Istilah akomodasi bisa memiliki beragam makna. Namun, secara umum istilah ini merujuk pada segala bentuk fasilitas yang disediakan untuk memenuhi kebutuhan seseorang atau kegiatan.
Biaya akomodasi sendiri artinya pengeluaran yang diperlukan untuk tempat tinggal atau fasilitas menginap selama perjalanan atau kegiatan tertentu. Biaya akomodasi biasanya diaplikasikan pada situasi seperti perjalanan bisnis, kegiatan pendidikan, hingga wisata.
Besaran biaya akomodasi dapat bervariasi, tergantung pada kebutuhan dan durasi kegiatan yang akan kamu jalankan dan kebijakan perusahaan. Untuk mengetahui lebih lanjut tentang biaya akomodasi, di bawah ini adalah penjelasan lengkap tentang serba-serbi biaya akomodasi, yuk, simak!
Apa Itu Biaya Akomodasi?
Secara konteks bisnis, biaya akomodasi adalah pengeluaran yang perlu dikeluarkan untuk mendapatkan tempat tinggal atau fasilitas selama perjalanan bisnis. Perusahaan perlu menanggung biaya akomodasi pegawai tersebut, karena perjalanan ini terkait urusan bisnis.
Dari situ, biaya akomodasi bisa berupa biaya menginap di hotel, sewa apartemen harian, biaya makan dan minum, layanan tambahan, transportasi lokal, hingga pajak serta biaya layanan.
Setiap perusahaan atau bisnis memiliki kebijakan biaya akomodasi yang berbeda-beda tergantung pada anggaran, standar perjalanan dinas, dan kebutuhan operasional.
Kebijakan ini biasanya meliputi pengaturan batas maksimal biaya penginapan, jenis akomodasi yang diperbolehkan, durasi menginap, hingga penggantian biaya tambahan dengan reimburse.
Baca Juga: Cara Mendapatkan Corporate Card: Panduan Lengkap & Tips
Tujuan Biaya Akomodasi
Tujuan dari adanya biaya akomodasi utamanya untuk memastikan kebutuhan tempat tinggal sementara selama perjalanan atau kegiatan dapat terpenuhi, sehingga individu yang melakukan perjalanan dapat fokus menjalankan tugasnya.
Selain itu, biaya akomodasi juga bertujuan untuk memberikan dukungan logistik, menjaga efisiensi perjalanan, serta memenuhi standar kenyamanan dan keselamatan sesuai kebijakan perusahaan atau penyelenggara.
Jenis-Jenis Biaya Akomodasi dan Contohnya
Seperti yang telah dijelaskan, biaya akomodasi termasuk segala kebutuhan pegawai yang sedang dalam perjalanan bisnis. Berikut adalah jenis-jenisnya:
1. Biaya penginapan
Biaya penginapan atau sewa tempat untuk bermalam adalah komponen utama dalam biaya akomodasi perjalanan bisnis. Perusahaan perlu mengeluarkan biaya untuk menyewa tempat tinggal sementara selama perjalanan.
Contoh dari biaya penginapan:
- Sewa kamar hotel
- Penginapan di apartemen harian
- Hostel atau guest house untuk pilihan ekonomis
- Homestay untuk pengalaman tinggal lebih lokal dan murah
2. Biaya makan dan minum (meal allowance)
Beberapa penginapan sudah termasuk biaya makan, seperti sarapan di pagi hari. Namun, jika tidak termasuk, maka pengeluaran makan selama perjalanan bisa dihitung sebagai bagian dari biaya akomodasi.
Contohnya dari biaya makan dan minum:
- Biaya sarapan, makan siang, atau makan malam di restoran hotel
- Biaya room service atau layanan pemesanan makanan ke kamar
- Biaya catering yang bekerja sama dengan pihak hotel
3. Biaya transportasi
Transportasi pegawai selama perjalanan bisnis juga termasuk ke dalam biaya akomodasi. Hal ini mencakup biaya perjalanan dari penginapan menuju lokasi kerja, tempat rapat, lokasi proyek, dan lain sebagainya.
Jenis transportasi yang dapat digunakan selama perjalanan bisnis biasanya meliputi taksi, transportasi online, shuttle hotel, hingga sewa kendaraan harian.
Diharapkan, mobilisasi pegawai dapat berjalan dengan lancar selama perjalanan bisnis, dan umumnya harus disertai bukti pembayaran untuk proses reimbursement.
Contoh biaya transportasi:
- Shuttle service dari bandara ke hotel/hotel ke bandara
- Taksi dari hotel ke lokasi meeting
- Transportasi online ke restoran untuk makan siang
- Sewa mobil harian untuk kunjungan ke klien
4. Biaya layanan tambahan
Biaya ini timbul jika pegawai menggunakan fasilitas tambahan di hotel ataupun sejumlah fasilitas selama perjalanan. Layanan tambahan ini berhubungan langsung dengan kebutuhan, kenyamanan dan kemudahan yang diinginkan selama perjalanan bisnis.
Contoh biaya layanan tambahan:
- Laundry atau jasa cuci pakaian
- Penggunaan fasilitas seperti gym, spa, ruang meeting, hingga kolam renang
- Penyewaan peralatan seperti sewa infocus, kamera, alat olahraga dan lain-lain
5. Biaya pajak dan administrasi
Biaya pajak dan administrasinya juga termasuk dalam pengeluaran yang diperlukan selama perjalanan bisnis, karena ini adalah biaya yang wajib dibayar tamu sebagai bagian dari total tagihan utamanya untuk memenuhi kewajiban hukum.
Contoh biaya pajak dan administrasi:
- Membayar pajak penginapan dan administrasi pemesanan
- Membayar biaya semua layanan yang digunakan selama perjalanan bisnis
Baca Juga: Biaya Overhead: Definisi, Manfaat Menghitung, dan Contohnya
Tips Mengoptimalkan Biaya Akomodasi untuk Bisnis
Perjalanan bisnis memang sangat penting untuk mendukung kegiatan ekonomi perusahaan. Namun, aktivitas ini seringkali membutuhkan biaya besar.
Agar pengeluaran perusahaan tetap terkendali, simak tips berikut untuk mengoptimalkan biaya akomodasi!
1. Membuat kebijakan biaya akomodasi yang jelas
Pertama, tentukan standar akomodasi yang jelas untuk perusahaan. Buat pedoman resmi terkait standar dan batasan pengeluaran biaya akomodasi saat melakukan perjalanan dan kegiatan bisnis.
Tentukan pedoman terkait:
- Batasan biaya menginap setiap malamnya
- Mengatur kapan harus check-in dan check-out, dan kebijakan jika ada perpanjangan
- Membuat prosedur pemesanan, apakah harus lewat travel agensi, booking mandiri, atau lewat divisi HR
- Mengatur proses reimbursement
2. Pesan akomodasi lebih awal
Memesan kamar hotel ataupun sewa apartemen lebih awal seringkali memiliki tarif yang lebih murah dibandingkan dengan pemesanan mendekati tanggal perjalanan. Pemesanan lebih awal juga memberikan lebih banyak pilihan dan fleksibilitas.
3. Manfaatkan tarif khusus perusahaan (corporate rate)
Banyak hotel menawarkan tarif khusus bagi perusahaan yang sering melakukan perjalanan bisnis. Hal ini biasanya terjadi jika perusahaan telah membangun hubungan dengan jaringan hotel atau bergabung dalam program corporate rate yang memiliki harga terbaik untuk akomodasi perjalanan bisnis.
4. Pilih akomodasi strategis
Direkomendasikan untuk pilih hotel yang dekat dengan lokasi kegiatan atau pertemuan bisnis untuk menghemat biaya transportasi. Jika memungkinkan, pilih hotel yang menyediakan layanan antar-jemput atau shuttle ke lokasi bisnis.
5. Gunakan program loyalty atau poin hotel
Jika perusahaan sering melakukan perjalanan bisnis dengan jaringan hotel tertentu, pertimbangkan untuk mendaftar pada program loyalti hotel. Poin dapat digunakan untuk diskon, upgrade kamar, atau bahkan menginap gratis di masa yang mendatang.
Itulah informasi tentang biaya akomodasi dan tips agar mengoptimalkan biaya akomodasi perjalanan bisnis agar lebih hemat! Pastikan terlebih dahulu bahwa perusahaan memiliki aturan dan kebijakan biaya akomodasi yang terstruktur agar pengeluaran perjalanan tetap terkontrol, transparan, dan sesuai anggaran.
Sekarang, yuk, coba ikuti tips di atas dan gunakan Paper Horizon Card untuk mengelola dan membayar biaya akomodasi dengan lebih mudah dan efisien.
Paper Horizon Card adalah kartu kredit korporat virtual dari Paper.id yang khusus digunakan untuk alokasi budget tim perusahaan lebih mudah. Dengan Paper Horizon Card, kamu bisa terbitkan dan tutup kartu tambahan kapan saja dengan alokasi biaya yang kamu inginkan.
Selain itu, kartunya bisa diterbitkan atas nama PT/CV sehingga tampil lebih profesional.
Terlebih lagi, ada cashback di setiap transaksinya sebesar 0.5% untuk memaksimalkan operasional bisnismu!
Yuk, pelajari selengkapnya tentang Paper Horizon Card. Jangan lupa untuk registrasikan bisnismu ke Paper.id juga untuk bisa apply kartu ini, ya!
