Menjalankan bisnis, baik skala kecil maupun besar, tentu tidak lepas dari aktivitas penawaran barang atau jasa kepada pelanggan, mitra, atau perusahaan lain.
Dalam proses ini, menyusun surat penawaran yang rapi dan meyakinkan bisa menjadi tantangan tersendiri, apalagi jika belum memiliki format atau referensi yang tepat.
Padahal, surat penawaran yang rapi dan jelas bisa menjadi langkah awal terciptanya kerja sama bisnis yang saling menguntungkan.
Nah, agar kamu tidak bingung harus mulai dari mana, berikut adalah contoh-contoh surat penawaran barang dan jasa, lengkap dengan cara membuatnya yang mudah dipahami.
Apa Itu Surat Penawaran Barang dan Jasa?
Surat penawaran barang dan jasa adalah jenis surat resmi yang digunakan oleh individu atau perusahaan untuk menawarkan produk maupun layanan kepada calon pelanggan atau mitra bisnis.
Surat ini biasanya menjadi sarana promosi sekaligus bentuk komunikasi profesional dalam menjalin kerja sama. Isinya mencakup penjelasan tentang produk atau jasa yang ditawarkan, lengkap dengan harga, syarat, dan informasi penting lainnya.
Maka dari itu, jika kamu bekerja di bidang penjualan/sales atau pemasaran/marketing, kemampuan membuat surat penawaran yang jelas dan menarik bisa jadi nilai tambah penting dalam pekerjaanmu.
Baca Juga: Pengertian Surat Tanda Terima, Diberikan Setelah atau Sebelum Invoice?
Cara Membuat Surat Penawaran
Untuk membuat surat penawaran yang profesional, pastikan kamu mencantumkan beberapa komponen penting berikut ini:
1. Header dan kontak
Cantumkan nama perusahaan, alamat, nomor telepon, email, serta tanggal pembuatan surat.
2. Penerima dan salam pembuka
Tulis nama dan alamat lengkap penerima, lalu buka dengan salam formal seperti “Dengan Hormat.”
3. Profil singkat perusahaan
Perkenalkan perusahaan dan bidang usaha secara ringkas.
4. Rincian penawaran
Jelaskan produk/jasa yang ditawarkan beserta keunggulannya, manfaat yang didapat pelanggan, dan dukung dengan contoh/testimoni jika ada.
5. Harga dan ketentuan
Tuliskan harga, promo/diskon jika ada, batas waktu penawaran, serta syarat dan ketentuan seperti sistem pembayaran dan garansi.
6. Penutup dan kontak
Akhiri dengan salam penutup formal, cantumkan informasi kontak untuk tindak lanjut, dan bubuhkan tanda tangan serta nama pengirim yang berwenang.
Baca Juga:
Contoh Surat Penawaran Barang dan Jasa
Berikut adalah beberapa contoh penawaran barang dan jasa berdasarkan kategori produk atau jasa yang ditawarkan:
1. Contoh surat penawaran barang elektronik
Jika bisnismu bergerak di bidang elektronik, kamu bisa tawarkan berbagai produk seperti laptop, printer, atau mesin fotokopi. Sertakan juga detail spesifikasi teknis, harga, dan layanan purna jual yang disediakan. Download template-nya di sini.
2. Contoh surat penawaran jasa konsultan
Jika kamu punya bisnis di bidang konsultan, surat penawaran ini dapat mencakup jasa konsultan hukum, keuangan, marketing, dan lainnya. Pastikan kamu menjelaskan pengalaman dan keahlian tim konsultan agar calon klien tertarik untuk bekerja sama. Download template-nya di sini.
3. Contoh surat penawaran peralatan kantor
Apabila kamu menawarkan perlengkapan kantor seperti meja, kursi, atau alat tulis, kamu bisa menyusun surat penawaran yang mencantumkan katalog produk secara lengkap, termasuk rincian harga dan penawaran diskon khusus untuk pembelian dalam jumlah besar. Download template-nya di sini.
4. Contoh surat penawaran produk fashion
Jika bisnismu bergerak di industri fashion, kamu bisa menawarkan berbagai produk seperti pakaian, sepatu, atau aksesori. Surat penawaran di bidang ini umumnya dilengkapi dengan katalog atau link ke katalog online agar calon pembeli bisa melihat seluruh koleksi. Download template-nya di sini.
5. Contoh surat penawaran perlengkapan medis
Jika kamu menjual perlengkapan medis, surat penawaran bisa mencakup produk seperti alat pemeriksaan kesehatan, masker, hingga sarung tangan medis. Pastikan mencantumkan informasi mengenai sertifikasi produk yang sesuai. Download template-nya di sini.
6. Contoh surat penawaran produk kosmetik
Jika kamu bergerak di bidang kecantikan, surat penawaran bisa dipakai untuk menawarkan produk seperti skincare, makeup, atau parfum. Download template-nya di sini.
7. Contoh surat penawaran bahan material
Untuk bisnis konstruksi, surat penawaran bisa mencantumkan material seperti semen, pasir, atau batu bata, lengkap dengan harga dan ketentuan pengiriman. Download template-nya di sini.
Demikian contoh surat penawaran yang jelas dan profesional, proses negosiasi bisnis jadi lebih mudah dan efisien. Tapi agar semua dokumen bisnis, termasuk surat penawaran, invoice, hingga pembayaran bisa dikelola dalam satu tempat, kamu bisa manfaatkan Paper.id.
Dengan platform ini, kamu bisa kirim invoice digital, pantau status pembayaran, hingga kelola transaksi bisnis secara otomatis dan praktis. Kamu juga bisa gunakan fitur inventory-nya untuk atur dan kelola stok produk tanpa ribet.
Yuk, eksplor lebih lanjut Paper.id dengan cara daftarkan bisnismu secara GRATIS di bawah ini!
Fungsi Surat Penawaran Barang dan Jasa
Surat penawaran punya peran penting dalam kegiatan bisnis. Bukan cuma untuk menawarkan barang atau jasa, tapi juga berfungsi sebagai:
1. Sarana memperkenalkan produk atau jasa
Surat ini bisa jadi cara efektif untuk mengenalkan produk atau layanan baru ke calon pelanggan, sekaligus menjelaskan manfaat dan keunggulannya.
2. Media komunikasi formal
Selain untuk promosi, surat penawaran juga jadi alat komunikasi resmi antara penjual dan pembeli, terutama untuk menyampaikan informasi seperti harga, metode pembayaran, atau promo yang sedang berlangsung.
3. Menjalin hubungan bisnis
Fungsi lainnya adalah membantu membangun hubungan jangka panjang dengan klien. Dengan komunikasi yang baik lewat surat penawaran, kepercayaan dan kerja sama bisa terus terjalin.
4. Menunjukkan profesionalisme
Surat penawaran yang disusun dengan rapi dan jelas bisa memberi kesan profesional terhadap bisnis kamu, serta membuat calon pelanggan lebih yakin untuk menjalin kerja sama.
Baca Juga: Contoh Surat Penagihan Invoice Untuk Pelanggan
Itu dia beberapa contoh surat penawaran, baik barang atau jasa, lengkap dengan cara membuatnya dengan mudah.
Kendati demikian, menyusun dan mengelola surat penawaran tidak bisa dianggap sepele, apalagi jika bisnismu sering melakukan transaksi dengan banyak klien sekaligus.
Nah, agar membantu pekerjaan ini jadi lebih tertata dan efisien, kamu bisa mulai mengintegrasikan proses pembuatan dan pengiriman surat penawaran ke dalam sistem digital. Salah satunya dengan menggunakan Paper.id.
Tidak perlu berpindah-pindah sistem atau repot menyusun dokumen satu per satu, semuanya bisa kamu kelola dengan lebih terpusat dan praktis.
Jangan lupa, mulai kelola bisnismu lebih rapi dan praktis dengan Paper.id!
