan karyawan untuk mengisi dan mengubah data personal mereka. Mulai dari masa kontrak kerja yang sedang berlangsung, daftar aset yang diberikan perusahaan, sampai dengan reward atau punishment yang diberikan oleh perusahaan kepada karyawan.
2. Time attendance
Fitur serba mudah dan praktis ini merupakan fitur solutif bagi karyawan untuk mengetahui manajemen kehadiran mereka. Absensi clock in dan clock out yang bisa diakses tanpa internet, pengajuan cuti, izin, sampai lembur secara digital, mengoreksi waktu kehadiran jika dibutuhkan, melihat sisa kuota cuti yang dimiliki, kemudahan switch shift bersama rekan kerja dan masih banyak lagi.
3. Payroll
Fitur transparansi slip gaji secara detail bisa kamu dapatkan melalui ESS LinovHR. Karyawan dapat melihat histori slip gaji digital melalui aplikasi mobile maupun website, tentu saja karyawan juga bisa mengunduh slip gaji tersebut dalam format PDF.
4. Career path
Dengan fitur ini, karyawan bisa melihat dan memantau informasi jalur karir mereka dan prospek kenaikan posisi di dalam perusahaan. Tidak hanya itu, karyawan bisa melihat nilai persentase kecocokan diri mereka dengan role di perusahaan. Karyawan juga bisa menyampaikan aspirasi dan melakukan konsultasi karir dengan tim HR melalui fitur Career Path.
5. Performance management
Fitur ESS LinovHR ini mendukung penilaian kinerja karyawan secara sistematis dan sesuai dengan target yang harus dicapai. Karyawan juga bisa memberikan feedback real-time secara berkala kepada perusahaan melalui fitur performance management tersebut.
6. Loan
Melalui fitur Loan, karyawan bisa mengajukan pinjaman kepada perusahaan untuk kebutuhan yang mendesak. Mulai dari pengisian data melalui form pengajuan, memantau status pengajuan diterima atau ditolak, sampai dengan progres pelunasan pinjaman yang diajukan secara digital dan mudah untuk digunakan.
7. LMS
Learning Management System atau LMS dari modul ESS LinovHR ini membantu karyawan untuk melihat rekomendasi daftar training yang bisa mereka ikuti. Mulai dari daftar pelatihan offline dan online tersedia dalam fitur LMS, sampai dengan reward berupa e-sertifikat untuk setiap pelatihan yang berhasil diselesaikan dengan baik.
8. Succession management
Salah satu fitur dalam modul ESS LinovHR dapat membantu karyawan menyusun rencana suksesi sesuai dengan kemampuan diri mereka untuk mengisi posisi kepemimpinan yang ada. Fitur ini memanfaatkan potensial karyawan terbaik berdasarkan data kompetensi, performa dan pengalaman kerja karyawan selama bekerja.
9. Reimbursement
Pengajuan dana pribadi kepada perusahaan dapat dengan mudah dilakukan menggunakan fitur Reimbursement dengan mengisi form melalui aplikasi mobile ESS LinovHR. Kemudahan dalam otomatisasi proses dan mendukung unggahan dokumen seperti nota atau faktur menjadi lebih efisien.
Baca Juga: 7 Manfaat Software HRIS, Solusi Manajemen HR Terbaik
Sistem HR memasuki era modern yang membutuhkan solusi terbaik untuk membantu karyawan mengelola dan mengakses data pribadi mereka secara mandiri. Melalui Employee Self Service atau ESS, tidak hanya kemudahan dalam pengelolaan dan akses data pribadi mereka saja, ESS juga memudahkan peran HR dalam pengelolaan manajemen SDM perusahaan.
LinovHR hadir sebagai solusi terbaik software HR terintegrasi untuk perusahaan modern melalui modul ESS lengkap dengan fitur-fitur unggulan yang bisa kamu temukan. Hadapi tantangan dalam mengelola manajemen SDM dengan efisiensi tinggi dan peningkatan kepuasan karyawan dengan kemudahan akses informasi.
Setelah membaca artikel ini, apakah kamu sudah menemukan fitur yang paling dibutuhkan?
*Artikel ini hasil kerja sama LinovHR dan Paper.id
