Bukti transaksi adalah dokumen penting penting yang wajib dimiliki setiap bisnis untuk mencatat dan membuktikan setiap aktivitas keuangan yang terjadi. Mulai dari pembayaran supplier, transfer ke vendor, hingga penerimaan uang dari klien semuanya harus dilengkapi dengan bukti yang sah agar transaksi bisa dipertanggungjawabkan.
Tanpa adanya bukti transaksi yang rapi, perusahaan akan kesulitan memonitor arus kas, membuat laporan keuangan, bahkan bisa mengalami masalah saat audit, yang akan berisiko mengganggu kelancaran operasional dan menurunkan kepercayaan mitra bisnis.
Untuk itu, berikut pembahasan mengenai bukti transaksi secara lengkap. Simak di bawah!
Apa Itu Bukti Transaksi?
Bukti transaksi adalah dokumen tertulis yang digunakan untuk mencatat semua aktivitas transaksi yang terjadi dalam sebuah bisnis atau perusahaan. Keberadaan bukti ini sangat penting untuk mencegah masalah keuangan yang mungkin muncul di kemudian hari.
Bukti transaksi yang sudah dicatat akan menjadi acuan bagi tim akuntansi dalam menyusun laporan keuangan. Dengan pencatatan yang rapi dan berurutan, perusahaan bisa mendapatkan banyak manfaat, seperti memudahkan penelusuran pihak yang bertanggung jawab atas suatu transaksi serta membantu mencegah kesalahan dalam perhitungan keuangan bisnis.
Baca Juga: Transaksi Reversal: Pengertian, Penyebab, Hingga Cara Mengatasinya
Jenis-Jenis Bukti Transaksi
Berdasarkan asal atau sumbernya, bukti transaksi dibagi menjadi dua jenis utama:
1. Bukti transaksi internal
Bukti ini dibuat oleh pihak internal perusahaan dan hanya digunakan untuk kebutuhan di dalam perusahaan. Contohnya bisa berupa memo dari pimpinan atau staf tertentu. Bukti yang termasuk dalam kategori ini antara lain bukti kas masuk, bukti kas keluar, dan memo internal.
2. Bukti transaksi eksternal
Sebaliknya, bukti transaksi eksternal digunakan untuk keperluan dengan pihak luar perusahaan. Contoh bukti eksternal adalah kwitansi, invoice, nota kontan, nota debet, nota kredit, cek, bilyet giro, dan rekening koran.
Manfaat Bukti Transaksi
Berikut beberapa manfaat bukti transaksi, khususnya untuk bisnis:
1. Mengurangi risiko kesalahan pencatatan
Bukti transaksi membantu mengurangi kesalahan atau selisih dalam laporan keuangan karena setiap transaksi sudah tercatat dengan detail secara tertulis.
2. Menjadi dasar pencatatan akuntansi
Semua laporan keuangan perusahaan dibuat berdasarkan bukti, sehingga data yang dihasilkan lebih akurat dan bisa dipertanggungjawabkan.
3. Menghindari pencatatan ganda
Dengan adanya bukti ini, perusahaan dapat mencegah duplikasi atau tumpang tindih data keuangan yang bisa memicu kebingungan atau kesalahan analisis.
4. Menentukan pihak yang bertanggung jawab
Bukti ini memudahkan untuk melacak siapa yang melakukan dan bertanggung jawab atas suatu transaksi, sehingga lebih transparan.
5. Sebagai sumber informasi keuangan
Bukti transaksi dapat dijadikan media penyimpanan data yang berisi detail informasi keuangan, yang nantinya bisa digunakan sebagai bahan evaluasi atau pengambilan keputusan bisnis.
Baca Juga: Transaksi Adalah: Pengertian, Fungsi, Jenis, dan Contohnya
Contoh Bukti Transaksi
Berikut beberapa contoh bukti transaksi beserta dengan penjelasannya masing-masing:
1. Bukti kas masuk
Dokumen yang menunjukkan bahwa perusahaan telah menerima sejumlah uang tunai, biasanya dari hasil penjualan, pelunasan piutang, atau penerimaan lainnya.
2. Bukti kas keluar
Dokumen yang digunakan untuk mencatat pengeluaran uang tunai dari perusahaan, seperti untuk membayar gaji karyawan, melunasi utang, atau keperluan operasional lainnya.
3. Memo
Merupakan surat internal yang digunakan untuk mencatat atau menginformasikan transaksi antar bagian atau divisi dalam perusahaan. Memo biasanya dikeluarkan oleh manajer atau pimpinan sebagai instruksi resmi.
4. Faktur (Invoice)
Invoice adalah dokumen resmi yang digunakan sebagai bukti penagihan dalam transaksi jual beli secara kredit.
Biasanya, invoice dibuat rangkap, satu untuk pembeli, satu untuk arsip penjual, dan satu lagi untuk keperluan administrasi penagihan. Invoice berisi detail seperti nama penjual, daftar barang, harga, tanggal, jumlah pembayaran, dan syarat pembayaran.
Nah, di era sekarang, pembuatan invoice juga bisa semakin mudah tanpa proses manual berkat platform Paper.id.
Kamu bisa buat invoice dengan cepat, bubuhkan dengan e-meterai resmi, kirim invoice secara online ke pelanggan melalui Email, WhatsApp, atau SMS, hingga melacak status pembayarannya langsung secara real-time dalam satu dashboard.
Maka demikian, bukti transaksi, terutama invoice, tidak hanya berfungsi sebagai dokumen penagihan, tapi juga menjadi alat penting untuk memperkuat kepercayaan dan memperlancar arus kas bisnis.
Yuk, gunakan Paper.id sekarang dan buat lebih praktis pembuatan invoice-mu secara gratis!
5. Kwitansi
Bukti penerimaan uang yang diberikan kepada pihak yang telah melakukan pembayaran secara tunai. Kwitansi biasanya ditandatangani oleh penerima dan pembayar, serta dilengkapi dengan informasi tempat, tanggal, jumlah uang, dan tujuan pembayaran.
6. Nota kontan
Bukti transaksi yang diberikan oleh penjual kepada pembeli saat pembayaran dilakukan secara tunai. Biasanya dibuat rangkap dua, di mana lembar asli diberikan kepada pembeli, sementara salinan disimpan oleh penjual sebagai arsip.
7. Nota kredit
Dokumen yang dikeluarkan oleh penjual sebagai bukti penerimaan barang yang dikembalikan oleh pembeli. Nota ini menjadi tanda persetujuan untuk pengurangan harga, biasanya karena barang rusak atau tidak sesuai pesanan.
8. Nota debet
Surat yang dibuat oleh pembeli sebagai permintaan pengurangan harga kepada penjual. Dokumen ini juga berfungsi sebagai pemberitahuan resmi bahwa akun penjual sudah didebit dengan jumlah tertentu karena barang tidak sesuai atau cacat.
9. Cek
Surat perintah tertulis dari pemilik rekening (nasabah) kepada bank untuk membayar sejumlah uang tertentu kepada pihak yang disebutkan di dalam cek. Cek harus ditandatangani oleh pemilik rekening yang memiliki dana giro di bank.
10. Bilyet Giro
Surat perintah dari nasabah kepada bank untuk memindahkan sejumlah dana dari rekeningnya ke rekening pihak penerima yang ditunjuk, baik di bank yang sama maupun di bank lain. Bilyet giro digunakan untuk transaksi non-tunai dan tidak dapat dicairkan langsung.
11. Rekening koran
Laporan yang dikeluarkan oleh bank berisi catatan mutasi transaksi yang terjadi dalam rekening nasabah. Dokumen ini digunakan perusahaan untuk menyesuaikan saldo kas versi internal dengan saldo yang tercatat di bank.
Baca Juga: Commercial Invoice: Definisi, Fungsi, dan Contohnya
Demikian penjelasan mengenai bukti transaksi secara lengkap. Bukti transaksi ini sangat penting untuk memastikan semua aktivitas keuangan bisnis tercatat dengan rapi, transparan, dan bisa dipertanggungjawabkan.
Dengan bukti transaksi ini juga, kamu bisa menjaga arus kas tetap sehat, mempermudah proses audit, serta meningkatkan kredibilitas di mata klien, vendor, maupun mitra bisnis.
Melalui Paper.id, kamu tidak hanya bisa membuat dan mengirim invoice, tapi juga mempermudah pembayaran antar bisnis.
Tersedia berbagai metode pembayaran, mulai dari transfer bank, e-wallet, virtual account, marketplace, hingga cicilan dan kartu kredit tanpa mesin EDC, semua transaksi dari metode yang ada bisa dipantau secara real-time, sehingga bisnis kamu terlihat lebih profesional dan terpercaya di mata mitra bisnis.
Yuk, pastikan bisnismu semakin efisien dengan Paper.id!
