Apa Itu Document Management System? Manfaat, Fitur, dan Rekomendasinya

Muhamad Dika Wahyudi

Agustus 13, 2025

Apa Itu Document Management System? Manfaat, Fitur, dan Rekomendasinya

Bagi perusahaan, mengelola dokumen bukan hal yang mudah. Beberapa masalah seperti file tercecer di berbagai folder, arsip fisik sulit ditemukan, hingga hilangnya dokumen penting sering kali terjadi.

Hal ini bisa menghambat pekerjaan dan menimbulkan risiko bagi bisnis perusahaan.

Untuk mengatasi masalah tersebut, perusahaan biasanya menggunakan Document Management System (DMS) untuk menyimpan, mengatur, dan melacak dokumen di satu tempat yang aman dan mudah diakses.

Teknologi ini membuat dokumen yang dimiliki perusahaan menjadi aman dan tertata dengan rapi.

Artikel ini akan membahas lebih dalam apa itu DMS, manfaatnya untuk perusahaan, fitur penting yang perlu diperhatikan, dan rekomendasi sistem terbaik yang bisa digunakan.

Simak artikelnya berikut ini!

Apa Itu Document Management System

Document Management System (DMS) adalah software yang digunakan untuk mengatur dan mengelola dokumen di perusahaan secara lebih praktis.

Sistem ini membantu mengubah dokumen fisik menjadi versi digital menggunakan scanner, lalu menyimpannya di arsip khusus yang bisa diakses oleh semua pengguna di sistem yang sama.

DMS juga mengatur alur kerja dokumen, mulai dari tahap draft hingga penyimpanan akhir, sehingga prosesnya lebih teratur dan efisien.

DMS membuat dokumen lebih aman dari risiko bencana atau kehilangan karena terintegrasi dengan cloud server. Keamanan datanya juga terjaga dengan enkripsi berlapis, sehingga terhindar dari pencurian.

Selain itu, penggunaan DMS membantu perusahaan mengurangi pemakaian kertas sehingga lebih ramah lingkungan.

Bahkan, dokumen fisik dari pihak luar dapat dipindai, disimpan secara digital, lalu dimusnahkan untuk didaur ulang.

Manfaat DMS untuk Perusahaan

DMS tidak hanya membuat dokumen-dokumen penting perusahaan menjadi lebih rapi dan terorganisir. Ada beberapa manfaat lainnya seperti berikut:

1. Keamanan data

Dokumen yang disimpan di cloud melalui DMS tetap aman karena dilindungi protokol keamanan yang ketat. Akses informasi penting bisa dibatasi hanya untuk orang tertentu, sehingga lebih terjaga dari penyalahgunaan.

2. Pengelolaan dokumen lebih mudah

DMS mengatur dokumen secara rapi dan memudahkan pencarian lewat fitur indeks dan kata kunci. Proses ini menghemat waktu sehingga karyawan bisa fokus pada pekerjaan lain.

3. Mudah menyesuaikan dengan pertumbuhan perusahaan

Saat perusahaan berkembang dan butuh lebih banyak ruang penyimpanan, DMS memudahkan penyesuaian kapasitas tanpa ribet.

4. Kolaborasi lebih efektif

Beberapa karyawan bisa mengakses dan mengedit dokumen secara bersamaan sehingga kerja sama tim menjadi lebih cepat dan efisien.

5. Akses fleksibel dan aman

Dokumen bisa diakses kapan saja melalui internet, bahkan di luar jam kerja. Untuk dokumen penting, aksesnya bisa dibatasi agar tetap aman.

Komponen Penting dalam DMS

DMS memiliki beberapa komponen penting agar berfungsi secara optimal. Berikut ini beberapa komponen pentingnya:

1. Storage

Penyimpanan merupakan elemen penting dalam DMS. Sistem ini harus menyediakan ruang penyimpanan yang aman dan berkapasitas besar untuk menampung berbagai dokumen perusahaan.

2. History

DMS mencatat riwayat perubahan dokumen sehingga pengguna dapat mengetahui siapa yang melakukan pengeditan. Fitur ini juga memungkinkan untuk mengembalikan dokumen ke versi sebelumnya jika diperlukan.

3. Keyword search

Dengan jumlah dokumen yang banyak, fitur pencarian berbasis kata kunci memudahkan pengguna menemukan dokumen tertentu secara cepat.

4. Access permission

Tidak semua dokumen dapat diakses oleh setiap karyawan. Fitur pengaturan izin akses berfungsi membatasi siapa saja yang dapat melihat atau mengelola dokumen tertentu, terutama yang bersifat rahasia.

5. Monitor

Untuk menjaga kerahasiaan dokumen, fitur monitor membantu memantau siapa yang sedang mengakses dokumen tertentu.

6. Metadata

Setiap dokumen memiliki metadata, yaitu informasi tambahan seperti format file, nama pengedit, serta tanggal dan waktu pembuatan atau pengubahan dokumen.

7. Capturing

DMS dapat mengubah dokumen fisik menjadi format digital melalui teknologi OCR (Optical Character Recognition) yang mampu mengekstrak teks dari gambar dokumen.

8. Index

Fitur indeks memudahkan pelacakan dokumen berdasarkan klasifikasi dan identifikasi tertentu.

9. Application integrated

Integrasi dengan aplikasi smartphone memungkinkan akses dokumen kapanpun dan dimanapun. Dukungan integrasi dengan aplikasi lain seperti kalender, email, dan aplikasi produktivitas juga meningkatkan efisiensi kerja.

10. Collaboration

Fitur kolaborasi memudahkan berbagai akses, melakukan pengeditan bersama, dan memberi penandaan pada dokumen, baik dalam satu divisi maupun lintas divisi.

Cara Kerja Document Management System

DMS memudahkan pengelolaan serta akses data dalam berbagai format. Berikut tahapan cara kerjanya:

1. Pemindaian dan penginputan dokumen

Dokumen fisik diubah menjadi digital melalui proses pemindaian. Sementara dokumen elektronik dapat langsung diunggah ke sistem. Beberapa DMS dilengkapi teknologi OCR untuk mengenali dan mengekstrak teks dari hasil scan.

2. Penyimpanan dan kategorisasi

Dokumen yang sudah masuk ke sistem disimpan secara terpusat dan dikelompokkan berdasarkan folder, metadata, atau tag. Keamanan diterapkan melalui pengaturan hak akses pengguna.

3. Pencarian dan akses dokumen

Pengguna dapat menemukan dokumen dengan kata kunci, metadata, atau filter tertentu. Sistem kemudian menampilkan dokumen yang relevan untuk dilihat, diedit, atau dibagikan.

4. Kolaborasi dan revisi

DMS memfasilitasi kerja sama tim dengan fitur pengeditan bersama, komentar, dan berbagi dokumen. Semua perubahan tercatat dalam riwayat revisi sehingga pengguna bisa melihat atau membandingkan versi terdahulu.

5. Keamanan dan hak akses

Dokumen dilindungi dengan enkripsi, kata sandi, serta izin akses yang mengatur siapa saja yang dapat melihat atau mengeditnya. Aktivitas pengguna juga direkam untuk keperluan audit.

6. Otomatisasi dan integrasi

DMS dapat mengotomatisasi proses seperti persetujuan dokumen, pemberian hak akses, dan pengiriman file ke sistem lain. Sistem ini juga dapat terhubung dengan aplikasi bisnis seperti CRM, email, atau software manajemen keuangan.

7. Pencadangan dan pemulihan

Fitur backup otomatis melindungi dokumen dari risiko kehilangan akibat kesalahan teknis atau bencana. Dokumen yang hilang atau rusak dapat dipulihkan melalui fungsi restore.

Fitur-Fitur Document Management System

Document Management System merupakan sistem yang dirancang dengan tujuan menyimpan, mengelola, serta menelusuri dokumen secara digital.

DMS membantu perusahaan untuk menyusun dokumen, meningkatkan keamanan data, sampai dengan menghemat waktu serta tenaga untuk mencari informasi.

Berikut ini fitur umum yang ada di dalam DMS:

Penyimpanan terpusat: Seluruh dokumen tersimpan dalam satu platform.
Manajemen audit trail: Mengetahui setiap dokumen yang diakses.
Filtrasi dokumen: Memudahkan pencarian dan pengelolaan dokumen secara cepat.
Automasi workflow: Mempercepat proses persetujuan, arsip, dan distribusi dokumen.
Keamanan dan kontrol akses: Pengamanan data pada setiap dokumen yang tersimpan.

Perusahaan yang Cocok Menggunakan DMS

Perusahaan yang memerlukan proses dokumen dalam jumlah besar yakni firma hukum, perbankan, rumah sakit, perusahaan manufaktur, sampai dengan konsultan bisnis akan membutuhkan Document Management System atau DMS.

Sistem ini mengurangi risiko kehilangan dokumen, membantu mempercepat alur kerja, dan memastikan kepatuhan perusahaan terhadap regulasi industri. Perusahaan yang memiliki tim dari jarak jauh atau mempunyai beberapa anak cabang seperti startup teknologi, perusahaan retail, hingga lembaga pendidikan juga cocok untuk menggunakan bantuan sistem DMS.

Document Management System akan membantu perusahaan tersebut mengakses dokumen secara cepat dan aman dari berbagai lokasi, hal ini juga membantu meningkatkan efisiensi kerja sekaligus membantu kolaborasi lintas tim.

Rekomendasi DMS Terbaik untuk Bisnismu

Untuk membantu proses pengelolaan dokumen secara tepat, berikut ini rekomendasi document management system di Indonesia.

1. LinovHR

Document Management System LinovHR merupakan solusi terbaik dan paling unggul untuk memanajemen dokumen dan terintegrasi dengan sistem HRIS milik LinovHR. Document management system LinovHR dirancang untuk seluruh skala perusahaan, membantu proses pengelolaan dokumen secara efisien, aman, dan terstruktur dengan baik.

Aplikasi DMS LinovHR tidak hanya berfungsi sebagai tempat penyimpanan dokumen digital seperti aplikasi DMS lainnya. Document management system LinovHR juga menyediakan keamanan tingkat tinggi, pencarian dokumen super cepat, role-based-access, sampai integrasi penuh dengan fitur payroll, absensi, dan learning management system.

Fitur utama LinovHR DMS :

Folder Management: Menyimpan, mengatur, dan mengamankan dokumen perusahaan agar mudah diakses dan dikelola.
File Management: Jenis file termasuk dokumen, gambar, video dan audio tersimpan dengan pengelolaan yang mudah dan aman.
Advance Search: Memindai semua dokumen di DMS berdasarkan tag, lokasi, nama file, kepemilikan, dan tanggal modifikasi.
Audit Trail: Mencatat seluruh dokumen yang diakses oleh pengguna. Termasuk mengunduh dokumen, menghapus dokumen, dan membuat komentar.
Otomatisasi & Integrasi: Dokumen dapat diatur mengikuti workflow dan sistem DMS terintegrasi dengan HRIS LinovHR.
Access Control: Keamanan tingkat tinggi dan kerahasiaan data sensitif perusahaan.
Dokumen Terpusat: semua dokumen disimpan di satu tempat dengan keamanan tingkat tinggi.

LinovHR menawarkan antarmuka yang user-friendly, hal ini memudahkan HR dan karyawan untuk mengoperasikan fitur-fiturnya secara menyeluruh. Tentu saja LinovHR DMS juga terintegrasi dengan manajemen absensi, payroll, penilaian kinerja (KPI, OKR, 360 feedback), sampai dengan ESS.

Selain itu, LinovHR juga menyediakan layanan demo gratis untuk calon pengguna dengan jangka waktu 6 bulan. Perusahaan yang ingin mencoba dan memahami fungsionalitas sistem DMS LinovHR akan sangat terbantu dengan pelayanan tersebut.

2. HashMicro

Document management system milik HashMicro merupakan bagian dari tahapan solusi ERP mereka untuk dengan fungsi penyimpanan, pengaturan, dan pengamanan dokumen dalam satu tempat.

Fitur umum DMS HashMicro:

Centralized Documents: Meningkatkan efisiensi operasional dengan akses dokumen di satu tempat.
File Categories: Memungkinkan pengguna mengelompokkan dokumen berdasarkan kategori yang relevan.
Integrasi Sistem HR: sistem manajemen dokumen terhubung langsung dengan aplikasi sumber daya manusia (HR).

Terintegrasi dengan sistem ERP, HashMicro DMS cocok untuk perusahaan yang membutuhkan pengelolaan dokumen dengan menghubungkan sistem manajemen dokumen dengan proses operasional lain dalam bisnis.

3. GreatDay HR

GreatDay HR menyediakan Document Management System sebagai bagian dari fitur HRIS untuk memudahkan perusahaan melakukan penyimpanan, pengaturan, dan mendistribusikan dokumen karyawan secara digital.

Fitur utama DMS GreatDay HR:

Arsip Terpusat: membantu menghindari dokumen terpisah, mempercepat akses, dan meningkatkan efisiensi operasional.
Pengelompokan Dokumen: memudahkan pencarian dan pengelolaan dokumen secara terstruktur.
Integrasi Sistem HR: menyederhanakan proses administrasi HR dan mempercepat akses ke dokumen penting terkait karyawan.

DMS GreatDay HR cocok untuk perusahaan yang membutuhkan efisiensi tinggi dalam manajemen dokumen karyawan, terutama untuk perusahaan yang fokus pada proses HR berbasis cloud.

4. KaryaOne

KaryaOne menghadirkan document management system yang terintegrasi langsung dengan sistem HRIS untuk membantu perusahaan mengatur dokumen karyawan dan perusahaan. DMS milik KaryaOne menawarkan kemudahan untuk HR dalam proses pembaruan, unggah, dan pencarian dokumen secara tepat.

Fitur umum DMS KaryaOne :

Dokumen Sentral: mencari dan menggunakan dokumen dari satu tempat secara sistematis dan aman.
Kelompok Dokumen: manajemen arsip yang baik, dokumen lama dapat disimpan dengan aman dan terstruktur.
Integrasi Sistem HR: mempercepat akses, mengurangi penggunaan formulir manual sehingga administrasi menjadi lebih efisien dan terorganisir.

Antarmuka yang sederhana, DMS KaryaOne menjadi salah satu pilihan bagi perusahaan dengan kebutuhan sistem manajemen dokumen secara cepat dan mudah untuk diimplementasikan.

Tips Sukses Implementasi DMS

Agar proses sistem manajemen dokumen sesuai dengan kebutuhan dan keinginan perusahaan, berikut ini 6 tips sukses implementasi DMS yang wajib kamu ketahui.

Analisis kebutuhan perusahaan: Pahami terlebih dahulu jenis dokumen yang sering digunakan, alur kerja dalam pengelolaan dokumen, dan masalah yang sering dihadapi.
Memilih DMS yang tepat: Pilih DMS dengan fitur terlengkap, memiliki keamanan tingkat tinggi, mudah digunakan, dan cocok dengan infrastruktur teknologi perusahaan untuk mendukung integrasi dengan sistem HR lainnya.
Migrasi data: Identifikasi dokumen dan mengelompokkannya secara terstruktur, melakukan uji coba untuk mengurangi data hilang.
Pelatihan kepada pengguna: Berikan training atau pelatihan untuk seluruh pengguna DMS agar alur kerja baru dan pemanfaatan DMS dilakukan secara maksimal.
Integrasi dengan sistem lain: Pastikan DMS yang kamu gunakan terintegrasi dengan fitur lain seperti HRIS, ERP, dan manajemen proyek lainnya.
Kepatuhan regulasi terjamin: Terapkan standar kepatuhan terhadap regulasi terkait pengelolaan dokumen digital agar informasi sensitif terlindungi dan mengurangi pelanggaran hukum.

Dengan mengikuti langkah-langkah tersebut, penerapan Document Management System dapat berjalan dengan efektif dan mendukung produktivitas bisnis dalam pengelolaan dokumen secara menyeluruh.

Menentukan Document Management System terbaik tentu membutuhkan langkah yang tepat, terutama jika implementasi berjalan sukses. Tentu hal tersebut akan membantu proses manajemen dokumen digital secara efektif.

LinovHR hadir sebagai solusi menyeluruh untuk memenuhi kebutuhan spesifik bisnis di Indonesia. Ketersediaan fitur sesuai dengan kebutuhan perusahaan, LinovHR memudahkan perusahaan untuk membangun produktivitas dan efektivitas kinerja secara keseluruhan.

Jadi, bagaimana? Setelah membaca artikel di atas, apakah ada DMS yang cocok dengan kebutuhan perusahaanmu?

*Artikel ini hasil kerja sama LinovHR dan Paper.id

About
Latest Posts